Ang memo ng pag-promote ay isang maikling tala tungkol sa isang empleyado na na-promote. Mayroong dalawang uri ng mga memo sa pag-promote. Sa unang pagkakataon ang isang tagapag-empleyo, karaniwang isang tagapangasiwa o tagapamahala ng human resources, ay nagpapaalam sa isang empleyado na siya ay nakatanggap ng promosyon. Sa pangalawang sitwasyon ang promosyon memo ay isang anunsyo na ipinadala sa iba pang mga empleyado. Ang memo ay isang kinakailangang anyo ng komunikasyon sa negosyo sa loob ng isang kumpanya. Ginagamit ang mga memo upang ipaalam ang mga empleyado tungkol sa mahahalagang isyu na may kaugnayan sa kumpanya. Ang pagsulat ng memo sa pag-promote ay isang simpleng gawain na may ilang mga kinakailangan.
Makipag-ugnay sa tao sa pagkuha ng pag-promote muna. Maraming beses ang mga tao ay sinabihan nang personal na nakakakuha sila ng promosyon. Ang pagpapadala sa kanila ng memo ay kung minsan ay ginagawa din sa negosyo. Ngunit kung ipinadala ang pangkalahatang promosyon ng memo, hindi dapat matutunan ng empleyado na siya ay naipapataas nang sabay sa lahat ng iba pa. Makipag-usap sa tao o magpadala sa kanya ng pribadong email muna.
Alamin kung sino ang mga mambabasa. Kapag nagpapadala ng isang memo kailangan mong malaman kung sino ang makakakuha nito. Ang mga anunsyo sa pag-promote ay maaaring pumunta sa isang kagawaran, isang dibisyon ng kumpanya o sa buong samahan. Para sa mga promosyon sa mga senior management, ang memo ay kailangang maging mas pormal. Para sa isang maliit na memo ng departamento, ang mga graphic na tulad ng isang lobo sa paligid ng "pagbati" ay maaaring katanggap-tanggap. Ang lahat ay nakasalalay sa kultura at industriya ng kumpanya. Ang industriya ng advertising, halimbawa, ay kadalasang mas nalalabi kaysa sa pagbabangko.
Bigyan ang mga detalye tungkol sa pag-promote. Sa journalism ay may anim na Ws: sino, ano, kailan, kung saan, bakit at paano. Ang isang memo sa pag-promote ay nagsasabi ng maikling kuwento. Upang maging kapaki-pakinabang dapat mong ibigay ang pangalan ng taong na-promote, ang kanyang bagong pamagat at ang petsa na magiging epektibo ang promosyon. Ang "kung saan" ay ang kagawaran o dibisyon na gagawin niya. Ang "bakit" ay maikli na tinatalakay ang mga nagawa ng empleyado na humantong sa promosyon. Maaaring may "kung paano" kung ang isang komite sa pagpili ay gumawa ng desisyon. ang mga bagong responsibilidad ng promotadong empleyado.
Panatilihing maikli ang memo. Ang memo ng pag-promote ay talagang isang pahayag lamang. Ang pagpapanatiling maikli ay magpapataas ng mga pagkakataon na mababasa ng iba sa kompanya.
Proofread bago magpadala. Mahalaga ito dahil ito ay isang business memo at ang mga empleyado ay umaasa sa isang tiyak na antas ng propesyonalismo. Sapagkat ang memo ng pag-promote ay maikli, walang tunay na dahilan para sa mga pagkakamali ng gramatika, mga pagkakamali sa spelling o iba pang mga suliranin sa pagsulat. Ang memo ay dapat na mahusay na nakasulat at nagbibigay-kaalaman dahil ito ay sumasalamin sa taong nagpapadala ng memo.
