Ito ay nakikinabang sa mga propesyonal upang magkaroon ng isang malakas na kaalaman sa pagsulat ng negosyo, lalo na kung nasa isang posisyon na pang-administratibo. Kapag ang iyong boss ay humihiling sa iyo na magsulat ng isang bagay sa form ng negosyo, tulad ng isang memo, kailangan mong malaman ang tamang paraan upang gawin ito. Kung hindi, hindi ka magkakaroon ng epekto na nais mo sa mga tatanggap. Maaari mong maiwasan ang sitwasyong ito sa pamamagitan ng pag-alam kung paano magsulat ng memo sa karaniwang format ng negosyo.
Gumawa ng memo na kasama ang lahat ng mga seksyon ng pamantayan, na kinabibilangan ng heading, layunin, talakayan at pagsasara, nagpapayo sa Hodu.com. Ang isang buod ay isang opsyonal na seksyon.
I-set up ang heading para sa iyong memo. Ang lahat ng mga memo ay magkakaroon ng karaniwang pamagat na kinabibilangan ng apat na linya na may label na "To," "From," "Date" at "Subject."
Punan ang heading ng iyong memo. Matapos ang "To," i-type kung sino ang ipinamahagi sa, tulad ng isang partikular na tao, grupo ng mga tao o departamento. Matapos ang "Mula," ilagay ang iyong pangalan o ang pangalan ng tao na sinusulat mo ang sulat para sa, tulad ng iyong boss. I-type ang petsa ng pamamahagi pagkatapos ng salitang "Petsa." Isama ang ilang mga salita na nagbubuod sa layunin ng memo sa linya ng "Paksa".
Mag-type ng isang maikling talata na nagpapaliwanag ng layunin ng memo sa ilang pangungusap. Ang memo ay maaaring para sa mga nagbibigay-kaalaman na dahilan, upang ipaliwanag ang isang problema o humiling ng isang tiyak na aksyon mula sa mga tatanggap.
Talakayin ang layunin ng memo nang detalyado sa susunod na ilang talata. Huwag magbigay ng hindi kinakailangang impormasyon o ulitin ang iyong sarili, ngunit nag-aalok ng sapat na mga detalye upang ang lahat ng mga tatanggap ay maunawaan ang dahilan para sa memo at ang kahalagahan nito.
Isulat ang aksyon, kung mayroon man, na kailangang gawin ng mga tatanggap sa isang panapos na talata. Ipaliwanag kung ano ang kailangang gawin at kung paano magawa ito.
Magdagdag ng seksyon ng buod sa dulo ng iyong memo, kung mas mahaba kaysa sa isang pahina o naglalaman ng napaka detalyadong, komplikadong impormasyon. Ito ay makakatulong upang linawin ang layunin ng iyong memo at bigyan ang mga tatanggap ng isang sanggunian upang tumingin pabalik sa hindi na kailangang basahin muli ang buong memo. Isama ang lahat ng iyong mga pangunahing punto, pati na rin ang anumang mga aksyon na kailangang gawin, sa seksyon ng buod.
