I-larawan ito: tumawag ka ng supplier upang mag-order ng ilang mga widget at shoot sila ng isang email upang kumpirmahin. Ang problema ay, pinadalhan ka nila ng limang mga kaso sa halip na apat at lupain ka ng mas malaking invoice kaysa sa iyong inaasahan. Dahil wala kang anumang legal na hawakan ang tagabenta na nananagot, wala kang magbalik. Maaari kang magalit at magbanta na huwag magbayad ng bayad, ngunit maaari itong magkaiba at mapahamak ang iyong relasyon. Anong gagawin? Sa hinaharap, maaari mong isaalang-alang ang pagpapatupad ng isang sistema ng order ng pagbili. Ang mga PO ay may mahalagang papel sa pagkontrol sa mga pagbili ng negosyo, na tumutulong sa iyo upang subaybayan ang mga order at pamahalaan ang mga pagbabayad para sa gawaing ginawa.
Ano ang Order ng Pagbili?
Ang isang order sa pagbili ay ang opisyal na kumpirmasyon ng isang order para sa mga kalakal at serbisyo. Nagsisilbing isang kontrata sa pagitan ng isang negosyo at mga tagatustos nito, kaya alam ng tagapagtustos kung ano mismo ang iniutos at ang negosyo ay alam kung ano mismo ang mga produkto at serbisyo na ibibigay, at sa anong petsa. Kapag ang isang tagapagtustos ay tumatanggap ng isang order sa pagbili, lumilikha ito ng isang legal na umiiral na kontrata sa pagitan ng dalawang partido. Kung gayon, hindi ka na manatili sa isang dagdag na kaso ng mga widget na hindi mo kailangan, at ang tagapagtustos ay protektado dahil mayroon na siyang legal na patunay na ang mga kalakal at serbisyo ay iniutos. Kung hindi ka gumawa ng isang order sa pagbili, walang magiging umiiral na order mula sa customer sa lahat.
Ano ang Mukhang Bumili ng Mga Order?
Ang mga order sa pagbili ay parang isang invoice. Ang pagkakaiba lamang ay, ang bumibili ay lumilikha sa kanila, hindi ang nagbebenta. Sa pangkalahatan, ang isang order sa pagbili ay bubuo ng sumusunod na impormasyon:
- Impormasyon ng kumpanya ng mamimili.
- Pagpapadala / pagsingil address.
- Impormasyon ng kumpanya ng Supplier.
- Mga detalye ng order - produkto, dami, presyo at petsa ng paghahatid.
- Petsa ng order ng pagbili.
- PO numero.
Maaaring may mga tiyak na kondisyon tungkol sa pagkakasunud-sunod, masyadong, tulad ng kapag ang pagbabayad ay dapat gawin. Maraming mga negosyo ang lumikha ng isang pamantayan na dokumento sa order ng pagbili na may pangkalahatang impormasyon na napunan upang matiyak ang pagkakapare-pareho.
Ano ang Numero ng Order sa Pagbili?
Kung mayroong isang item sa order ng pagbili dapat mong isama, ito ay ang PO na numero. Ang numero ng PO ay isang natatanging numero ng sanggunian na ginagawang mas madali para sa iyo na tumugma sa mga paghahatid sa mga pagbili kapag dumating sila. Ang paggamit ng mga ito ay dapat mapabilis ang pagproseso ng iyong invoice dahil madali mong masusubaybayan ang mga pagbabayad na ginawa sa mga partikular na order. Binabawasan din nito ang panganib ng mga hindi tamang pagbabayad dahil hindi ka magbabayad sa mga invoice na walang kaukulang PO.
Narito ang isang halimbawa. Ipagpalagay na kailangan mo ng isang bagong hanay ng mga cabinet ng pag-file. Gumawa ka ng order sa pagbili na may laki, dami at tiyak na mga kinakailangan para sa mga cabinet at ipadala ito sa tagagawa. Kapag naaprubahan ng tagagawa ang order ng pagbili, lumilikha ito ng isang legal na kontrata sa pagitan ng dalawang partido. Ipapadala sa iyo ng tagagawa ang mga cabinet at magpadala ng isang invoice para sa kabuuang halaga na dapat bayaran. Ang invoice na iyon ay tumutukoy sa numero ng PO. Kaya, kapag natanggap mo ang invoice, maaari mong suriin ito laban sa order ng pagbili upang matiyak na ang dalawang dokumento ay tumutugma. Kung gagawin nila, magpatuloy at magbayad. Kung hindi nila ginawa, ang isang tao ay gumawa ng isang error na kailangan mong mag-imbestiga.
Paano Mo Isinama ang isang Sistema ng Pagbili sa Pagbili Sa Iyong Negosyo?
Kung hindi mo pa ginamit ang POs bago, mapapatawad ka para sa pag-iisip na ito ay kasing simple ng pag-set up ng template ng pagbili order sa Microsoft Word o sa iyong accounting software. Ang mga pagpipilian na ito ay mahusay para sa paglikha ng isang pisikal na dokumento sa pagbili ng order, ngunit may mga ilang karagdagang mga bagay na kailangan mong isipin bago mo maisama ang PO system sa iyong negosyo:
Sino ang gumagawa ng pagbili?
Ang isang pangunahing tagapangasiwa ng order sa pagbili ay dapat kontrolin ang sistema ng order ng pagbili. Ito ay itatayo ang iyong pagbili at bigyan ka ng isang malinaw na tala kung gaano karaming pera ang ginugol. Sa sandaling ang isang PO ay nilikha, ang administrator ay maaaring agad na kadalasan ang gastos sa badyet ng kumpanya. Mahalaga, magsisimula ka sa pamamagitan ng pagkuha ng mga credit card mula sa mga kamay ng pangkalahatang kawani.
Ano ang proseso para sa pagtataas ng requisition?
Ang bawat proseso ng PO ay nagsisimula sa isang requisition. Ito ay isang kahilingan sa order sa pagbili na ginagawa ng mga empleyado tuwing kailangan nilang bumili ng mga kalakal o serbisyo. Kakailanganin mong lumikha ng isang standardized requisition template, na dapat gamitin ng lahat ng mga kawani. Pinapayagan ng maraming maliliit na negosyo ang kanilang mga tauhan upang i-email lamang ang kanilang kahilingan sa isang tagapamahala, na makikipag-ugnay sa administrator upang maglaan ng badyet, makakuha ng pag-apruba para sa pagbili at itaas ang kinakailangang PO.
Tinitiyak ng pagdagdag ng isang sistema ng pag-uuri na ang kawani ay dapat makakuha ng isang sentralisadong thumbs up bago sila bumili kaya walang slips sa pamamagitan ng mga bitak. Sa lalong madaling panahon, magkakaroon ka ng sapat na data upang masubaybayan kung paano ginagamit ng mga empleyado ang mga supply at mga pattern ng pagbili ng lugar, tulad ng, may mga pagkakataon para sa diskwento sa pagbili ng dami mula sa isang supplier?
Paano mo mai-log ang PO?
Ang mga administrator ay maaaring pumili upang aprubahan, tanggihan o i-flag ang isang requisition para sa karagdagang diskusyon. Sa sandaling maaprubahan ang requisition, ang PO administrator ay dapat maglaan ng isang numero ng PO sa pagkakasunud-sunod - maaari mong gamitin ang anumang alpha-numeric na code na gusto mo - at itala ito sa isang rehistro ng PO. Tinitiyak ng pagpapanatili ng isang rehistro na patuloy mong tumatakbo ang kabuuang mga pagbili. Maaari mong makita ang epekto ng isang pag-uusisa bago mo aprubahan ito, at i-update ang iyong badyet sa bawat oras na ang isang PO ay itataas. Ito rin ay isang mahalagang bahagi ng mga trail ng pag-audit, tinitiyak na walang mga pagkakaiba sa pagitan ng mga suplay na darating at pagbabayad na lumalabas.
Paano mo pamahalaan ang mga vendor?
Siyempre, kailangan mong ipaalam sa iyong mga supplier na lumilipat ka sa PO system. Ito ay kasing simple ng pakikipag-ugnay sa iyong mga vendor at pagpapaalam sa kanila na magpapadala ka ng order sa pagbili bago ka gumawa ng anumang pagbabayad para sa mga kalakal. Kung paano mo nakukuha ang PO sa vendor ay nakasalalay sa iyo - kadalasan, ang administrator ay direktang i-email ito sa tatanggap.
Sa sandaling natanggap ng vendor ang iyong order sa pagbili, dapat nilang suriin ito nang mabuti para sa mga error bago ihanda ang mga kalakal upang maihatid. Maraming mas malalaking vendor ang ginagamit sa pagbili ng PO-back at may mga system set up na mag-flag ng iyong account kung susubukan mong bumili nang walang PO.
Paano mo matutugunan ang mga pagbabayad sa invoice sa PO register?
Kung pinapanatili mo ang isang up-to-date na rehistro ng PO, pagkatapos ay i-reconcile ang mga invoice o mga credit card statement laban sa order ng pagbili ay hindi lalong mahirap o oras-ubos. Hinahanap mo lang ang bandila ng anumang pagbili na hindi naitala sa isang PO. Pagkatapos, ito ay isang kaso ng mga kawani ng pagsasanay upang maalis ang anumang labis na pagbili sa hinaharap.
Dapat mong I-automate ang Proseso ng Pagkakasunud-sunod sa Pagbili?
Sa halip ng paggawa ng mga bagay nang manu-mano, maaari mong piliin na mamuhunan sa ilang software sa pagbili para sa mga maliliit na may-ari ng negosyo. Ang mga sistemang ito ay makakapag-automate ng iyong mga requisitions at regular na pag-apruba at makabuo ng POs awtomatikong, na ginagawang mas mahirap ang buong bagay. Pinamahalaan din nila ang iyong mga dokumento sa pagbili mula sa isang sentralisadong lugar sa isang lokasyon, naa-access mula sa kahit saan, na ginagawang mas madaling pamahalaan ang mga order sa pagbili habang naglalakbay. Ang ilang mga sistema ay may iba pang mga kapaki-pakinabang na tampok, tulad ng isang catalog ng supplier upang gawing mas madali at mas maginhawang pagbili ang mga requisitions ng pagbili para sa iyong mga empleyado.
Ang mga plataporma ay mas malawak hangga't sila ay mahaba, at mayroong maraming mga review site online upang tulungan kang paliitin ang mga pagpipilian. Tulad ng nakasanayan, samantalahin ang mga demo at libreng panahon ng pagsubok, kaya tiwala ka na ginawa mo ang tamang desisyon bago ka bumili.
