Ang pariralang "panloob na memo" ay maikli para sa "panloob na memorandum." Ang mga panloob na memo ay ginagamit upang kumalat ang impormasyon pati na rin ang mga kahilingan sa masa ng mga tao sa isang kumpanya, departamento o pangkat. Ang mga panloob na memo ay nagdudulot ng pansin sa mga problema, at nilulutas nila ang mga problema sa napakaraming iba pang kapaki-pakinabang na function sa isang samahan.
Mga Tip
-
Kapag sumusulat ng isang panloob na memo, panatilihing simple ito at tumungo sa punto.
Bakit Dapat Mong Isulat ang isang Panloob na Memo?
Ang panloob na memo ay isang epektibong paraan upang maabot ang maraming tao sa isang organisasyon nang mabilis at mahusay. Sa isang memo maaari mong madaling gawin ang mga sumusunod:
- Linawin o pag-aralan ang isang paksa.
- Gumawa ng mga rekomendasyon.
- Magtakda ng mga paalala.
- Magbigay ng mga tagubilin.
- Maghatid ng mga materyales.
- Gumawa ng mga anunsyo.
- Mga ulat ng pag-isyu.
- Humingi ng kontribusyon.
- Humiling ng mga pag-apruba.
Ang susi sa isang epektibong panloob na memo ay pinapanatili itong simple. Ang iyong mensahe ay dapat na maigsi at maihatid sa isang uncomplicated na format na nakakakuha ng mensahe sa buong malinaw. Ang isang panloob na memorandum sample ay maaaring magpadala ng mga resulta ng isang malawak na survey ng kumpanya sa mga pananghalian ng cafeteria at ng bagong, pinahusay na menu.
Paano Mo I-format ang isang Panloob na Memo?
Maaari mong mabilis na lumikha ng iyong template ng memo sa Word o maghanap ng panloob na memorandum sample online. Ang heading ng isang panloob na memorandum ay may apat na pangunahing sangkap. Ang una ay ang tatanggap o tatanggap ng memo, na nauna sa pamamagitan ng "SA." Ang pangalawa ay ang pinagmulan ng memo, na nauna sa pamamagitan ng "MULA." Ang ikatlo ay ang petsa, na nauna sa "DATE" at ang ikaapat na bahagi ay ang paksa ng memo, na nauna sa pamamagitan ng "SUBJECT."
Dapat mong gamitin ang tamang mga pamagat at pangalan ng mga tatanggap. Halimbawa, kung si Tom Maxwell ang tagapangulo, dapat na siya ay nakalista bilang "Tom Maxwell, Tagapangulo." Kung mayroong maraming mga pangalan, maaari mong gamitin ang "Lahat ng Mga Tauhan" o "Mga Kagawaran ng Kagawaran" para sa kaibahan. Dapat mo ring tukuyin ang iyong sarili bilang pinagmulan ng memo. Ang iyong pangalan at pamagat ay sumusunod sa heading na "FROM." Hindi mo kailangang mag-sign off sa dulo ng memo ngunit maaaring idagdag ang iyong mga inisyal sa tabi ng iyong pangalan bilang isang form ng pagpapatunay.
Ang paksa ng memo ay dapat na naglalarawan ng nilalaman nito. Kaysa sa paggamit ng mga pangkalahatang tuntunin tulad ng "Patakaran," dapat kang magsulat ng isang maikling parirala tulad ng "Bagong patakaran na epektibo noong Hunyo 1, 2018."
Paano Mo Isulat ang Mensahe ng isang Internal Memo?
Ang isang template ng memo sa Word ay maaaring magbigay sa iyo ng payo sa pag-format, ngunit hindi ito magbibigay sa iyo ng payo sa nilalaman. Tulad ng isang tuntunin ay palaging magiging maigsi. Ang iyong panloob na memo ay dapat magkaroon ng isa-talata panimula na binabalangkas ang layunin ng memo. Pagkatapos ay dapat mong ilarawan kung ano ang na-prompt ang memo. Tumutok lamang sa kung ano ang kailangang matutunan ng mga tatanggap at anumang mga aksyon na kailangan nilang gawin bilang tugon sa memo. Hindi ka sigurado kung ano ang isulat? Sundin ang panloob na memorandum sample sa ibaba:
Petsa: Disyembre 1, 2018
Mula kay: Maria Ruben
Sa: Staff
Re: Bagong Oras na Epektibo Enero 1, 2019
Ang layunin ng memo na ito ay upang alertuhan ang mga kawani na ang mga oras ng kumpanya ng gym ay nagbabago. Pagkatapos ng mga kahilingan mula sa maraming mga empleyado, nagpasya kaming magpalawak ng mga oras na lampas sa karaniwang oras ng opisina para sa mga taong maaaring magtapos ng nagtatrabaho na obertaym sa bagong proyekto ng pag-unlad. Magiging bukas ang gym mula 6 a.m. hanggang 11 p.m. Mangyaring ipaalam sa akin kung mayroon kang anumang mga katanungan o komento.
Maria Ruben
Senior HR Director
Laging siguraduhin na tapusin ang iyong memo sa isang magalang na tala at mag-alok ng tulong, kung kinakailangan. Tapusin ang iyong panloob na memo sa isang maikling buod, na muli ang mga mahahalagang punto at isara ang isang tawag sa pagkilos.
Kung ang memo ay naghahatid ng mabuti o masamang balita, ito ay laging pinakamahusay na maging magalang, tumpak, hanggang sa punto at nag-aalok ng tulong sa mga masipag na empleyado na maaaring mangailangan nito. Kung nakikipaglaban ka sa pag-format o pagsasalita, subukan ang pagtingin sa ilang mga template ng online na memo para sa Word, at pumunta mula doon.
