Ang isang mahusay na nakasulat na memo ay maaaring makatulong sa iyo na mabilis na makakuha ng pag-apruba upang bumili ng mga computer para sa iyong kumpanya o organisasyon. Ang memo ay dapat na malinaw na ihahayag ang pangangailangan para sa mga computer, kung bakit ang pagbili ay dapat gawin ngayon at malinaw na binabalangkas ang anumang posibleng mga alternatibo. Ang memo ay dapat na batay sa mga kadahilanan ng negosyo at hindi personal na mga hangarin.
Ipunin ang impormasyon tungkol sa kasalukuyang kalagayan ng mga computer ng iyong samahan. Alamin kung may sapat na mga computer para sa lahat ng miyembro ng organisasyon, ang kanilang kalagayan sa pagtatrabaho at kapag sila ay binili. Alamin ang orihinal na presyo ng pagbili at ihambing ito sa mga kasalukuyang presyo. Ipunin ang data sa pera na ginastos sa pag-aayos. Dokumentado ang kalidad ng kagamitan at kung ito ay naging lipas na sa panahon. Pakikipanayam ang mga taong gumagamit ng mga kasalukuyang computer. Magtanong tungkol sa kanilang mga gusto at hindi gusto. Itanong kung nadama nila na ang kanilang mga computer sa bahay ay mas mahusay kaysa sa kanilang mga computer sa opisina, at kung gayon, bakit.
Makipag-ugnay sa iyong mga kapantay sa iba pang mga organisasyon. Ipunin ang mas maraming katalinuhan hangga't maaari tungkol sa mga computer na kanilang ginagamit, gaano katagal sila ay nasa serbisyo at anumang mga plano para sa mga pag-upgrade.
Isaalang-alang ang paggamit ng data na iyong nakolekta upang makumpleto ang isang SWOT analysis. Ang SWOT ay kumakatawan sa mga lakas, kahinaan, oportunidad at pagbabanta. Ang isang pagsusuri sa SWOT ay partikular na nakakatulong kapag sinusubukan mong bigyang-katwiran ang isang malaking pagbili para sa isang malaking samahan. Gayunpaman, ang paghahanda ng isang SWOT para sa anumang desisyon ay maaaring makatulong sa iyo na bumuo ng isang mas mahusay na argumento. Tutulungan ka ng pagtatasa ng SWOT na matukoy kung gaano kalakas ang teknolohiya ng iyong computer ngayon, ang mga kahinaan nito at mga pagkakataon para sa mga pagpapabuti. Susuriin din nito ang mga banta, tulad ng kung paano maaaring mahulog sa likod ng iyong kumpanya ang mga oras at mawalan ng negosyo sa mga kakumpitensya kung patuloy ito sa hindi napapanahong teknolohiya. Panghuli, magtipon ng impormasyon sa pagpepresyo mula sa ilang mga vendor.
Isulat ang memo gamit ang lahat ng data na iyong kinakailangan. Tiyaking mag-focus sa kaso ng negosyo para sa pagbili; ang aktwal na order sa pagbili ay darating sa ibang pagkakataon. Tumatalakay ng malinaw at mapang-akit. Ipakita ang memo at makakuha ng pag-apruba.
