Paano Gumawa ng SOP Template

Ang Standard Operating Procedures (SOPs) ay isang popular na paraan ng pagbibigay ng pare-parehong patnubay sa mga empleyado sa loob ng isang organisasyon. Sa isip, kung mahuli mo ang isang tao sa kalye, ang taong iyon ay dapat makatapos ng gawain nang walang anumang bagay kundi isang SOP at mga kinakailangang kasangkapan. Ang isang pangunahing panimulang punto ng anumang portfolio ng SOP ay ang paglikha ng isang template ng SOP para sa pagkakapare-pareho. Hindi mo kailangan ang anumang magarbong software o kasanayan; kailangan mo lamang balansehin ang mga kinakailangang elemento at kung ano ang nais mong hitsura ng template.

Mga bagay na kakailanganin mo

Computer
Word processing software

Magbukas ng bagong word processing document. I-save ang file gamit ang pangalan na nais mong gamitin para sa iyong SOP template at ang petsa para sa kontrol ng bersyon. Halimbawa: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Magpasok ng isang talahanayan sa header. Ang bilang ng mga hilera at haligi sa talahanayan na ito ay nakasalalay sa iyo; tandaan na kailangan mo, sa pinakamaliit, isang cell para sa numero ng SOP, pamagat at pag-apruba o epektibong petsa ng dokumento. Maaari ka ring gumamit ng cell para sa numero ng pahina at logo ng kumpanya o pangalan kung gusto mo. Ang magandang bagay tungkol sa talahanayan sa header ay na ito ay ulitin sa buong dokumento habang nagdagdag ka ng mga pahina.

Magpasok ng isang malaking talahanayan sa unang pahina ng dokumento. Ang talahanayan na ito ay maglalaman ng iyong SOP number at pamagat sa tuktok, na sinusundan ng mga cell para sa mga lagda ng mga pangunahing tauhan, tulad ng may-akda ng dokumento at pag-apruba ng mga opisyal, na may mga pangalan, mga pamagat at petsa na nilagdaan. Mag-type ng mga heading para sa bawat cell, tulad ng "SOP Title" para sa top cell, "SOP Author" para sa susunod na cell at "QA Approval" para sa naaangkop na bilang ng mga cell.

Lumikha ng mga seksyon para sa pagpapakilala, mga responsibilidad, mga materyales at kagamitan (kung naaangkop) at pamamaraan. Maaaring kabilang sa iba pang mga seksyon ang mga glossary ng mga pagdadaglat, termino o produkto. Dahil ito ay isang template, maaari mong isama ang isang pangungusap o dalawang na naglalarawan kung ano ang inaasahan para sa bawat seksyon kung plano mong magkaroon ng maramihang mga SOP na may-akda.

I-format ang iyong mga seksyon. Ang isa sa mga pinaka-karaniwang paraan ng pagpapakita ng mga seksyon ng SOP ay upang magsimula ng isang pagkakasulat, pag-numero o sistema ng kumbinasyon para sa bawat seksyon. Maaari mo ring gamitin ang mga bullet at gitling. Tandaan bagaman, mas madali kapag nagre-refer sa o nagbago ng mga SOP upang ituro ang isang seksyon ng sulat / numero.Ipakita kung ano ang hitsura ng sequencing format para sa bawat kasunod na linya sa isang seksyon, tulad ng "A, B, C"; "1, 2, 3"; o "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Magsingit ng isa pang dalawang talahanayan sa dulo ng template. Ang isa sa mga talahanayan ay dapat para sa listahan ng mga panlabas na sanggunian o para sa mga appendice at mga form na maaari mong ilakip sa SOP para sa mga pagbabago sa bersyon. Ang iba pang talahanayan ay maaaring para sa pagdodokumento ng kasaysayan ng bersyon ng SOP at anumang mga dahilan para sa mga pagbabago. Ang mga talahanayan na ito ay maaaring magpatuloy sa paggamit ng format ng numero / pagkakasulat na ginagamit ng iba pang template.

I-save ang dokumento bilang isang read-only na template file. Ito ay makakatulong na panatilihin ang iyong template mula sa hindi sinasadyang ma-overwritten sa pamamagitan ng pagpwersa sa gumagamit na i-save ang dokumento sa ilalim ng ibang pangalan kung binago.