Kahit na ang mga salitang attachment at enclosure ay kadalasang ginagamit nang magkakaiba sa mga liham ng negosyo, kinakatawan nila ang iba't ibang mga paraan ng pagsasama ng mga item. Sa mahigpit na kahulugan, ang isang attachment ay itinuturing na bahagi ng sulat habang ang isang enclosure ay itinuturing bilang isang hiwalay na dokumento. Para sa ilang mga organisasyon, tulad ng gobyerno, ang paggamit para sa bawat isa ay tinukoy sa pamamagitan ng sulat na ipinadala, habang para sa iba ay gumagamit ng alinman ay katanggap-tanggap.
Pagdagdag ng isang Attachment
Ang kalakip ay isang dokumento na bahagi ng sulat ng negosyo. Nagdaragdag ito o higit pang naglalarawan ng impormasyon sa loob ng sulat. Kasama sa ilang halimbawa ang isang spreadsheet na nagbibigay ng isang visual na paliwanag ng pinansiyal na pagsingil o pagtataya, isang tsart na nagbibigay ng isang graphic na pagtingin sa mga uso sa negosyo o isang badyet. Kapag nagpapadala ng attachment, isama ang salita, "Attachment" sa ibabang kaliwang bahagi ng sulat na may isang semi-colon at ang bilang ng attachment. Dapat mo ring banggitin sa katawan ng sulat na naka-attach ang isang item (o naka-attach ang maraming item) na nagpapahusay o nagpapaliwanag ng impormasyon sa liham.
Kabilang ang isang enclosure
Ang isang enclosure ay isang dokumento na bukod pa sa sulat ng negosyo. Maaari itong tumayo nang mag-isa bilang sariling dokumento at hindi nangangailangan ng sulat ng negosyo upang ipaliwanag kung ano ang dokumento o kung paano ito mabibigyang kahulugan. Kapag nagpadala ng isang enclosure sa isang business letter, ilagay ang mga titik na "Enc" na may isang semi-colon o isulat ang salitang "Enclosure" sa ilalim ng sulat sa kaliwang bahagi. Pagkatapos ay ilagay ang pangalan ng dokumento. Ang mga alerto sa mambabasa na ang pangalawang dokumento ay kasama sa sulat. Ang isang halimbawa ng isang dokumento na angkop para sa isang enclosure ay isang resume kasama sa isang cover na sulat. Ang resume ay hiwalay sa sulat at madaling nakatayo nang mag-isa.
Mga Attachment sa Email
Sa ilang mga sitwasyon, walang paraan na makukuha sa pagkakaiba sa pagitan ng isang attachment at isang enclosure. Ang isa sa mga sitwasyong ito ay nangyayari kapag nagpapadala ka ng isang sulat ng negosyo sa pamamagitan ng email. Dahil walang ibinigay na opsiyon ng enclosure, at ang email ay isang paraan ng pagpapadala ng electronic, ang lahat ng mga dokumento na ipinadala sa pamamagitan ng email ay naging isang attachment. Ang attachment ay idinagdag sa email bilang isang nada-download na item na ipinadala sa katawan ng email.
Paggamit ng Pederal na Pamahalaan
Maaaring may mga alituntunin sa lugar para sa paggamit ng mga attachment at enclosures sa ilang sangay ng pederal na pamahalaan. Halimbawa, sa kanilang sulat-kamay na sulatin ay inilalarawan ng U.S. Geological Survey kung paano haharapin ang isang attachment at isang enclosure kapag nagpapadala ng sulat sa kanila. Ayon sa kanilang hanbuk, nagpapadala ka ng isang bagay bilang isang attachment kapag ang sulat ay isang memo, habang kung ito ay isang sulat dapat mong gamitin ang enclosure ng salita para sa mga karagdagang dokumento. Sa alinmang kaso, i-type ang "Enclosure" o "Attachment" dalawang linya sa ibaba ng block ng lagda. Ang paggawa nito ay nagsasabi sa mambabasa na hanapin ang mga enclosures o mga attachment. Kung nawawala ang mga ito, hilingin na ipadala ang mga ito dahil nilayon silang ipadala sa sulat o memo.
Kung mayroong higit sa isang attachment o enclosure, ipahiwatig kung gaano karami ang tulad ng "2 Enclosures" o "3 Attachments." Kung alinman ay hindi nakilala sa teksto, gumamit ng isang colon pagkatapos ng salita, na sinusundan ng pamagat o paliwanag ng dokumento sa susunod na linya. Halimbawa: "Enclosure:" (susunod na linya) indent dalawang puwang at idagdag ang "Ipagpatuloy ng John Q. Adams" nang walang nagtatapos punctuation. Kapag mayroong maraming mga enclosures o mga attachment na hindi nabanggit sa teksto, pamagat o ilarawan ang bawat isa sa isang hiwalay na linya. Halimbawa: 2 Mga attachment: (susunod na linya) indent dalawang puwang at uri: "Ipagpatuloy ang John Q. Adams" (susunod na linya) indent dalawang puwang at uri: Listahan ng Mga Gantimpala at mga Nakamit "na walang pangwakas na bantas.
