Ang isang pamamaraan ay tulad ng isang recipe-isang hanay ng mga tagubilin na malinaw na nagsasabi kung sino ang isang bagay, kapag dapat itong gawin, kung paano ito ay tapos na at kung ano ang resulta ay dapat na. Ilista ang bawat hakbang sa pagkakasunud-sunod na dapat itong makumpleto. Magtipon ng maramihang mga pamamaraan sa isang manu-manong na inayos ayon sa paglalarawan ng trabaho, departamento, pag-andar o alinmang pagkakasunud-sunod ang gumagawa ng impormasyong pinaka-naa-access sa mga gumagamit ng manu-manong. Huwag malito ang mga patakaran sa mga pamamaraan. Ang mga patakaran ay mga tuntunin o pahayag ng posisyon; Ang mga pamamaraan ay kung ano ang sinusunod ng mga tao upang magsagawa ng mga patakaran.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Ang umiiral na dokumentasyon na maaaring materyal na mapagkukunan
-
Mga eksperto sa paksa na alam kung paano gagawa ng mga pamamaraan
Magpasya kung aling mga pamamaraan ang idokumento. Dalawang paraan para sa pagpili ng nilalaman ng iyong manu-manong ay upang masuri ang mga potensyal na manu-manong gumagamit upang malaman kung aling mga gawain ang kailangan nilang linawin o higit pang impormasyon, o mas gusto mong gumawa ng isang listahan ng mga problema sa pagpapatakbo na maaari mong malutas sa malinaw na tinukoy na mga pamamaraan.
Ipunin ang impormasyon. Ang isang tao na gumagawa ng gawain ay ang iyong pinakamahusay na mapagkukunan maliban kung lumilikha ka ng mga pamamaraan mula sa simula. Panoorin ang taong gumanap ng gawain at kumuha ng mga tala, o hilingan ang tao na isulat para sa iyo ang lahat ng mga hakbang na kasangkot sa gawain, pati na rin ang anumang mga tip o mga babala na natutunan sa pamamagitan ng karanasan.
Itaguyod ang layout ng iyong manu-manong. Isang format ng dalawang haligi ang gumagawa ng mga pamamaraan na malinaw at madaling basahin. Pamagat sa bawat pahina na may pangalan ng pamamaraan, at ilagay sa ibaba ang pamagat ng isang listahan o talata ng anumang mga katotohanan na hindi nabibilang sa isang hakbang, tulad ng kung gaano kadalas ang ginagampanan ng pamamaraan at mga tip o mga babala. Ang pamamaraan ay dapat na sundin pagkatapos na sa isang dalawang-haligi talahanayan.
Sumulat ng isang magaspang na draft. Sa kaliwang haligi, ilista ang taong responsable sa pamamaraan. Sa kanang hanay, lagyan ng listahan ang mga hakbang na ginagawa ng taong iyon. Kung ang pamamaraan ay nagsasangkot ng maraming tao, dapat silang malinaw na makita kung saan sila magkasya sa proseso at kung ano ang kailangan nilang gawin.
Subukan ang mga pamamaraan. Kumuha ng isang tao na hindi pamilyar sa mga pamamaraan upang sundin ang mga ito mula sa draft. Mahalaga na gumamit ng isang taong walang karanasan, kaya ang tao ay hindi magsasagawa ng anumang mga kakaibang mga shortcut o pagtakpan sa mga hindi maliwanag na punto na hindi nauunawaan ng isa pang mambabasa.
Baguhin ang draft. Linawin, idagdag, tanggalin at muling ayusin ang mga hakbang hanggang sa ang mga pamamaraan ay maaaring sundan ng sinuman na nagbabasa ng manwal.
I-publish ang manu-manong. Isama ang isang talaan ng mga nilalaman upang mabilis na mahanap ng mga mambabasa ang mga pamamaraan. Magdagdag ng isang glossary na tumutukoy sa anumang terminolohiya na hindi karaniwan o partikular sa iyong industriya.
Mga Tip
-
Huwag gumamit ng matikas na pagkakaiba-iba ng salita upang pasiglahin ang pagsusulat. Ang isang "widget" ay isang widget sa bawat oras, hindi isang "item" o isang "device." Ang pagpapaliwanag ng mga bagay na tuloy-tuloy ay maaaring paulit-ulit, ngunit ito ay nagpapabuti ng kaliwanagan para sa mga mambabasa.
