Target ang iyong layunin kapag nagpadala ka ng isang reklamo, o kapag humiling ka ng tulong sa serbisyo sa customer. Manalo sa labanan ng serbisyo sa customer service sa pamamagitan ng pagmamay-ari ng iyong sariling kabiguan at pagsasama-sama ng isang magalang, magkakaugnay na kahilingan para sa isang lunas. Sumulat ng isang sulat ng serbisyo sa customer upang makakuha ng mga resulta sa pamamagitan ng pagsunod sa ilang simpleng mga alituntunin, tulad ng tradisyon sa mga reporters ng pahayagan.
Sino?
Maingat na tawagan ang iyong sulat. "Siguraduhing ipinapadala mo ito sa … ang isa na maaaring kumilos dito," sabi ni Rosalie Maggio, ang may-akda ng How to Say It.
Pag-aralan ang naaangkop na pangalan at address; huwag hulaan o ipalagay. I-address ang iyong reklamo sa "John Smith, Direktor ng Customer Service, ABC Gadget Corporation" na may naaangkop na address ng kalye sa halip na simpleng "Customer Service Department."
Tawagan ang opisina ng kumpanya para sa impormasyon, maghanap ng mga online na mapagkukunan tulad ng Hoover's (mapagkukunan sa ibaba), o subukan ang Better Business Bureau kung kailangan mo ng karagdagang tulong.
Ano, Saan at Kailan?
Gumamit ng marangal na wika sa iyong liham. Kilalanin ang produkto o serbisyo na ang paksa ng iyong reklamo. Tukuyin ang mga detalye tulad ng gumawa, modelo, taon, petsa ng paghahatid o petsa ng pag-install.
"Kapag naglalarawan ng problema, maging tiyak at sa punto. Ang pagsasabi na ang produkto ay hindi gumagana ay hindi nagbibigay ng sapat na impormasyon. Ang isang detalyadong buod ng iyong reklamo ay tutulong sa kompanya na malutas ang iyong problema," nagmumungkahi ng website ng RocketLawyer, na nagbibigay ng mga template ng sulat ng reklamo sa customer.
"Binili ko ang isang MagnaGadget na naka-set nang tatlong linggo na ang nakakaraan at nagsimulang maranasan ang mga problema sa lalong madaling buksan ko ito. Ang mga Gadget ay hindi mananatili sa rack o sa hawakan," ay nagbibigay ng mas maraming impormasyon kaysa sa "Ang iyong mga produkto ay namamasa!" Ibigay ang kumpanya sa mga tool na kailangan nila upang matugunan ang iyong reklamo.
Paano?
Ilista ang mga hakbang na iyong kinuha sa ngayon upang malutas ang problema. Ipaliwanag kung ano ang iyong ginawa at kung anong sagot ang natanggap mo.
"Ang tindahan kung saan ko binili ang set ay tinutukoy ako sa iyong lokal na departamento ng serbisyo sa customer dito sa Metro.Si George Allenby sa tanggapan na iyon ay nagsabi na hindi nila matulungan ako dahil binili ko ang set mula sa isang discount outlet. reputasyon para sa maaasahang mga gadget at ako ay nabigo sa tugon sa ngayon."
Mag-alok ng isang tiyak at kasiya-siyang solusyon sa problema. "Naniniwala ako na ang ABC ay gumagawa ng isang mahusay na produkto. Marahil ito ay isang maliit na glitch sa kumpanya, ngunit ito ay isang malaking problema para sa akin. Kung ang ABC ay palitan ang sira ang set MagnaGadget, magiging masaya ako." Bigyan ang kumpanya ng isang paraan upang gawing tama ang mga bagay, ngunit maging makatwiran.
Bakit?
Tratuhin ang tagatanggap ng liham na gusto mong pagtrato: Ang dignidad at matatag na mabuting asal ay magbibigay sa iyo ng isang mas mahusay na resulta kaysa sa pagkasuklam at nakakasakit na pag-uugali. Sundin ang payo na ito: "… tandaan na maging mataktika, ngunit matatag. Kung sa palagay mo ay na-wronged ka, manatili sa iyong mga baril at huwag masiyahan hanggang sa naituwid ang problema," stressed dito ni Margaret McCarthy sa Letter Writing Ginawa Madali. Kumita ng paggalang sa tatanggap ng sulat na may isang magalang at makatwirang diskarte at ikaw ay mas malamang na makuha ang problema na nalutas sa iyong kasiyahan.
Higit pang Impormasyon sa Pagsulat ng Sulat
Reklamo Mga Sulat para sa mga Busy na Tao; John Bear at Maria Bear, 1999
Nagulat, Nagulat, at Nagmalas: Paano Sumulat ng mga Sulat ng Reklamo na Makakuha ng Mga Resulta; Ellen Phillips, 1998
