Hindi mo magiging unang propesyonal sa negosyo na pagnilayan kung paano pinakamahusay na mangasiwa ng kumpidensyal na transmisyon ng facsimile. Lagyan ng label ito "kumpidensyal" at maaari mong hindi sinasadya na mag-imbita ng pag-usisa at pagsalakay sa privacy ng isang tao. Laktawan ito at ang mga kahihinatnan ay maaaring maging mas masahol pa. I-address ang parehong mga bagay sa pamamagitan ng kilalang pag-label ng iyong fax bilang "kumpidensyal" sa sheet ng pabalat ng fax. Pagkatapos ay ipasok ang ilang mga ngipin sa babala ng mga mata sa pamamagitan ng pagsulat ng kumpidensyal na mensahe ng footer sa ilalim ng sheet.
Gumawa ng isang bagong dokumento sa iyong programa sa pagpoproseso ng salita na may 1-inch margin. Ipasok ang logo ng iyong negosyo, kung naaangkop, sa tuktok ng pahina.
Sentro ang salitang "Kumpedensyal" sa naka-bold na titik sa tuktok ng pahina. Ibenta ang mga titik para sa diin. Sa ilalim, at nakasentro, ilagay ang mga salitang "Fax," "Papel ng pabalat ng fax" o "Pagpapadala ng fax" para sa mabilis na pagkilala.
Isulat ang "Petsa:" "Oras:" at "Bilang ng mga pahina, kabilang ang sheet na takip:" sa kaliwang bahagi ng sheet ng pabalat. Space dalawang beses at isulat ang "Addressee:" "Numero ng fax:" at "Numero ng telepono:" sa magkakahiwalay na linya. Dalawahan muli ang puwang at isulat: "Nagpadala:" "Numero ng fax:" at "Numero ng telepono:" sa magkakahiwalay na linya. Kabilang ang mga numero ng fax at telepono ay isang matalinong paraan upang masakop ang iyong mga base, lalo na kung ang fax ay nawala, nailagay sa ibang lugar o hindi kailanman dumating. Kung ang isang numero ay hindi tama o dalawang numero ay nakabukas, maaari mong iwasto ang error sa mga pagpapadala ng fax sa hinaharap.
I-personalize ang iyong sheet ng takip ng fax sa isang seksyon na angkop sa iyong mga pangangailangan sa negosyo. Halimbawa, kung regular kang magpadala ng mga fax sa parehong tao o departamento, maaari kang gumawa ng isang kahon na may headline na "Routing information" o "Next steps." O, panatilihing bukas ang iyong mga opsyon sa pamamagitan ng paglikha ng isang seksyon ng "Mga Komento" upang magamit mo -Isulat ang isang tala o mga tagubilin, tulad ng, "Pakiusap agad akong tawagan kaagad upang i-verify ang pagtanggap ng fax na ito."
Sumulat ng mensahe ng footer sa ibaba ng sheet ng takip ng fax. Katulad ng isang kompidensyal na babala na nakikita mo sa ilang mga e-mail, dapat ipahayag ng mensaheng ito na ang fax: ay kompidensyal; ay inilaan lamang para sa addressee; at naglalaman ng impormasyon na ipinagbabawal ang "pagbubunyag, pagkopya, paggamit o pamamahagi." Dapat din itong humiling na maabisuhan ang nagpadala ng isang maling resibo - isa pang magandang dahilan upang matustusan ang isang numero ng telepono sa tuktok ng isang sheet ng pabalat ng fax.
