Ang mahusay na paggawa ng mataas na kalidad na mga produkto sa isang tubo at manatili sa loob ng mga limitasyon ng mga batas at regulasyon ay nangangailangan ng pare-pareho sa mga operasyon. Maraming kumpanya ang tumutulong sa kanilang sarili sa pamamagitan ng pagtataguyod ng mga standard operating procedures, o SOPs, na nagbibigay ng sunud-sunod na mga direksyon upang maipatupad ang mahahalagang pamamaraan. Tumutulong ang SOPs na matiyak ang katumpakan at kontrol sa kalidad. Ginagamit ang mga ito sa iba't ibang mga kumpanya at organisasyon, lalo na sa gobyerno, pagmamanupaktura, pananaliksik at pag-unlad, laboratoryo at academia. Dahil ang mga indibidwal na yunit sa loob ng mga kumpanya ay may maraming mga pamamaraan, ang bawat isa ay nangangailangan ng iba't ibang mga SOP. Kaya makatutulong na ibigay ang mga ulo ng bawat yunit sa isang template ng SOP, na nag-aalok ng isang panimulang punto para sa kanila na magsulat ng kanilang sariling mga pamamaraan at mga manwal ng SOP. Ang mga template ng SOP ay nagbibigay ng lahat ng mahahalagang bahagi na kailangan ng bawat pamamaraan.
Patnubay sa mga manunulat ng SOP sa pagtukoy kung anong uri ng pamamaraan ang kailangang isulat. Ang template ay dapat magbigay sa kanila ng isang madaling paraan ng paggawa ng desisyon batay sa bilang ng mga desisyon na dapat gawin ng mga manggagawa upang isagawa ang mga pamamaraan. Magbigay ng payo na ang mga karaniwang pamamaraan na nangangailangan ng maikling ay nangangailangan lamang ng manggagawa upang gumawa ng ilang mga hatol at maaaring isulat sa isang simpleng mga hakbang na format. Halimbawa: Gawin A, pagkatapos B, pagkatapos C. Tandaan na ang mga mahahabang pamamaraan na nangangailangan ng ilang mga desisyon ay maaaring gumamit ng isang hierarchical na mga format ng hakbang, na nagsasabi sa manggagawa kung anong order ang dapat pumunta, at madalas isama ang mga probisyon na dapat isagawa upang makumpleto ang buong gawain. Mag-alok ng mga halimbawa ng flowcharts o infographics upang ilarawan ang mga pamamaraan na kumplikado, mahaba at nangangailangan ng paggawa ng maraming desisyon. Halimbawa: Gawin A. Kung "normal," gawin B, C at D. Kung "abnormal," ulitin ang A upang makumpirma at pagkatapos ay gawin ang E, F at G.
Ilarawan ang mga mani at bolts ng pagsulat sa bawat pamamaraan. Halimbawa, ang bawat pamamaraan ay dapat magkaroon ng pamagat, layunin, saklaw at mga pamamaraan at mga responsibilidad para sa pagsasakatuparan ng pamamaraan. Hikayatin o hingin ang SOP writers na gumamit ng isang kombensiyon sa pagbibigay ng pantay na kombensyon para sa mga pamamaraang titling. Magbigay ng payo sa kanila upang matukoy ang saklaw ng pamamaraan, tulad ng kung sino ang nalalapat sa pamamaraan, kailan at sa ilalim ng anong mga kalagayan. Maaari mo ring ilarawan kung kailan hindi gamitin ang bawat pamamaraan. Sa seksyon ng mga pamamaraan at responsibilidad, magbigay ng sunud-sunod na protocol sa pagpapatupad ng isang pamamaraan. Ang template ay dapat magbigay ng simple, maikling mga parirala na may verbs pagkilos.
Magbigay ng mga kahulugan at mapagkukunang kinakailangan. Ang bawat pamamaraan ay dapat magkaroon ng isang seksyon na tumutukoy sa mga terminong ginamit sa dokumento at binabanggit ang anumang mga acronym. Bilang karagdagan, dapat sabihin sa mga empleyado kung anong mga dokumento, kagamitan o iba pang materyales ang kailangan nila upang isagawa ang pamamaraan. Reference ang anumang iba pang kaugnay na mga pamamaraan na kailangang gawin ng mga employer nang maaga o kailangang malaman na makumpleto ang gawain. Huwag kalimutan ang iba pang mahahalagang sangkap na mayroon ang template. Kabilang dito ang epektibong petsa para sa pamamaraan at ang huling petsa na sinusuri ang pamamaraan.
Mga Tip
-
Depende sa iyong kumpanya, maaaring mahalaga din na magtalaga ng antas ng seguridad sa SOP upang linawin kung anong antas ng awtoridad ang kinakailangan upang maisakatuparan ang pamamaraan. Gamitin ang template upang ilarawan ang mga kundisyon kung saan maaaring mapagkakatiwalaan ng empleyado ang pamamaraan nang ligtas.
Babala
Palaging isama ang gabay sa kalusugan at kaligtasan o mga paglabag sa regulasyon kung naaangkop. Magbigay ng isang lugar sa template at gamitin ang mga paraan upang bigyang-diin ang mga mahahalagang babala, tulad ng boldface o side-boxing ang mga mensaheng ito. Ilarawan kung ano ang mangyayari kung ang pamamaraan ay hindi sinusunod o sinusunod nang tama, kung ang mga resulta sa personal na pinsala, pagkawala ng buhay, pagkasira sa kagamitan, may sira na produkto, multa, paglilitis o pagsasara ng negosyo.
