Ang mga pamamaraan ng opisina ay mahalaga kung gusto mong patakbuhin ang mga bagay nang maayos sa isang propesyonal na kapaligiran, maging ito man ay legal na kompanya, opisina ng doktor o pasilidad ng pamahalaan. Mahalaga na magkaroon ng isang nakasulat na pamamaraan na nakikita Ang bawat opisina ay dapat magkaroon ng isang nakasulat na hanay ng mga pamamaraan na binuo ng superbisor at tagapangasiwa ng opisina na nakikita sa front office.
Dapat Itakda ng Mga Paraan ng Tanggapan
Ang mga oras ng opisina ay dapat na ang unang bagay na nabanggit, at ang lahat ng mga empleyado ay dapat na gumana sa oras at handa para sa araw. Kung ang isang customer ay dumating sa opisina at walang sinuman ay may malamang na magkaroon ng isang negatibong pagtingin sa negosyo at hindi maaaring bumalik. Gayundin, ang opisina ay dapat na malinis, malinis at maayos na ibinibigay. Tiyaking magagamit ang isang check-in roster at panulat para mag-sign in ang mga customer, at kung maaari, gumawa ng kape at tubig na magagamit. Ang mga unang impression ay lahat ng bagay sa isang matagumpay na negosyo. Bilang karagdagan, ang bawat customer ay dapat na tratuhin nang may paggalang at propesyonalismo, kung nasa opisina man sila o sa telepono. Kung ang isang tawag ay para sa isang superbisor, dapat makuha ng empleyado ang lahat ng impormasyon bago maugnay ang mga ito sa tumatawag, kabilang ang pangalan, likas na katangian ng tawag at numero ng telepono kung sakaling mawawala ang koneksyon. Kung ang tawag ay para sa isang appointment, dapat nilang malaman ang likas na katangian ng pagbisita at ipaalam sa kanila kung ano ang magagamit, siguraduhin na makakuha ng isang numero ng telepono sa kaso ng pagkansela. Dapat nilang palaging ulitin kung ano ang sinabi kaya walang kalituhan.
Organisasyon
Ayusin at panatilihin ang isang workstation para sa pinakamataas na produktibo, siguraduhin na may papel sa copier, ang mga computer ay tumatakbo at tumatakbo, mail ay ipinamamahagi at mga mensahe ay naihatid. Kung ang iyong trabaho ay nagsasangkot ng pag-set up ng mga travel arrangement, siguraduhing malaman kung saan nais ng iyong superbisor na manatili at magrekord ng mga oras ng flight at impormasyon ng rental car at alamin ang tungkol sa panahon sa destinasyon ng paglalakbay. Palaging suriin sa iyong superbisor bago mag-book ng mga plano sa paglalakbay. Kapag kumpleto ang lahat ng pagpapareserba, i-print ang dalawang itinerary-isa para sa iyo at isa para sa iyong superbisor-at tiyaking ipasok ang mga petsa ng paglalakbay sa kalendaryo.
Sa pagtatapos ng araw, pumunta sa mga appointment sa iyong superbisor at ipaalam sa kanya ang kanyang naka-iskedyul na mga appointment para sa susunod na araw. Itakda ang answering machine sa voice mail o sa pagkatapos ng oras na pagsagot sa serbisyo. Patayin ang lahat ng kagamitan, kopyahin ang mga makina, printer at mga computer at iwanan ang kape ng kape at i-off ang maker ng kape. Sa wakas, siguraduhin na ang lahat ng mga pinto ay naka-lock bago itakda ang alarma.
