Bilang isang may-ari ng negosyo, responsibilidad mong subaybayan ang iyong mga pananalapi at magbayad ng mga buwis sa oras. Depende sa iyong mga kagustuhan, maaari mong gawin ang iyong sariling accounting, umarkila ng isang propesyonal o magtalaga ng isang tao sa iyong samahan upang mahawakan ang trabahong ito. Hindi mahalaga kung anong opsiyon ang pipiliin mo, maglaan ka ng oras upang gawing pamilyar ang iba't ibang mga sistema ng accounting. Siguraduhin na mayroon kang malinaw na pag-unawa sa mga pagkakaiba sa pagitan ng mga single-entry system at double-entry system bilang karagdagan sa manu-manong at nakakompyuter na mga programa sa software ng accounting.
Ano ang isang Accounting System?
Mayroong iba't ibang mga uri ng mga sistema ng accounting, at bawat isa ay may natatanging mga tampok. Gayunpaman, lahat sila ay may isang karaniwang layunin: upang pamahalaan ang mga pinansiyal na gawain ng isang negosyo, tulad ng kanyang kita, gastos at pananagutan. Sa panahong ito ng digital, ang karamihan sa mga accountant ay gumagamit ng mga sopistikadong sistema na nagtatampok ng mga paulit-ulit na paalala sa pagbabayad, mga advanced na kakayahan sa pag-uulat, mga awtomatikong pag-backup ng data, mga serbisyong nakabatay sa cloud at higit pa.
Kung wala ang sistema ng accounting, mahihirapan kang makuha ang iyong mga libro para sa buwanang at taunang pag-uulat, subaybayan ang iyong pang-araw-araw na gastusin at suriin ang pagganap ng iyong kumpanya sa pananalapi. Ang mga pagkalkula ng manu-manong ay hindi na ginagamit at madaling kapitan ng tao sa pagkakamali. Ang computerized accounting systems, sa kabilang banda, ay wasto at ginagawang mas madali ang lahat. Ikaw o ang iyong koponan ay makatipid ng oras at pera habang pinipigilan ang mahal na pagkakamali.
Maaaring hawakan ng mga programang ito ang lahat ng uri ng impormasyon sa accounting at bumuo ng mga detalyadong ulat. Maaari mong gamitin ang mga ito upang kalkulahin ang mga sahod na binabayaran at pwedeng bayaran sa mga empleyado, mag-record ng mga transaksyon, suriin ang mga balanse ng paglilipat ng kredito at i-proseso ang data na may kaugnayan sa mga benta, payroll, imbentaryo at iba pang mga pangunahing aspeto ng iyong negosyo. Ang ilang mga sistema ng accounting ay idinisenyo para sa mga maliliit na negosyo at freelancers, habang ang iba ay nag-apila sa mga malalaking negosyo, mga ahensya ng gobyerno o mga partikular na industriya.
Mga Uri ng Accounting Software
Ang pagpili ng isang sistema ng accounting ay depende sa iyong badyet, kagustuhan at laki ng negosyo. Ang apat na pangunahing uri ng mga sistema ng pinansiyal na software ay kinabibilangan ng:
- Mga sistema ng solong entry
- Mga sistema ng double-entry
- Mga manu-manong sistema ng accounting
- Computerized accounting systems
Ang mga ito ay maaaring masira sa maraming iba pang mga kategorya, tulad ng cloud accounting software, custom accounting software, enterprise resource planning software, commercial off-the-shelf software at iba pa. Ang pinakabagong mga programa ay may mga kakayahan sa marketing at sales automation, walang-limitasyong pag-iiskedyul ng invoice, mga modular payroll at iba pang mga tampok ng pagputol. Ang kanilang aplikasyon sa accounting ay higit sa pagsubaybay sa iyong pang-araw-araw na operasyon sa pananalapi.
Ang mga sistema ng solong entry ay ang pinakasimulang pagpipilian. Bilang nagmumungkahi ang kanilang pangalan, itinatala nila ang bawat transaksyon na may isang entry sa accounting journal. Ang pamamaraan na ito ay madaling gamitin at hindi nangangailangan ng pagsasanay sa accounting. Nakakaapekto ito sa mga maliliit na kumpanya na may mababang dami ng aktibidad. Ang downside ay na ito ay madaling kapitan ng sakit sa mga error at hindi subaybayan ang mga account tanggapin, mga account na pwedeng bayaran, pananagutan at higit pa.
Karamihan sa mga uri ng mga sistema ng pinansiyal na software sa panahong ito, kabilang ang mga dinisenyo para sa maliliit na negosyo, gumamit ng double-entry na bookkeeping. Nangangahulugan ito na ang bawat transaksyon ay kasangkot ng hindi bababa sa dalawang mga account, na nagbibigay-daan para sa mas tumpak na pag-uulat at napapanahong pagtuklas ng error.
Mano-manong kumpara sa Computerized Accounting Systems
Ang parehong uri ng mga sistema ng accounting ay batay sa mga parehong prinsipyo. Gayunman, ang manu-manong accounting ay nag-aalis ng oras at nagsasangkot ng mas maraming papeles. Ang mga gumagamit nito ay kailangang maghanda ng mga ulat sa pananalapi na pahayag, kalkulahin ang mga balanse ng pagsubok, mga transaksyon sa rekord sa pisikal na mga rehistro at iba pa. Dahil ang lahat ay tapos na nang manu-mano, may mas mataas na peligro ng kamalian ng tao.
Ang mga computerised computer, sa kabilang banda, ay nag-record ng mga transaksyong pinansyal sa elektroniko at maaaring i-streamline ang iyong mga operasyon. Ang mga gumagamit ay maaaring pumili upang tingnan ang data sa iba't ibang mga format, iimbak ito sa cloud at i-access ito habang naglalakbay. Kasama sa mga halimbawa ang FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero at ActivityHD.
Depende sa iyong angkop na lugar, maaari ka ring mag-opt para sa mga sistema ng accounting sa partikular na industriya, tulad ng Sage 300 Construction at Real Estate, Abila MIP Fund Accounting o Sage Fixed Asset. Maraming mga programa ay espesyal na dinisenyo para sa mga pasilidad ng pangangalagang pangkalusugan, mga kumpanya sa pagmamanupaktura, mga nonprofit at iba pang mga uri ng mga organisasyon.
