Ang isang paperless office ay maaaring makatulong sa kapaligiran, ngunit maaari itong lumikha ng sakit ng ulo ng proseso kung ang isang sapat na sistema ng daloy ng trabaho ay hindi inilalagay sa lugar. Ang paglipat ng lahat ng bagay sa digital na espasyo ay nangangailangan ng pagtatatag ng control ng dokumento at mga pamamaraan ng workflow na matiyak na walang nawala sa paglipat. Kapag ang mga pisikal na in-box ay bumaba sa mga dustbins ng kasaysayan, dapat na palitan ng mga virtual ang mga ito.
Going Digital
Sa isang opisina na walang papel, ang layunin ay upang ilipat ang lahat ng posibleng online. Ang mga naka-print na dokumento ay na-scan at inilagay sa isang nakabahaging lokasyon sa system ng iyong computer kung saan maaaring ma-access ng mga awtorisadong gumagamit ang mga ito. Bilang karagdagan sa mga benepisyo sa kapaligiran, ang isang mahusay na pinamamahalaang paperless office ay maaaring gawing madali ang impormasyon na masusumpungan kaysa sa mga tradisyunal na sistema ng pag-file. Ang mga folder sa isang virtual na archive ay nagtataglay ng mas lumang mga dokumento upang hindi sila magkakaroon ng kalat ng mga madalas na na-access na lugar ngunit magagamit pa rin kapag kinakailangan.
Ibinahagi na Mga Kalendaryo
Ang paglipat ng mga iskedyul ng empleyado sa isang nakabahaging kalendaryo ay nagpapahintulot sa mga tagapag-empleyo na pamahalaan ang oras ng bakasyon at iba pang mga bagay na nakakaapekto sa iskedyul ng trabaho Pinapayagan din nito ang mga katrabaho na subaybayan ang mga pulong at iba pang naka-iskedyul na mga kaganapan. Ang mga koponan na nagbabahagi ng mga kalendaryo sa trabaho ay maaaring masubaybayan kung sino ang nasa at sino ang wala sa opisina at maaaring istraktura ang daloy ng trabaho sa mga proyekto na nasa isip. Ang pagiging nakikita na ang mga pangunahing stakeholder ay papunta sa isang kumperensya sa katapusan ng linggo, halimbawa, ay maaaring mag-udyok sa isang tao na makuha ang draft ng isang pangunahing dokumento o kontrata na mas mabilis na makumpleto upang ang mga stakeholder ay makakakuha ng pagkakataon na mag-alok ng kanilang input bago ang nilalaman ay nakumpleto.
Pamamahala ng Dokumento
Ang mga opisina ng papel ay nangangailangan ng isang sistema na nag-uutos kung paano ang mga dokumento ay pinananatili at itatabi. Gumawa ng isang dokumento na pagbibigay ng pangalan sa convention at folder na istraktura upang gawing madaling mahanap ang mga dokumento. Kadalasang pinapayagan ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento ang parehong "pag-check out" at pagsubaybay ng mga pagbabago. Pinipigilan nito ang maramihang mga tao na magtrabaho sa isang dokumento sa parehong oras at pinapahintulutan ang kontrol ng bersyon. Ipinag-utos na ang mga dokumento na na-update sa nakabahaging lokasyon ay binabawasan ang mga problema na nagaganap kapag nag-download ang mga gumagamit ng isang file, gumawa ng mga update at ipadala ang mga out sa pamamagitan ng email at pagkatapos ay hindi na panatilihin ang opisyal na kasalukuyang bersyon.
Pamamahala ng Proyekto
Ang software ng pamamahala ng proyekto ay tumutulong sa pagsubaybay ng mga pangyayari at deadline ng proyekto. Kakailanganin mo ang isang sistema na maaaring masubaybayan ang mga gawain at mga iskedyul ng proyekto at pinapayagan ang mga empleyado na ipahiwatig kung may nakumpleto na. Ang mga abiso ay dapat na alertuhan ang isang tao kapag ang isang bagong gawain ay nangangailangan ng kanyang pansin. Ang mga indibidwal ay maaaring subaybayan ang kanilang sariling mga proyekto, habang ang mga tagapamahala ay maaaring makakuha ng isang holistic na pagtingin sa kung ano ang ginagawa sa buong koponan at muling ipagkaloob ang mga mapagkukunan kung kinakailangan. Dapat na naka-archive ang mga proyekto sa sandaling kumpleto, kasama ang mga aral na natutunan, kaya ang paglilipat ng kaalaman ay madaling mangyari kapag ang isang katulad na proyekto ay nagsisimula sa ibang pagkakataon.
