Ang pag-dokumento sa mga panloob na kontrol at proseso ay maaaring maging mahirap. Ang mga kumplikadong proseso ay iniharap sa isang madaling maunawaan ang estilo at iyon ay walang simpleng gawain. Dapat kang magkaroon ng mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon, parehong sa bibig at sa nakasulat na form upang makagawa ng isang mahusay na trabaho. Ang mga hakbang upang lumikha ng mahusay na dokumentasyon ay kinabibilangan ng mga empleyado sa pag-interbyu, pagmamasid, pagsusuri, at organisasyon. Ang isang mahalagang aspeto ng paglikha ng dokumentasyon ay upang payagan para sa mga pagbabago sa susunod. Ang mga proseso ay nagbabago at, bilang isang resulta, ang mga dokumento ay dapat ding magbago.
Mga kawani ng pakikipanayam. Iyon ang unang hakbang sa prosesong ito. Huwag gumawa ng mga pagpapalagay at magtanong upang i-double check ang iyong pag-unawa. Hilingin sa mga empleyado na ipakita sa iyo kung ano ang kanilang pinag-uusapan. Kung ang isang tao ay kailangang aprubahan ang isang papel, hilingin na makita ang papel na iyon. Ang ilang mga tao ay nais na gumamit ng tape-recorder at pagkatapos ay isulat ang impormasyon. Ito ay maaaring maging isang magandang ideya kung ang isang tao ay pakikipag-usap at ipinapakita ang proseso sa parehong oras na may maraming mga detalye. "Ipakita at sabihin" ang paraan upang pumunta.
Obserbahan ang iyong kapaligiran. Kung ang proseso ay upang maglakip ng mga invoice upang suriin ang mga kahilingan, halimbawa, tandaan kung ito ay tapos na talaga. Maraming beses na sinasabi sa iyo ng mga tao ang tamang paraan ng paggawa ng isang tiyak na proseso, ngunit hindi ito nangangahulugan na ito ay ang paraan na ito ay ginagawa. Dahil nakadokumento ka ng katotohanan, ang pagmamasid sa proseso ay maaaring mahalaga upang magdagdag ng magandang impormasyon na hindi halata sa panahon ng pakikipanayam. Tumingin sa pagpuno ng mga cabinet, at tandaan kung anong mga papel ang mayroon ang mga tao sa kanilang mga mesa.
Suriin ang pagiging epektibo ng isang proseso habang nakadokumento ito. Kung nakikita mo ang mga proseso na hindi gumagana o ginaganap ng dalawang beses, gumawa ng notasyon nito. Ito ang pinakamahusay na paraan para sa iyo upang magdagdag ng halaga sa iyong mga proseso ng dokumentasyon sa trabaho. Kapag sinusuri mo ang isang proseso, tinitingnan mo ito talaga at maaari kang gumawa ng mga mungkahi para sa mga pagpapabuti. Tiyakin na sundin ang protocol kapag gumagawa ng mga rekomendasyon. Tandaan: kung nagbabago ang mga proseso dahil sa iyong mga rekomendasyon, kakailanganin mong idokumento ang mga pinabuting proseso-hindi lamang ang luma.
Dokumentasyon ng file sa mga binder at online sa mga folder. Ang pagkakaroon ng mga template upang ilagay sa pamantayan ang mga papeles na tumutulong sa pagpapanatiling madaling basahin. Ang bawat panali o folder ay dapat magkaroon ng index na may impormasyon sa isang lugar. Halimbawa, maaari kang magkaroon ng isang tagapagbalat ng aklat tungkol sa mga Account na Bayarin kung saan maaari kang mag-file ng mga narrative at flowchart na nagdodokumento sa proseso. Maaari kang magkaroon ng isa pang tagatala tungkol sa Payroll at isa pa tungkol sa Mga Account na Receivable. Ang paghiwalay sa mga dokumentasyon sa mga proseso ay maaaring makatulong sa mga gumagamit sa paghahanap ng impormasyon. Magkaroon ng parehong samahan sa lahat ng mga binders hinggil sa pagkakasunud-sunod ng dokumentasyon, talaan ng mga nilalaman sa harap, at iba pa Ito ay napakahalaga kapag kailangang baguhin ang mga pagbabago at kailangang tuklasin ang isang tiyak na item.
Mga Tip
-
Gumamit ng Salita o iba pang programa upang lumikha ng iyong dokumentasyon.
Isaalang-alang ang dokumentasyon software tiyak sa iyong industriya na maaaring i-save ka ng oras sa pagsulat at pag-aayos. Isaalang-alang ang paggawa ng parehong mga narrative at flowcharts upang mapabuti ang kalinawan Iwasan ang paggamit ng mga hindi maintindihang pag-uusap o inisyal
Kasama sa iba pang mga pagsasaalang-alang: Sumulat ng maikling pangungusap at iwasan ang tinig na tinig; huwag palambutin ito o magpahiwatig ng mga hatol. Halimbawa, huwag magsulat tungkol sa magandang receptionist. Isulat ang tungkol sa resepsyonista. Huwag gumamit ng tunay na mga pangalan ng mga tao - laging gamitin ang mga pangalan ng posisyon at panatilihing pare-pareho ang mga ito sa buong dokumentasyon; may isang manager o isang superbisor basahin ang iyong dokumentasyon upang matiyak na ito ay tama; at maging maingat sa kumpidensyal na impormasyon sa dokumentasyon. Huwag ipakita ang mga halimbawa ng mga lagda sa tseke o ipakita ang kumpidensyal na impormasyon sa payroll dito.
Babala
Magkaroon ng kamalayan sa mga gumagamit ng iyong dokumentasyon. Maaari silang magsama ng hindi lamang mga panloob na tao, kundi pati na rin ang mga taga-audit at iba pang mga stakeholder. Napakikita ito. Kaya, siguraduhin na ang iyong trabaho ay walang nakakahiya grammar o mga error sa spelling.
