Sinuman na nagpapatakbo ng isang negosyo ay nahaharap sa hamon ng pagtiyak na ang mga empleyado ay gumawa ng mga tamang hakbang upang makuha ang trabaho. Nalalapat ito lalo na sa mga kumpanya na gumagawa ng mga produkto o nagbibigay ng mga serbisyo, mga ahensya ng pamahalaan na dapat magpatupad ng mga regulasyon at mga organisasyon tulad ng mga ospital na ipinagkatiwala sa kalusugan ng mga pasyente. Paano nakakaapekto ang mga alalahanin na sinusunod ng mga empleyado ang mga tamang hakbang? Nagsusulat sila ng mga pamamaraan sa kalidad na tumutukoy sa papel ng bawat empleyado sa pagpapabuti ng pangkalahatang pagganap.
Magsimula sa pamamagitan ng pag-unawa sa pagkakaiba sa pagitan ng panloob at panlabas na kalidad. Ang panloob na kalidad ay tumutukoy sa mga pagtatangka ng isang kumpanya upang mas mahusay ang mga operasyon sa loob nito, tulad ng pagpapabuti ng pamamahala at pagganap ng empleyado. Ang panlabas na kalidad ay tumutukoy sa mga pagsusumikap ng isang kumpanya upang mapanatili ang mataas na antas ng kasiyahan ng customer.
Tumutok sa mga pamamaraan ng pagsusulat upang mapabuti ang kalidad ng panloob. Bigyang-diin na ang bawat isa sa kumpanya-mula sa mga tauhan ng suporta sa mga tagapangasiwa ng senior level-ay dapat makilahok. Gayunpaman, tandaan na kung nagpapakita ka ng tunay na interes sa mga tugon ng mga empleyado sa mga bagong pamamaraan, malamang na pukawin mo ang pakikipag-ugnayan sa empleyado, na nagtatapos sa pagpapalakas ng moral.
Kumuha ng payo mula sa International Organization for Standardization (ISO), na naglathala ng mga karaniwang standard manual para sa paggamit ng mga tagagawa at tagapagbigay ng serbisyo. Ayon sa Praxiom Research Group Limited, na nagpapahiwatig ng mga pamantayan ng ISO para sa pangkalahatang publiko, ang ISO 9004 ay nagpapahiwatig na ang mga kumpanya ay "lumikha ng isang sociokultural na kapaligiran na sumusuporta sa pagpapabuti." Nangangahulugan ito na dapat igalang ng mga tagapamahala ang kawani ng suporta upang makakuha ng paggalang sa pagbabalik, dapat ibahagi ang impormasyon ng korporasyon sa mga empleyado at ang mga superbisor ay maaaring hikayatin ang mga empleyado na gumana nang mas mahusay sa pamamagitan ng pagtatakda ng tamang halimbawa.
Paunlarin ang isang sistema upang sukatin ang pagpapabuti sa proseso ng kalidad. Muli, inirerekomenda ng ISO 9004 na matutunan ng mga kumpanya kung paano sukatin ang kasiyahan ng customer at propesyonal na pag-unlad ng mga empleyado-ang mga pangunahing bahagi ng isang kabuuang sistema ng pamamahala ng kalidad.
Isaalang-alang ang mga suhestiyon na ginawa ng GMP, isang lider ng mundo sa mga mahusay na gawi sa pagmamanupaktura, sa mga kumpanya na nagsisikap magsulat ng mga pamamaraan sa kalidad. Ang GMP ay nagpapahiwatig na ang mga tagapamahala ay nauunawaan ang bawat trabaho bago magsulat ng mga pamamaraan para dito. Dapat nilang ilista ang mga pangunahing hakbang na dapat sundin ng mga empleyado kapag gumaganap ng kanilang mga partikular na trabaho.
Isulat ang mga pamamaraan sa kalidad sa pang-araw-araw na wika. Ayon sa GMP, "Maaari mong dagdagan ang pagiging madaling mabasa ng pamamaraan sa pamamagitan ng paggamit ng maikling, simpleng pangungusap."
Alamin kung paano pakete ang mga pamamaraan upang bigyang-pansin ang mga empleyado sa kanila. Halimbawa, nagmumungkahi ang GMP na gumawa ka ng mga karagdagang hakbang upang mag-disenyo ng mga pahina na may nakamamanghang mata, mga talahanayan ng nilalaman, mga indeks at nakakaakit na mga visual.
Gumamit ng mga larawan sa iyong mga manual ng pamamaraan sa kalidad o mga tagubilin. Hindi lamang maaaring magawa ng mga larawan na mas madaling maunawaan ng iyong mga tagubilin, ngunit maaari itong magamit upang bigyan ng diin ang mga mahahalagang punto o kung paanong pukawin ang interes ng empleyado.
