Ang mga pamamaraan sa pagkontrol ng dokumento ay kritikal para sa pagproseso ng mga account na pwedeng bayaran ang mga invoice. Matutulungan nila tiyakin na maayos mong naitala ang lahat ng mga account na pwedeng bayaran ang mga invoice sa pangkalahatang accounting ledger at mga pagbabayad ng proseso para sa mga invoice sa isang napapanahong paraan. Ang isang nakasulat na pamamaraan para sa mga account na pwedeng bayaran ay makakatulong upang mapawi ang mga pagkakamali sa pagproseso at upang maiwasan ang mga huli na singil para sa kabiguang magpadala ng mga pagbabayad sa oras.
Petsa-Stamp ang Invoice
Ang taong responsable sa pagbubukas ng araw-araw na mail ay dapat na petsa-tatakan ang bawat account na maaaring bayaran na invoice na natanggap sa petsa ng kasalukuyang araw. Ang pagpuputol ng petsa ay nagbibigay-daan sa iyo upang subaybayan ang dami ng oras na kinakailangan upang magbayad ng isang invoice sa iyong kumpanya. Ang taong nag-date ng mga invoice ay dapat tandaan ang anumang makabuluhang pagkakaiba ng panahon sa pagitan ng petsa ng pag-isyu ng invoice at ang natanggap na petsa. Ang mga invoice na ipapadala linggo pagkatapos ng henerasyon ay maaaring kailanganin ng mabilis na pagtulak sa mga proseso na maaaring bayaran para maiwasan ang mga late charges.
I-code ang Invoice
Ang empleyado na responsable para sa paglikha o pamamahala ng gastos ay nagsusulat ng code para sa naaangkop na account ng general ledger sa invoice at ikukumpara ang invoice sa natitirang badyet para sa account na gastos. Kung ang pangkalahatang account ng ledger ay higit sa badyet na halaga sa sandaling iproseso mo ang invoice, dapat isama ng empleyado ang isang paliwanag para sa labis na labis sa invoice.
Kumuha ng Pag-apruba sa Invoice
Ang mga tagapamahala ay may pananagutan sa pagrepaso at pag-apruba sa lahat ng mga account na pwedeng bayaran ang mga invoice na nasa loob ng kanilang kontrol. Sinusuri ng tagapamahala ang coding sa invoice para sa katumpakan at anumang paliwanag ng sobrang paggastos para sa pagiging ganap. Ang manager ay inisyal at isinasagawa ang invoice upang malaman ng accountant na inaprubahan ng tagapamahala ang invoice para sa pagbabayad.
Ihanda ang Check
Sinusuri ng accountant ang invoice upang matiyak na ang mga wastong pag-apruba at mga paliwanag para sa mga overage ay kasama sa invoice. Ang accountant din double-check ang coding sa invoice at mga katanungan anumang coding na lumilitaw na maging sa error. Sa sandaling nasiyahan ang accountant sa pag-apruba at coding ng invoice, naghahanda siya ng tseke para sa pagbabayad.
Ang mga tseke sa negosyo ay dapat magsama ng dalawang mga stub check: isang stub check para sa issuer at isang stub check para sa tatanggap. Dapat na isama ng check stub ang petsa ng invoice, ang numero ng invoice at ang numero ng account ng negosyo, kung ang itinalaga ng isang vendor. Maaaring isama ng tseke ng issuer check ang pangkalahatang ledger coding kung ninanais. Gumawa ng isang kopya ng invoice para sa iyong sariling mga tala at mga staple ang stub check ng issuer sa tuktok ng invoice. Mag-file ng kopya ng invoice upang suportahan ang gastos sa kaso ng pag-audit o para sa pananaliksik sa accounting.
