Kaya, nakatanggap ka ng isang order at ipinadala ang iyong customer sa produkto o serbisyo na kanilang hiniling. Binabati kita! Susunod, kailangan mong makuha ang customer na magbayad. Ang proseso ng pagkolekta ng pera ay nagsisimula sa isang invoice na ipinadala sa customer na nagpapakita ng halagang dapat bayaran at ang mga tuntunin ng pagbabayad. Ang paghahanda ng isang invoice ay lumilikha ng isang account na maaaring tanggapin.Ito ay isang bagay na may halaga sa iyong negosyo, mataas ang ranggo sa iyong listahan ng mga asset dahil madali itong nag-convert sa cash.
Mga Tip
-
Sa mga tuntunin ng accounting, ang paghahanda ng isang invoice ay lumilikha ng isang account na maaaring tanggapin. Sa sandaling bayaran ito, ang invoice ay magiging cash.
Kahulugan ng Sales Invoice
Ang isang invoice sa pagbebenta ay isang dokumento ng negosyo na handa kapag kailangan mong humiling ng pagbabayad mula sa isang kostumer para sa mga kalakal o serbisyo na iyong ibinigay. Ang invoice ay naglalaman ng mahahalagang detalye tulad ng produkto, dami, presyo at mga tuntunin ng pagbabayad, tulad ng mga detalye ng bangko ng kumpanya. Bilang malayo sa mga dokumento pumunta, ito ay isa sa mga pinakamadaling upang lumikha, at ito rin ang isa sa mga pinaka-mahalaga. Ang isang invoice ay nagtatatag ng obligasyon ng customer na magbayad. Sa pamamagitan ng pag-isyu ng isang invoice, pinatutunayan mo ang kontrata na umiiral sa pagitan mo at ng customer at natapos mo na ang iyong panig ng bargain. Kapag ang customer ay sumang-ayon sa invoice, ito ay magiging isang legal na utang na dapat bayaran ng customer.
Ano ang Pagkakaiba sa Pagitan ng isang Invoice at isang Bill?
Ito ay nagkakahalaga ng pag-clear ng ilang mga terminolohiya sa puntong ito dahil madalas ay may maraming pagkalito tungkol sa kung ano ang isang invoice at kung ano ang isang bill. Ang isang invoice ay palaging ipinadala mula sa nagbebenta sa customer sa pag-asang mabayaran sa loob ng isang tiyak na tagal ng oras. Kaya, kapag nagbibigay ka ng mga kalakal at serbisyo, palagi kang lilikha ng isang invoice. Ang bill ay isang bagay na dapat bayaran ng customer. Kaya ang invoice na iyong ginawa, sa gilid ng kard ng customer, ay isang bayarin. Ito ay parehong dokumento ngunit may ibang pangalan, depende kung nagbabayad ka o tumatanggap ng pera.
Sa mga tuntunin ng accounting, ang pagkakaiba na ito ay mahalaga. Parehong ikaw at ang customer ay gagamitin ang parehong invoice para sa mga layunin ng pag-bookke. Ngunit, samantalang gagamitin ng kostumer ang invoice upang magtala ng pera na dapat iwanan ang negosyo, na tinatawag na isang account na pwedeng bayaran, gagamitin mo ito upang magtala ng pera na darating sa negosyo, na tinatawag na isang account na maaaring tanggapin.
Anong Impormasyon ang Dapat Maganap sa Sales Invoice?
Sa pangkalahatan, maaari mong i-break ang invoice sa dalawang bahagi: ang header ng invoice at core ng pagsingil. Ang header ng invoice ay naglalaman ng:
- Ang pangalan at address ng nagbebenta.
- Ang pangalan at tirahan ng tatanggap.
- Ang petsa ng invoice - ito ay mahalaga! Nagsisimula ang orasan para sa customer sa petsa ng invoice. Kung mayroon kang limitasyon sa oras para sa pagbabayad, kung saan dapat mo, pagkatapos ay kabilang ang isang petsa ay tinitiyak na ang lahat ay nasa parehong pahina tungkol sa kung kailan dapat bayaran.
- Isang natatanging numero ng invoice.
- Isang numero ng PO, kung gumamit ka ng isang sistema ng order ng pagbili upang makontrol ang iyong mga pagbili sa negosyo.
Ang core ng pagsingil ay naglalaman ng:
- Ang isang detalyadong paglalarawan ng serbisyong ibinigay o ang mga produkto na ibinigay, kabilang ang mga dami at presyo.
- Anumang naaangkop na buwis sa pagbebenta.
- Ang kabuuang presyo na dapat bayaran.
- Mga tuntunin at kundisyon para sa pagbabayad. Halimbawa, maaari mong tukuyin ang "net 30," na nangangahulugang ang buong halaga ay dapat bayaran sa loob ng 30 araw.
- Ang paraan ng pagbabayad, tulad ng mga detalye ng bank account o ang pangalan ng isang tao kung saan ang customer ay maaaring magpadala ng mga tseke.
Ano ang Sales Invoice sa Mga Tuntunin sa Accounting?
Maraming mga negosyo ang may patas na bilang ng mga customer na hindi nagbabayad kaagad. Kung gagamitin mo ang paraan ng accrual ng accounting ng invoice, ikaw ay nagre-record ng kita kapag nakuha mo ito, hindi kapag ang pera ay nakarating sa iyong bank account. Nangangahulugan ito na kailangan mo ng isang paraan para sa pag-record ng kita na nararapat mong matanggap ngunit hindi ka pa natatanggap. Ang isang invoice sa pagbebenta sa mga tuntunin ng accounting ay isang "account receivable" o "A / R." Ang mga natanggap na account ay kumakatawan sa lahat ng mga pagbabayad na dahil sa iyong negosyo na hindi pa binabayaran ng mga customer.
Kung iniisip mo ito, kung ano ang talagang ginagawa mo kapag lumikha ka ng isang invoice ay nagpapalawak ng credit-free na kredito ng customer sa loob ng maikling panahon. Pinapayagan mo silang makakuha ng mga kalakal o serbisyo bago pagbabayad, batay sa tiwala na ang pagbabayad ay gagawin sa petsa ng pagbabayad. Ang isang tanggap na account ay isang paraan lamang ng pagtatala ng tiwala na ito.
Paano Mo Ine-record ang Invoice?
Ang mga A / R ay napakahalaga sa iyong negosyo dahil kapag binayaran na sila, agad silang nag-convert sa cash. Dahil dito, itatala mo sila bilang mga asset sa sheet ng balanse ng kumpanya. Ito ay maginoo upang maglista ng mga asset sa pagkakasunud-sunod ng pagkatubig, na sumusukat kung gaano kabilis ang maaaring ma-convert sa cash. Kaya, sa lahat ng iyong mga ari-arian ng negosyo, ang cash ay ang pinaka-likido, at mga asset tulad ng real estate, pagbabahagi sa mga pondo ng hedge at iba pang mga alternatibong pamumuhunan ay ang hindi bababa sa likido dahil ang mga bagay na ito ay mas mahirap ibenta.
Ang mga tanggapang kuwenta ay nakalista bilang kasalukuyang mga ari-arian dahil ang bayad ay mula sa customer sa isang taon o mas mababa. At, dahil sila ay nag-convert sa cash, sa sandaling ang invoice ay binabayaran, A / Rs ay kabilang sa iyong pinaka-likidong asset. Karaniwang ilista mo ang mga ito sa ibaba ng cash sa sheet ng balanse, at ang figure na ipasok mo ay ang kabuuang halaga ng lahat ng iyong natitirang mga invoice.
Ano ang Pagkakaiba sa Pagitan ng Mga Tanggapang Account at Mga Bayarin na Bayarin?
Ang pitak na bahagi ng mga account na maaaring tanggapin ay mga account na pwedeng bayaran. Mangyari ang A / Ps kapag may utang ka sa iyong mga supplier dahil hindi mo pa binabayaran ang bill. Bilang isang entry sa accounting, ito ay kumakatawan sa iyong obligasyon na magbayad ng isang panandaliang utang. Upang ilarawan, isipin na ang isang tagapagtustos ay nagpapadala sa iyo ng isang kaso ng mga widget at ilang araw mamaya ay nagpapadala ng isang invoice para sa $ 500 na gastos. Obligado kang magbayad ng pera na ito, kaya itinatala mo ang $ 500 bilang isang debit sa mga halagang babayaran ng mga account at sabay-sabay na credit $ 500 para sa gastos sa raw na materyales, na kadalasang nakalista bilang isang halaga ng mga ibinebenta. Naghihintay ang iyong tagapagtustos upang matanggap ang pagbabayad, kaya itinatala nito ang invoice sa mga halagang maaaring tanggapin ng mga halagang iyon.
Pagkatapos, kapag sumulat ka ng tseke upang bayaran ang bayarin, magpapasok ka ng $ 500 na credit sa mga halagang babayaran ng mga account at isang $ 500 na debit sa checking account. Kung sinuman ang tumitingin sa iyong pahayag ng kita, makikita nila sa isang sulyap ang kabuuang halaga na ginagawa ng negosyo sa mga di-bayad na perang papel.
Paano kung ang isang Customer ay hindi Magbayad?
Sa isang perpektong mundo, lahat ng iyong mga customer ay magbabayad ng lahat ng iyong mga invoice sa oras, sa bawat oras. Sa totoong mundo, ang mga customer ay nagbayad nang huli at ang ilan ay hindi nagbabayad. Ang problema dito ay ang iyong mga account na maaaring tanggapin entry ay dapat na ipakita ang balanse ng lahat ng mga invoice na-convert sa cash sa malapit na hinaharap. Kung ang isang customer ay hindi nagbabayad para sa 90, 120 o 360 araw - o hindi nagbabayad sa lahat - ito ay papangitin ang katumpakan ng iyong balanse sheet.
Ang pamunuan bilang isa sa koleksyon ng utang ay kung ang utang ay may utang, mas mahirap na kolektahin ito. Isang mahalagang pagkalkula para sa anumang negosyo ay upang malaman kung gaano kalaki ang iyong mga invoice ay sa pamamagitan ng isang proseso na tinatawag na "aging." Kung gumagamit ka ng software sa accounting ng negosyo, ang karaniwang mga kategorya para sa ganitong uri ng ulat ay kinabibilangan ng:
- Kasalukuyang: Dahil kaagad.
- 1 hanggang 30 araw: Dahil sa loob ng susunod na 30 araw.
- 31 hanggang 60 araw na overdue.
- 61 hanggang 90 araw na overdue.
- 91 araw at mahigit overdue at iba pa, sa 30-araw na palugit.
Ang layunin ng pag-iipon ay upang makita kung aling mga invoice ang kailangan ng follow-up, tulad ng pagtawag sa kostumer o pagpapadala ng account sa isang ahensiya ng pagkolekta. Nagbibigay din ito ng ilang mga pananaw sa kung kumukuha ka ng mga pagbabayad ng masyadong mabagal at kumukuha ng napakaraming panganib sa kredito. Kung ang mga receivable ay tumulo nang dahan-dahan, maaari mong maiwasan ang isang malaking problema sa daloy ng salapi at kailangang humiram ng pera upang matugunan ang iyong pang-araw-araw na gastusin sa pagpapatakbo.
