Ang pag-file ay isa sa mga napakahalagang trabaho na wala sa atin na gustong gawin. Kapag nag-set up ng isang bagong sistema ng paghaharap, gugustuhin mong gawin ito sa isang paraan na madali mong gamitin. Ang ilang mga tao ay nais na i-set up ang kanilang system sa pamamagitan ng alpabeto at ilang sa pamamagitan ng mga numero. Ang iba ay nagtatakda nito ayon sa kategorya at pagkatapos ng alpabeto. Piliin kung ano ang gumagana para sa iyo.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Filing cabinet
-
Tabbed manila files
-
Naka-tab na mga dibisyon ng karton
-
Fine marker point
Ayusin ang iyong mga kategorya tulad ng upa o mortgage. Magtabi ng mga file para sa iyong mga gusali, mga kagamitan at mga supply. Pumunta sa lahat ng iyong mga papeles. Bigyan ang bawat paksa ng kategorya. Subukan na gawin ang iyong mga kategorya na tumutugma sa mga kategorya ng IRS, ginagawang mas madali ito sa pagtatapos ng taon.
Gumawa ng divider para sa bawat kategorya. Isulat sa divider kung anong kategorya ito. Ilagay sa tabi.
Habang binabayaran mo ang isang bayarin, isulat ang petsa na binayaran mo ito sa bahagi ng kuwenta na iyong itinatago o ang resibo. Kung gumagamit ka ng mga tseke, isulat ang numero ng tseke at halaga na binayaran sa resibo. Kung nagbabayad ka sa elektronikong paraan, isulat ang numero ng pagkumpirma at halaga na binayaran dito. Petsa lahat ng iyong mga papeles para sa petsa na nagtrabaho ka dito kahit na ito ay hindi isang panukalang batas. Ang mga halimbawa ng iba pang mga papeles ay maaaring pagkakasundo ng bangko, mga invoice para sa mga order at perang papel na ipinadala sa mga customer. Pagkatapos ay idokumento ang bawat resibo o piraso ng mga papeles sa iyong bookkeeping system. Ang Quickbooks at Microsoft Money ay may mahusay na mga programa para sa maliliit na bookkeeping ng negosyo.
Mag-set up ng manila folder para sa bawat hiwalay na bahagi ng kategoryang nakalista mo sa hakbang 1. Ang isang halimbawa ay, ang kategorya ay Utilities at ang mga folder ay ABC Electric, CITY water and sewer, at INT internet connections. Kung may mga vendor ang iyong negosyo, mag-set up ng mga indibidwal na file para sa bawat vendor. Mag-set up ng mga file para sa bawat isa sa iyong mga customer. Pumunta sa bawat kategorya at i-set up ang lahat ng mga indibidwal na folder.
Mag-set up ng isang file para sa bawat empleyado. Dahil ang karamihan sa maliliit na negosyo ay walang mga kagawaran ng tauhan upang mahawakan ang mga empleyado at panatilihin ang mga rekord sa mga ito, kakailanganin mong panatilihing hindi bababa sa isang simpleng file sa mga ito. Ilagay ang kanilang mga tala sa pay. Dokumento ang anumang pagsasanay na nakumpleto nila. Panatilihin ang mga kopya ng mga lisensya kung kinakailangan. Gusto mo ring idokumento ang anumang mga alitan na maaaring mayroon ka sa iyo. Isulat kung ano ang tungkol sa alitan at ano ang resulta.
Magtabi ng isang hiwalay na file para sa iyong mga resibo kapag bumili ka ng isang bagay para sa iyong negosyo. Dokumento ang mga ito sa iyong ledger unang. Gusto mong ilagay ang mga ito sa file. Sa isang buwan, pumunta sa resibo at ilagay ang mga ito sa tamang file at kategorya. Maaari kang mag-istilo ng mga resibo ng buwan at isulat ang buwan sa kanila. Kahit na gumamit ka ng credit card, ito ay dagdag na dokumentasyon kung ikaw ay mai-awdit ng IRS.
Ilagay ang mga divider ng kategoriya sa cabinet ng pag-file sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng mga ito. I-alpabeto ang bawat isa sa mga folder sa loob ng kategoryang iyon. Ilagay ang mga ito sa likod ng divider. Pumunta sa bawat kategorya at i-file ang mga ito.
Mga Tip
-
Maaari mong i-customize ang anumang sistema ng pag-file upang gawing madali para sa iyong gamitin. Hangga't maaari mong mahanap ang impormasyon nang mabilis, ito ay isang mahusay na sistema ng pag-file.
