Ang mga fax ay mga pangunahing dokumento sa maraming industriya dahil nagbibigay sila ng isang legal na facsimile ng isang pirma. Halimbawa, nagsisilbi sila bilang legal na dokumentasyon sa industriya ng import-export, kung saan ang mga partido ay madalas na matatagpuan libu-libong milya. Ang negatibong tungkol sa mga fax ay madali silang mawala o maipadala sa maling lugar maliban kung nagbibigay sila ng mga tukoy na tagubilin sa mga tatanggap. Ito ay kung saan ang isang sheet ng fax cover. Ang mga takip ng fax ay maaaring mula sa mga nakasulat na tagubilin sa isang blangko na piraso ng papel sa mga dinisenyo na mga pormularyo ng propesyonal na kumpleto sa logo ng kumpanya, mga item na espasyo para sa mga pangalan, numero ng telepono, mga check box para sa mga pangunahing detalye at isang lugar magsulat ng mga tagubilin. Ang paglikha ng iyong sariling fax cover sheet nang libre ay isang simpleng proseso.
Libreng Mga Pagmumulan ng Mga Cover ng Cover ng Fax
Suriin ang iyong software sa pagpoproseso ng salita upang makita kung mayroon itong mga libreng template ng mga sheet na takip ng fax, na maaaring matagpuan sa pamamagitan ng paghahanap sa iyong computer para sa mga template. Halimbawa, ang Microsoft Word ay nagbibigay ng mga template (tingnan ang Mga Mapagkukunan). Ang mga template ng Microsoft, kapag binuksan, maaaring i-save sa iyong computer kung gumagamit ka ng Microsoft Word.
Gumawa ng iyong sariling fax cover sheet gamit ang iyong word processing program at sumusunod sa isang pangunahing format.
Ipadala ang iyong sariling fax cover sheet kung wala kang isang computer na madaling gamitin. Ito ay nakakakuha ng trabaho tapos na, ngunit hindi magkaroon ng propesyonal na apila ng isang digital na dinisenyo pabalat sheet.
Format ng isang Fax Cover Sheet
Ilagay ang salitang "Fax" o "Fax Transmission Cover Sheet" sa malalaking titik sa itaas ng iyong sheet. Kinikilala ito bilang cover sheet, hiwalay mula sa dokumento na iyong pinapadala.
I-rightify ang mga sumusunod na mga pamagat sa order na ito, na laktawan ang isang linya sa pagitan ng bawat isa: "Petsa:", "Mula:", "Nagpadala ng Telepono:" at "Numero ng Fax ng Return:" Ang mga ito ay nagpapakilala sa pinagmulan ng fax upang madali itong makita kung naghihintay ang tumatanggap nito. Nilalaman din nila ang kinakailangang impormasyon ng contact ng nagpadala.
Laktawan ang dalawa o tatlong linya at magpatuloy sa mga heading na ito: "Sa:", "Numero ng Fax:" at "Numero ng Telepono:" Ang pagkilala sa tatanggap ay tumitiyak na ang fax ay ginagawa ito sa tamang patutunguhan. Ang paglagay ng numero ng fax ng tatanggap ay ginagawang mas madali ang pagpindot sa wastong numero sa fax machine nang hindi nagdadala ng mga tala. Ang pagkakaroon ng numero ng contact ng telepono ng tatanggap ay nagpapahintulot sa nagpadala na maglagay ng isang mabilis na tawag upang kumpirmahin ang fax ay natanggap o kung ito ay napinsala sa paghahatid.
Laktawan ang isang pares ng mga linya at idagdag ang isang heading na nagsasabing, "Bilang ng Mga Pahina Kabilang ang Cover:" Na sinasabi na ang bilang ng mga pahina ay kinabibilangan ng takip ng sheet na nag-aalis ng pagkalito.
Laktawan ang dalawa o tatlong linya at ilista ang heading na "Paksa:" Ito ay kung saan maaaring ipaliwanag ng nagpadala ang nakalakip na dokumento.
Ilagay ang heading na "Mga Tala:" sa ilalim ng "Paksa" upang ang nagpadala ay makakapagsulat ng mga tagubilin tulad ng "Ihahatid kaagad sa Mrs Jones" o "Tumawag sa akin kapag nakuha mo ito" o "Mangyaring suriin ito, lagdaan at i-fax muli."
Mga Tip
-
Ang kalinawan ay ang pinakamahalagang katangian ng isang sheet ng pabalat ng fax. Bold ang mga heading kung nililikha mo ang sheet sa isang word processing program. Kung ikaw ay nakasulat sa sheet, malinaw na i-print at i-underline ang mga heading.
