Minsan ay maaaring mahirap na magpataw ng pagkakasunud-sunod at disiplina sa isang pulong ng kapisanan ng condo. Lalo na kung ang ilang mga pangunahing gastos o pagbabago ng mga patakaran ay pinag-uusapan, maaari mong harapin ang maraming iba't ibang mga pananaw at walang tunay na pinagkasunduan sa paraan ng pasulong. Mahalaga na sundin ang tamang pamamaraan ng pagpupulong upang ang lahat ay marinig at ang mga pagpapasya ay maaaring mabisa. Dapat mo ring basahin ang mga alituntunin ng iyong estado hinggil sa mga asosasyon ng condo, at matiyak na ikaw ay sumusunod sa legal na pamamaraan tungkol sa pag-uugali ng mga pulong.
Mga item sa agenda ng solicit para sa talakayan mula sa lahat ng mga miyembro ng lupon, upang matiyak na ang lahat ng mga natitirang isyu ay tinutugunan.
Isulat at ipakalat ang isang agenda nang maaga bago ang pulong, kasama ang mga minuto ng nakaraang pulong. Maaari itong maging pinaka-epektibo kung mayroon kang email address ng bawat may-ari upang matiyak ang mahusay na pamamahagi. Dapat ituro ng agenda ang oras at lugar ng pulong at eksakto kung ano ang tatalakayin. Ito ay dapat na naglalaman ng malinaw na mga kilalang motions sa substantibong negosyo.
Tiyakin na mayroon kang isang sekretarya na kumuha ng tamang minuto sa pulong. Sa ganitong paraan, ang mga pagkilos na naaprubahan sa pulong ay maitatala nang maayos at maaaring isagawa.
Payagan ang isang maikling panahon sa simula ng pulong para sa pakikisalamuha, at magkaroon ng kape o iba pang mga pampalamig sa kamay. Pinapayagan nito ang mga may-ari na makihalubilo at lilikha ng mas matulungin at maayang kapaligiran.
Dalhin ang pulong upang mag-order sa isang deklarasyon na ang pormal na negosyo ay magsisimula na ngayon. Tiyakin na mayroon kang pansin ng lahat bago magpatuloy sa negosyo sa kamay.
Aprubahan ang mga minuto ng nakaraang pagpupulong, alinman sa bilang o sa anumang mga susog na tinanggap ng mga miyembro.
Ipakita ang mga ulat ng anumang opisyal na kinakailangan, upang ipaalam sa mga may-ari ng anumang mga aksyon na kinuha sa ngalan nila mula sa huling pagpupulong.
Ilipat sa unang item ng negosyo. Sabihin ang paggalaw at humingi ng talakayan. Ang mga miyembro ay dapat makilala ng upuan bago sila magsalita. Tinitiyak ng sistemang ito na ang talakayan ay hindi bumabagsak sa isang walang bunga na libre-para-sa-lahat, na maaaring mangyari kung ang emosyon ay tumatakbo nang mataas tungkol sa isang partikular na isyu sa condo.
Ilipat ang paggalaw, alinman sa unang nakasaad o susugan sa pamamagitan ng talakayan, at pagkatapos ay bumoto.
Tiyakin na ang sekretarya ng pulong ay nagsasaad ng eksaktong paggamit ng mga salita ng paggalaw at ng kinalabasan ng boto bago lumipat. Gagabayan ng mosyon na ito ang mga kasunod na aksyon ng samahan sa partikular na isyu.
Magtrabaho sa bawat item ng negosyo sa ganitong paraan.
