Ang mga pamamaraan ng kontrol sa dokumento ay hindi kailangang kumplikado. Sa katunayan, ang pagiging kumplikado ay nagdaragdag sa posibilidad na ang dokumento ay hindi sapat na isinangguni. Na sinabi, ang pamamahala ng impormasyon ay isa sa pinakamahalagang proseso sa anumang organisasyon. Ang pag-uumasa sa elektronikong kasulatan ng data ay nagpapataas ng pangangailangan na patuloy na mag-update ng data control at mga pamamaraan sa pag-iimbak. Ang pagkabigong mapanatili ang sapat na mga pamamaraan sa pagkontrol ng dokumento ay maaaring magresulta sa malaking panganib sa pananalapi. Sa kabutihang palad, ang mga pagpapabuti sa teknolohiya ng kontrol sa dokumento at mga aplikasyon ng software ay lumikha ng isang bagong mundo ng mga pinakamahusay na kasanayan.
Kilalanin ang mga Kritikal na Proseso
Magtalaga ng isang pangkat ng mga cross-functional na tagapamahala upang matukoy ang iyong mga kritikal na proseso na may kaugnayan sa daloy ng data at impormasyon. Subaybayan kung paano ang data (email, mga survey ng customer, IRS form, atbp.) Ay dumadaloy mula sa iyong customer sa iyong mga file ng database. Ihambing ang bawat proseso ng daloy ng data at tukuyin ang mga karaniwang o kalabisan na mga gawain. I-mapa ang lahat ng mga proseso ng impormasyon, mula sa email sa pagsunod sa korporasyon, gamit ang pangunahing tsart ng daloy.
Lumikha ng Mga Pamamaraan sa Mano-manong
Ang mga pamamaraan - para sa parehong software at papel - ay dapat tukuyin kung paano naaprubahan ang mga dokumento bago at pagkatapos ng pag-update. Dapat din nilang detalyado kung paano mo ina-update at reapprove ang mga dokumento. Address kung paano matutukoy ng system ang mga pagbabago, ibig sabihin sa pamamagitan ng petsa ng isyu o pagbabago ng font. Tiyaking balangkas ang proseso para sa pagpapasiya ng pagkalubha ng dokumento. Unawain kung paano maiiwasan ang mga "lipas na" mga dokumento mula sa paggamit.
Tiyakin ang Pag-andar
Tiyaking magagamit ang mga dokumento sa mga tamang tao kapag kailangan nila ang mga ito. Kung nagko-convert ka sa isang virtual na sistema, siguraduhin na maingat na idokumento kung paano maiimbak ang orihinal na dokumento, kung sa anuman. Sa wakas, magkaroon ng backup na solusyon. Kung nagbabago sa isang awtomatikong sistema, gumamit ng isang diskarte sa paglabas ng pilot. Pagkatapos ng ganap na pagbabalik-loob, maghintay ng tatlong buwan bago sirain o mag-file ng mga dokumento sa papel.
