Ang pagpaplano ng isang kaganapan ay nangangailangan ng maraming trabaho. Para sa bawat indibidwal o kumpanya na ang mga serbisyo na iyong inaupahan, kakailanganin mo ng isang kontrata upang maprotektahan ka mula sa pagiging sobra-sobra-sobra-sobra-sobra o hindi ma-stuck nang wala ang mga serbisyong iyon sa araw ng kaganapan. Gumamit ng plain, concise language kapag nagsusulat ng kontrata ng kaganapan kaya walang lugar para sa maling pakahulugan mula sa alinmang partido.
Ipunin ang lahat ng impormasyon na kailangan mong isama sa kontrata sa isang dokumento para sa iyong sanggunian. Kasama dito ang mga pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnay sa iyo at sa kumpanya o indibidwal, kabilang ang address, numero ng telepono at email address, ang petsa ng kaganapan, ang oras na iyong hinihiling ang mga manggagawa ay magpakita, at ang oras na nagsisimula ang kaganapan at inaasahang wakas. Sumulat ng isang listahan ng anumang nauugnay na kagamitan na iyong ibibigay, at kung ano ang inaasahan mong dalhin ang kinontratang manggagawa. Halimbawa, kung nag-hire ka ng DJ, gawing malinaw kung maaari mong matustusan ang mga nagsasalita, ngunit ang DJ ay may pananagutan para sa mga cable.
Lumikha ng isang form na may mga seksyon para sa impormasyon ng contact, ang mga petsa at oras na nakalista, pati na rin ang mga inaasahan sa iyong listahan. Para sa isang naka-format na kontrata, nag-aalok ang Microsoft Office ng maraming mga libreng template upang pumili mula sa.
Sumulat ng isang kasunduan sa pagbabayad sa pamamagitan ng pagsasabi ng iyong pangalan bilang nagbabayad, ang pangalan ng kinontratang manggagawa (o pangalan ng kumpanya) bilang tatanggap, ang oras-oras o pangkalahatang sahod at anumang dagdag na bayarin na alinman ang maaaring idagdag o ibawas (Partikular na sabihin kung bakit ito maaaring mangyari, kung naaangkop.). Isama ang paraan ng pagbabayad (check, cash, PayPal) at kapag ibibigay ang pagbabayad. Kung ibibigay ang pagbabayad sa araw ng kaganapan, ipahiwatig kung ito ay bago o pagkatapos ng mga serbisyo ay kumpleto na.
Isulat ang isang seksyon na partikular para sa mga refund at pagkansela, at malinaw na sabihin kung ano ang iyong mga dahilan para sa hindi pagbibigay ng pagbabayad. Isama ang window ng oras upang payagan ang mga pagkansela. Halimbawa: "Maaaring kanselahin ng kumpanya ang hanggang 48 na oras bago ang kaganapan, o masuri sila ng bayad." Sabihin kung ano ang magiging bayarin, pati na rin.
Sumulat ng isang seksyon para sa anumang iba pang mga negatibong item na tiyak sa iyong kaganapan at kung paano sila maaaring malutas. Halimbawa, kung ang kaganapan ay nasa labas, isama ang isang plano ng "tag-ulan" o ipahiwatig kung kakanselahin mo ang pangyayari, kung paano mo ipaalam ang kinontratang manggagawa, at kung ano ang (kung mayroon man) na bayad na maaaring matanggap niya.
Gumawa ng isang seksyon na may parehong pangalan mo at ang mga buong pangalan ng kinontratang mga manggagawa, nag-type, may linya sa petsa at mag-sign. Kopyahin ang naka-sign na kontrata ng kaganapan para sa manggagawa, at panatilihin ang isang dagdag na kopya para sa iyong mga rekord.
