Ang kontrol ng dokumento ay ginagamit upang madagdagan ang kahusayan ng isang partikular na organisasyon sa pamamagitan ng pagkontrol sa mga bersyon ng isang partikular na dokumento na inilabas. Tinitiyak nito na ang lahat ng empleyado ay may mga tamang bersyon ng isang partikular na dokumento. Ang mga pamantayan ng ISO ay isang hanay ng mga internasyonal na pamantayan na tumutulong na ilagay sa pamantayan ang mga proseso sa loob ng mga negosyo at makakatulong din sa mga negosyo na mapanatili ang sapat na mga rekord, ayon sa Intelex. Dapat na maunawaan ng mga kumpanya kung anong mga pamantayan ang naaangkop sa kanilang partikular na negosyo at gamitin ang mga hakbang sa pagkontrol ng dokumento upang matiyak na sinusunod ang mga pamantayang ito.
Pag-minimize ng mga Papel
Ang kontrol ng dokumento ay madalas na naglalayong bawasan o alisin ang mga dokumento ng papel upang ang mga dokumento ay may mas kaunting epekto sa kapaligiran at mabawasan ang mga gastos ng kumpanya, ayon sa Intelex.
Dali ng Access
Ang kadalian ng pag-access ay isa ring mahalagang aspeto kapag nakikitungo sa pagkontrol ng dokumento. Ang mga kumpanya ay magkakaroon ng isang mas madaling panahon na pinapanatiling impormasyon kung maaari, halimbawa, madaling ma-access ang impormasyon mula sa Internet.
Categorization
Ang mga dokumento ay dapat na organisado sa mga lohikal na kategorya. Sa paggawa nito, ang mga naaangkop na dokumento para sa isang naibigay na sitwasyon ay matatagpuan. Ang mga dokumentong ito ay madalas na nakaayos sa mga kategorya tulad ng patakaran, pamamaraan, pagtuturo ng trabaho at mga form at mga talaan, ayon sa 9000 World. Ang ISO ay nangangailangan ng mga may-katuturang dokumento na magagamit kapag kinakailangan.
Kadalubhasaan
Ang mga dokumento ay dapat na masuri nang husto bago ito ma-finalize. Sa maraming mga kaso, ang mga dokumentong ito ay dapat na masuri ng higit sa isang indibidwal, kapwa para sa mga layunin ng pangangasiwa at upang matiyak na ang mga pagkakamali ay hindi ginawa sa pamamagitan ng pagkakaroon ng dagdag na pares ng mga mata upang mahuli ang mga pagkakamali, ayon sa 9000 World. Ang siklo ng pagsusuri ay dapat isama ang mga manggagawa na kasangkot sa partikular na mga dokumento at mga tagapamahala na namamahala sa kanila, dahil magkakaroon sila ng higit na kadalubhasaan at makakaintindi ng mga pagkakamali. Kinakailangan ng ISO na maaprubahan ang mga dokumento para sa kasapatan bago mag-isyu.
Katayuan ng Rebisyon
Ang mga pamantayan ng ISO ay nangangailangan ng mga dokumento na susuriin at na-update kapag kinakailangan. Ang mga kondisyon sa isang partikular na kumpanya ay hindi maaaring hindi magbago, at ang mga update ay dapat idagdag sa mga dokumento kung lohikal. Ang katayuan ng pagbabago ay dapat ilagay sa dokumento, ayon sa 9000 World. Kabilang sa mga katayuan na ito ang draft, pagsusuri at pag-apruba. Ang mga lumang dokumento na pinananatiling ng kumpanya sa anumang dahilan ay dapat makilala bilang hindi na ginagamit.
Pagkakakilanlan
Ang mga dokumento ay dapat palaging mababasa at mapupuntahan ng mga nangangailangan nito, ayon sa 9000 World. Kinakailangan ng ISO na ma-update ang mga dokumento kapag natanggap nila ang pagkasira o pinsala.
Pamamahagi
Hindi lamang dapat kontrolado ang mga dokumento na nagmumula sa isang kumpanya, ngunit ang mga dokumentong nagmumula sa bansa ay dapat ding kontrolin, ayon sa 9000 World. Maraming mga dokumento, tulad ng mga dokumento ng gumagamit para sa mga produkto at makinarya na pag-aari ng kumpanya, ay dapat na malinaw na minarkahan at ipinamamahagi sa mga tamang indibidwal sa kumpanya.
