Kung gusto mo ng isang bagay na tapos na tama, magsulat ng isang mahusay na Standard Operating Procedure, o SOP. Ang isang mahusay na nakasulat na karaniwang operating manual na pamamaraan ay tumutulong sa mga kumpanya na gumana nang mahusay at tuluy-tuloy sa pamamagitan ng pagsasabi sa mga empleyado kung gaano kahalaga ang mga pamamaraan upang magawa nang wasto. Ang pagpapanatili ng kalidad at pagkakapare-pareho sa pamamagitan ng madaling maintindihan, mga hakbang-hakbang na mga tagubilin ay maaaring magbigay ng mga benepisyo tulad ng pagtaas ng pagiging produktibo, pag-aalis ng basura at pagbabawas sa mga pinsala sa lugar ng trabaho. Ang isang manual ng SOP ay maaaring makatulong sa mga negosyo na sumunod sa mga regulasyon at mapabuti ang pagsasanay para sa mga empleyado.
Hakbang 1: Piliin ang Iyong Mga SOP
Kilalanin ang mga pamamaraan na dapat i-standardize, tulad ng mga bahagi ng assembling para sa isang produkto o paghawak ng reklamo ng isang customer. Tumutok sa bawat SOP sa isang aktibidad. Lamang isulat ang tungkol sa mga pamamaraan na alam mo kung paano gawin nang tama. O, makahanap ng isang taong kwalipikado upang maipakita nila sa iyo kung paano gawin ang mga pamamaraan. Ipunin ang lahat ng impormasyon na kakailanganin.
Hakbang 2: Maghanda sa Pagsulat
Bigyan ang bawat SOP ng isang makahulugang pamagat, tulad ng "Paano Magtipun-tipon ng Iyong Produkto" o "Paano Maghain ng Reklamo ng Customer." Isama ang mga numero ng SOP o mga kategorya kung kinakailangan, tulad ng "SOP - Production - Assembly" o "SOP - Customer Service - Handling Complaints. "Ito ay magbibigay-daan sa iyo sa pangkat na kaugnay na mga pamamaraan para sa mga empleyado. Gumuhit ng magaspang flowcharts para sa mga proseso upang kumpirmahin na mayroon ka ng lahat ng impormasyon at na ito ay nasa tamang pagkakasunud-sunod. Tumutok sa empleyado na magsasagawa ng pamamaraan kapag naghahanda ng iyong diskarte.
Hakbang 3: Standardise Seksyon
Balangkasin ang iyong mga SOP. Ang bawat SOP ay dapat magkaroon ng mga sumusunod na seksyon:
- Header
- Layunin
- Saklaw
- Mga sanggunian
- Mga kahulugan
- Pananagutan
- Pamamaraan
- Mga Apendise
- Kasaysayan ng Rebisyon
- Pag-apruba ng mga lagda
Hakbang 4: Mga Pamamaraan ng Detalye Hakbang-Hakbang
Buwagin ang bawat pamamaraan na hakbang-hakbang sa pagkakasunud-sunod na dapat nilang gawin. Magsimula sa mga pangunahing hakbang, tulad ng "Kumuha ng mga Bahagi para sa Produkto" o "Sagutin ang Telepono." Pagkatapos ay masira ang mga ito sa mas maliit na hakbang, tulad ng "Kumpirmahin na tama ang bawat bahagi," o "Ipakilala ang iyong sarili at pasalamatan ang kostumer para sa pagtawag."
Hakbang 5: Isulat ang Bawat SOP
Isulat lamang. Gumamit ng maliliit na salita at maikling pangungusap. Ilagay muna ang pangunahing ideya. Sundin ang mga detalye. Gumamit ng mga pandiwa ng pagkilos at isang aktibong boses. Iwasan ang kalabuan at pagkalito. Huwag gumamit ng mga pagdadaglat, acronym o hindi maintindihang pag-uusap.
Hakbang 6: Mag-format ng SOPs nang naaayon
Ang bawat SOP ay dapat na nakasulat sa parehong font at laki ng font. Hatiin ang mga mahahabang talata sa mga maikli. Gumamit ng mga bullet point sa halip ng matagal na mga pangungusap. Magdagdag ng visual aid tulad ng flowcharts. I-highlight ang mahalagang impormasyon, tulad ng paggamit ng uri ng boldface o mga italics.
Hakbang 7: Tayahin ang Epektibo ng Bawat SOP
Suriin ang mga SOP para sa pagiging madaling mabasa, madaling mabasa at maipapaliwanag.
- Pagkakakilanlan: Ang uri ba ay sapat na malaki at madaling basahin?
- Madaling mabasa: simple ba ang mga tagubilin? O kaya ang mga protocol ay may higit na kumplikadong konsepto at mahina ang mga salita?
- Pagkatugma: Natututuhan ba ng isang mambabasa kung ano ang kailangan nilang malaman upang maayos ang pamamaraan?
Hakbang 8: Repasuhin, Baguhin at Aprobahan
Magkaroon ng mga empleyado na magsagawa ng mga pamamaraan na suriin ang mga SOP upang kumpirmahin na nauunawaan nila ang lahat. Tanungin ang mga empleyado na hindi pamilyar sa mga pamamaraan upang mabasa rin ang mga SOP. Ang isang mambabasa ay hindi dapat gumawa ng pamamaraan upang malaman kung paano ito nagagawa. Magkaroon ng bawat hanay ng mga pagbabago na susuriin ng parehong mga mambabasa hanggang sa ito ay katanggap-tanggap. Ang mga tagapamahala na magiging responsable para sa pagtiyak na sinusunod ang mga SOP ay dapat mag-sign off sa mga ito bago sila palayain.
Sa negosyo, gumagana ang mga pare-parehong sistema. Ang paglikha ng isang Pamantayan ng Pamamaraan ng Pamamaraan ng Operasyon ay nagsisigurado na sinusunod ng bawat empleyado ang bawat hakbang sa isang sistema sa parehong paraan, bawat oras.
