Ang pagsasanay ay ang puso ng anumang pagpapatakbo ng negosyo. Kung pagtuturo ng pagbati at serbisyo sa customer o paggamit ng sopistikadong teknolohiya, ang mga negosyo na nakatuon sa pagsasanay ay mas magaling at produktibong kawani at naghahatid ng mas mahusay na serbisyo sa customer kaysa sa mga hindi. Ang ilang mga kategorya ng negosyo ay may legal na nag-utos ng mga kinakailangan sa pagsasanay. Mayroong dalawang mga pagpipilian ang Microsoft Office Suite para sa pagsubaybay sa empleyado ng pagsasanay: Microsoft Excel o Microsoft Access. Ang Excel system ay maaaring ipatupad ng sinuman na may karanasang spreadsheet na karanasan. Ang access, gayunpaman, ay naghahatid ng mas sopistikadong mga pamamaraan para sa pag-uulat at pagsubaybay.
Excel
Gumawa ng isang listahan ng mga sesyon ng pagsasanay ng mga pamagat ng pagsasanay na inaasahang matatapos. Sa isang bagong spreadsheet, ilagay ang mga heading na ito ng haligi: "Unang Pangalan," "Huling Pangalan" at ang paksa o pangalan ng session sa bawat kasunod na haligi, gamit ang lahat ng kinakailangan. Ang isang haligi para sa isang numero ng empleyado o iba pang tagatukoy ay maaari ding idagdag. Piliin ang utos na "Mga Pamagat ng Print" mula sa grupo ng "Pag-setup ng Pahina" sa tab na "Pahina ng Layout" at lumikha ng hanay na "Pamagat". Ipasok ang "$ 1: $ 1" sa field ng "Pamagat ng Pamagat".
Ipasok ang mga pangalan ng lahat ng empleyado at anumang mga numero ng pagkakakilanlan sa naaangkop na mga haligi.
Piliin ang cell na "A1" at, habang hawak ang kaliwang pindutan ng mouse pababa, i-drag upang piliin ang lahat ng mga hanay at lahat ng mga haligi kung saan ang data ay ipapasok. Piliin ang utos na "Format bilang isang Table" sa grupo ng "Mga Estilo" sa tab na "Home". I-verify ang patlang na "Saklaw ng Data" at lagyan ng tsek ang kahon na nagsasabing "Ang Aking Table ay May Mga Header."
Piliin ang lahat ng mga hilera at haligi kung saan ipapasok ang mga petsa ng pagsasanay. Sa tab na "Home", piliin ang format na ginustong petsa mula sa dropdown na kahon ng "General" sa grupo ng "Numero". I-save ang spreadsheet.
Ipasok ang angkop na petsa sa tamang hanay at hilera kapag nakumpleto ng isang empleyado ang kinakailangang pagsasanay. Ang paggamit ng format na "Table" ay nagbibigay-daan sa pag-uuri ng isa-click ayon sa haligi kapag naghahanda ng mga ulat. I-save ang spreadsheet pagkatapos ng bawat bagong data entry.
Access
Lumikha ng isang bagong database ng Access. Palitan ang pangalan ng "Table 1" bilang "Record Training ng Empleyado" o isang ginustong kahaliling pangalan. Buksan ang "View Design Plan" mula sa grupo ng "View" sa tab na "Home". Ang unang field, "ID," ay nakatakda bilang pangunahing susi sa pamamagitan ng default. Ang access ay awtomatikong numero sa patlang na ito o sa pamamagitan ng paggamit ng pane ng "Properties Field", maaari kang lumikha ng mask o iba pang pag-format upang matugunan ang mga pangangailangan ng iyong negosyo, tulad ng pagdagdag ng mga numero ng empleyado ID.
Ipasok ang mga patlang ng pangalan at anumang iba pang mga patlang upang makuha ang ninanais na data, tulad ng "Unang Pangalan," "Apelyido," "Paksa sa Pagsasanay" o "Petsa ng Pagkumpleto." Ang iba pang mga patlang upang i-record ay maaaring kasama ang "Mga Grado," "Pagganap" at "Mga Tala o Mga Komento." Itakda ang naaangkop na uri ng data at mga katangian ng format. Tandaan na piliin ang "Petsa / Oras" para sa uri ng data na "Petsa".
I-save ang talahanayan. Lumipat sa "Table View" sa grupo ng "View" sa tab na "Home".
Piliin ang "Form Wizard" mula sa grupo ng "Mga Form" sa tab na "Lumikha" upang buksan ang kahon ng dialog ng disenyo. Piliin ang bawat ninanais na "Magagamit na Patlang" mula sa kaliwang haligi at ilipat sa haligi ng "Napiling Patlang" na pagpindot sa pindutan ng ">" para sa mga indibidwal na field o ang ">>" upang ilipat ang lahat ng mga patlang sa isang pagkakataon. I-click ang pindutang "Susunod".
Piliin ang ninanais na layout para sa form mula sa kahon ng "Layout" dialog. I-click ang pindutang "Susunod". Pangalanan ang "Form" sa susunod na kahon ng dialogo o panatilihin ang default na tugma sa pangalan ng talahanayan. Magpasya kung tanggapin ang form na dinisenyo ng Wizard o baguhin ang disenyo. Kung ang pagbabago sa form, i-click ang "Next" button. Kung gumagamit ng default na disenyo, i-click ang "Tapos na" na buton. I-save ang form.
Punan ang data para sa bawat empleyado at sesyon ng pagsasanay kapag ang impormasyon ay magagamit. Gamitin ang view ng "Form" para sa entry ng data at ang view ng "Table" para sa pag-filter ng data at paglikha ng mga ulat. Awtomatikong nai-save ang mga rekord kapag naipasok ang data.
Mga Tip
-
Ang Excel ay nagbibigay-daan para sa mga simpleng paghahanap at mga ulat batay lamang sa pag-uuri. Access permits ang sopistikadong pag-iingat at pag-uulat ng rekord, na nagpapahintulot sa maraming mga filter upang lumikha ng mga ulat ng empleyado, sesyon ng pagsasanay o anumang iba pang mga napiling field o data. Ang mga pangalan ng field ng access ay hindi maaaring magkaroon ng mga puwang; lumikha ng isang plain na caption ng wika upang magtungo sa mga haligi ng ulat. Halimbawa, ang field na "TrainingSessionName" ay maaaring ma-captioned "Session ng Pagsasanay" para sa mga ulat.
Babala
Huwag gamitin ang mga numero ng Social Security bilang mga numero ng pagkakakilanlan ng empleyado; ito ay nagbukas ng negosyo sa pagkakakilanlan ng pagnanakaw ng pagkakakilanlan.
