Ang dokumentasyon ay mahalaga sa anumang pagpapatupad ng sistema, at ang isang sistema ng accounting ay walang pagbubukod. Ang pag-dokumento ay karaniwang ginagawa sa papel o online na may mga paliwanag kung bakit ang isang desisyon ay ginawa sa iba. Ang dokumentasyon ay karaniwang pamantayan sa loob ng isang kompanya at ginagawa ang parehong paraan sa bawat oras na ang isang bagong sistema ay ipinatupad, na ginagawang mas madaling basahin at magsaliksik ng anumang isyu.
Pag-troubleshoot
Ang kahalagahan ng isang babasahin sa sistema ng accounting ay malinaw na nakikita kapag may naganap na mali at kailangang malaman ng mga tao kung paano ayusin ito. Halimbawa: Ang isang account na pwedeng bayaran ay nagdadagdag ng isang kakaibang buwis sa ilang mga vendor. Ang pinakamadaling paraan upang malaman ang sanhi ng isyung ito ay upang suriin ang dokumentasyon upang makita kung paano naitatag ang sistema at kung bakit. Mahalaga ito kapag ang unang sistema ay ginagamit at ang mga tao ay nakakahanap ng mga hindi inaasahang isyu. Siguro ang isang ulat ay humihingi ng impormasyon na hindi umiiral. Ang pagtingin sa dokumentasyon ay makakatulong sa pag-aayos ng problema sa pamamagitan ng pagpapakita kung saan naka-set up ang impormasyon na ito sa loob ng system.
Mga Desisyon
Ang dokumentasyon ng isang sistema ng accounting ay dapat magpakita ng mga desisyon bilang isang sistema ay ipinatupad. Maraming sistema ang nagbibigay-daan para sa maraming kakayahang umangkop at, kasama ang kakayahang umangkop, ay may mga pagpapasya. Halimbawa, ang dokumentasyon ay nagpapakita kung sino ang nagpasya kung gaano karaming mga numero ang dapat magkaroon ng isang account, at ang mga dahilan kung bakit ginawa ang desisyon na iyon. Ito ay lubos na mahalaga kapag ang isang kompanya ay sumasailalim sa mga pangunahing pagbabago at ang bagong pamamahala ay nais na maunawaan ang mga pagpapasya na ginawa ng mga tao na hindi na doon. Siguro ang mga desisyon ay matalino; siguro hindi. Ngunit hindi bababa sa may ilang dokumentasyon ng mga desisyon na ginawa para sa kompanya.
Mga pagbabago
Kapag ang isang sistema ay kailangang ma-update sa isang bagong bersyon o isang bagong module, ang pagkakaroon ng wastong dokumentasyon ay maaaring makatulong sa paggawa ng mas mabilis na proseso na ito. Ito ay mahalaga kung ang isang programa ng accounting ay partikular na idinisenyo para sa isang kumpanya. Ang anumang mga teknikal na detalye ay napakahalaga kapag isinasaalang-alang ang pagiging tugma sa ibang software at anumang mga pagbabago na kailangan sa programa. Halimbawa, maaaring kailanganin mo ang isang nakapirming module ng pag-aari at gusto mo ang modyul na maglipat ng impormasyon sa pangkalahatang ledger. Ang dokumentasyon ay dapat magbigay sa iyo ng mga pahiwatig kung maaari mong gawin iyon, at kung gayon, ano ang kailangang gawin. Karaniwan, ang mga tao sa teknolohiya ng impormasyon (IT) ay gumagamit ng dokumentasyon para sa teknikal na impormasyon.
Format
Ang mahusay na dokumentasyon para sa mga sistema ng accounting ay karaniwang isang kumbinasyon ng flowcharts at teksto. Maraming mga beses, isang diagram ng data ay nagpapakita kung paano ang isang sistema ay binuo at ipinatupad ng mas mahusay kaysa sa teksto. Ang mga ito ay maaaring maging isang maliit na kumplikado upang maunawaan, kaya siguraduhin na ang iyong dokumentasyon ay may alamat upang maaari mong sundin ang mga konsepto.
Ang iba pang mga format para sa dokumentasyon ay nasa anyo ng mga questionnaire, kung saan tinanong ang mga partikular na tanong at ang mga sagot ay dokumentado. Batay sa mga sagot, nalutas ang mga ulat at iba pang mga isyu sa sistema ng accounting. Maraming mga beses na dokumentasyon ay may parehong flowcharts at questionnaires.
Mga pagsasaalang-alang
Maraming mga kumpanya ang nagtatala kung paano at bakit ang isang partikular na sistema ng accounting ay pinili sa halip ng iba. Ito ay maaaring magbigay sa mga gumagamit ng isang tunay na magandang ideya ng kung ano ang pag-iisip noon, kahit na wala sa mga gumagawa ng desisyon ay sa paligid para sa mga katanungan. Dahil ang isang pagpapatupad ng system ay maaaring maging mahal, minuto ng mga pulong ay karaniwang magagamit upang idokumento ang proseso ng desisyon. Siguro libreng pagsasanay ay inalok ng isang vendor na mas kaakit-akit kaysa sa iba. Kaya, bago pa man ipapatupad ang isang pagpapatupad ng system, dapat na magagamit din ang dokumentasyon.
