Ang dokumentasyon ay bahagi ng pang-araw-araw na buhay sa mundo ng personal, pinansiyal at pangkalahatang pagkolekta ng data, at dahil dito, angkop lamang na ang mga pana-panahong pagsusuri ay ginaganap sa mga pamamaraan para sa paghawak ng mga dokumento. Ipinapakita ng pagsusuri kung anong mga hakbang ang ipinatupad, mga pamamaraan na dapat baguhin, at mga paraan upang gumawa ng mga pagbabagong iyon.
Pamamaraan sa Pagkuha
Ang isang organisasyon ay dapat na pana-panahong i-verify kung ang pamamaraan nito para sa pagkuha ng mga dokumento ay natutugunan. Maaaring ipakita ang pag-audit kung ang organisasyon ay kasalukuyang may paraan ng pamamahala ng dokumentasyon, kung ang mga kinakailangang dokumento ay inaprubahan ng mga awtorisadong tauhan at kung paano mahusay na idokumento ang mga pagbabago ay hinahawakan. Ang bahaging ito ng pag-audit ay maaari ring ipakita kung paano naa-access ang mga dokumento.
Imbakan ng Dokumento
Ang mga dokumento ay maaaring maimbak bilang hard copy o computerized na mga file. Ang pag-audit ay maaaring magpapakita kung ang mga sistema ng imbakan ng rekord ay naka-set up ayon sa mga pangangailangan ng samahan. Ang pag-audit ay dapat ding magpakita kung gaano katagal ang file ng hard copy at computerized na dokumento. Dapat tiyakin ng pag-audit kung ang mga dokumento ay pinananatili sa mabuting kondisyon at protektado mula sa pinsala, pagkasira o kawalan.
Paglalarawan ng Mga Dokumento
Dapat i-verify ang pagsusuri kung paano inilarawan ang mga dokumento sa sistema ng pag-file ng isang organisasyon. Ang dokumento ay maaaring nakalista sa pamamagitan ng pangalan, numero, o sa mapaglarawang form. Ang isang dokumento ay maaaring may maikling, may-katuturang paglalarawan upang gawing mas madali upang mahanap. Ang pag-audit ay dapat ipakita kung ang mga dokumento ay isinampa nang sistematiko sa pamamagitan ng numero ng bersyon at petsa ng pagbabago.
