Ang pagmamapa ng impormasyon ay isang malinaw at epektibong paraan ng dokumentasyon para sa mga kumpanya na nakagawa na ng mga pamamaraan, patakaran at mga dokumentong sumusuporta nito. Ang negosyo na nagsisimula lamang pormal na magawa ang kanilang mga pamamaraan ay maaari ding makinabang mula sa paraan ng dokumentasyon sa pagmamapa ng impormasyon. Ang mapping ng impormasyon ay nagpapadali ng mga dokumentasyon sa pamamagitan ng pag-iwas sa pagkopya ng mga tagubilin o impormasyon sa mga pamamaraan. Nagbibigay din ito ng isang format para sa pag-aayos ng impormasyon sa loob ng isang dokumento upang mas madaling maunawaan. Ang pag-convert ng dokumentasyon ng iyong kumpanya sa isang format ng mapa ng impormasyon ay maaaring gawin sa ilang mga tapat, kahit na oras na pag-ubos na mga hakbang.
Repasuhin ang lahat ng dokumentasyon ng kumpanya at sistematikong ayusin ang nilalaman sa mga kategorya na naglalaman ng katulad na pagtuturo. Pinuhin ang nilalaman ng kategorya sa pamamagitan ng pag-alis ng mga kontrahan at mga duplikasyon.
Halimbawa, maraming mga pamamaraan ang may seksyon para sa mga responsibilidad. Para sa ganitong uri ng nilalaman na nais mong itala ang lahat ng "mga responsibilidad" -type ang impormasyon sa lahat ng dokumentasyon. Sa paggawa nito, maaari mong makita ang mga salungatan sa mga responsibilidad o mga lugar kung saan ang isang responsibilidad ay sumasa iba. Mula dito, i-streamline ang nilalaman upang alisin ang mga duplication o conflict. Ang iba pang nilalaman na isinasaalang-alang ay may kasamang mga kahulugan at pag-iingat sa kaligtasan.
Lumikha ng mga sentral na dokumento o iba pang mga repository ng impormasyon na may kontrol sa rebisyon para sa bawat uri ng nilalaman.
Bumalik sa aming halimbawa ng mga responsibilidad, lumikha ng isang dokumento na naglilista ng mga nilalaman ng responsibilidad na pino sa huling hakbang. Tiyaking mag-reference ng mga pamamaraan kung saan isinagawa ang mga responsibilidad. Tinitiyak nito na ang dokumentasyon ay maayos na tinutukoy.
Ngayon na katulad na nilalaman ay relocated sa isang central na dokumento, ang lumang nilalaman ay maaaring alisin mula sa orihinal na mga pamamaraan. Alisin ang lumang nilalaman mula sa mga orihinal na pamamaraan, na nagbibigay ng sanggunian sa bagong central reference document.
I-update ang natitirang nilalaman ng dokumentasyon sa panahon ng proseso ng pagbabago sa isang format na nai-map na impormasyon. Ayusin ang nilalaman ng dokumento sa pamamagitan ng pagpapangkat ng impormasyon na may kinalaman. Isama ang mga sub-header. Gumamit ng mga talahanayan kung saan posible upang mas makabubuti ang nilalaman. Magtatag ng mga pinakamahusay na kasanayan sa pamamagitan ng pagsasama ng anumang kaalaman sa tribo o mga hakbang na karaniwang ginagawa ng mga empleyado ngunit hindi pa dokumentado sa pamamaraan.
Mga Tip
-
Ang mga mapping ng impormasyon ay mula sa simple hanggang kumplikado at maaaring higit pang mapahusay sa pamamagitan ng kabilang ang masusukat na feedback para sa pamamahala. Para sa mas kumplikadong pagpapatupad, ang mga propesyonal na serbisyo mula sa mga establisimyento tulad ng Founding Company Information Mapping, Inc. ay maaaring gamitin upang ma-optimize ang iyong mga mapped na pamamaraan o hindi na-mapapansin. (Tingnan ang Mga Mapagkukunan)
