Ang pagdaraos ng mga pulong ng mga minuto ay may maayos na pangangailangan ng isang mahusay na pakikitungo ng organisasyon at pansin sa detalye. Dahil ang mga pulong ng mga minuto ay kadalasang nagiging mga legal na dokumento, mahalagang i-summarize nang tumpak ang mga talakayan. Gumawa ng isang backup na kopya at iimbak ito sa isang ligtas na lokasyon, at ipamahagi ang mga dagdag na kopya sa mga kaugnay na partido. Sa pamamagitan ng pagsasagawa, mas madali itong idokumento ang mga minuto ng pagpupulong nang tumpak at maigsi.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Laptop computer
-
Word processing software
-
Agenda ng pagpupulong
-
Kopya ng Mga Batas ng Order ni Robert
Pagdokumento ng mga minuto ng pagpupulong
Dumating ka ng maaga, upang makuha ang iyong laptop na naka-set up at handa nang pumunta. Tandaan ang petsa, oras, lokasyon at listahan ng mga dadalo. Magrekord ng mas maraming diskusyon sa pagpupulong hangga't maaari para sa iyong bilis ng pag-type. Huwag mag-alala tungkol sa spelling o grammatical na mga pagkakamali. Kung napalampas mo ang isang mahalagang hakbang, tulad ng pagpasa ng isang paggalaw o aksyon item, okay na hilingin sa mga dadalo ng pulong na linawin ang mga salita. I-save ang dokumento paminsan-minsan upang maiwasan ang anumang pagkawala ng data.
I-edit ang iyong mga minuto ng pagpupulong sa lalong madaling panahon pagkatapos ng pulong, kapag ang iyong memorya ng talakayan ay sariwa pa rin. Tama ang anumang mga pagkakamali sa spelling o grammar at matiyak na ang pag-format ay pare-pareho sa buong dokumento. Magpasok ng watermark na "draft" upang ipaalam sa mga mambabasa na ang mga minuto ay hindi pa naaprubahan at ginawang opisyal. I-save ang file gamit ang isang pangalan ng file na madaling makilala at iba-iba sa ibang pagkakataon, tulad ng "StrataCouncilMinutesDecember5".
Ipadala ang mga minuto sa pulong ng upuan o ibang tao na itinalaga upang suriin ang talakayan. I-edit muli ang mga minuto, batay sa feedback na natatanggap mo. Kapag nag-edit, mag-ingat upang mapanatili ang integridad ng mga minuto. Huwag magdagdag ng anumang talakayan na hindi naganap, o alisin ang anumang talakayan na nangyari. I-save muli ang file.
Panatilihin ang watermark na "Draft" sa dokumento hanggang sa makatanggap ng pormal na pag-apruba ang mga minuto. Karaniwan itong nangyayari sa kasunod na mga pagpupulong ng parehong komite.
Sa sandaling aprubahan ng komite ang mga minuto, alisin ang watermark na "Draft" at i-save muli ang file. Ipamahagi ang mga aprubadong minuto sa mga miyembro ng komite kung kinakailangan.
Mga Tip
-
Magkaroon ng isang kopya ng Batas ng Order ni Robert (o anumang gabay na ginagamit ng iyong komite) upang gamitin bilang sanggunian sa panahon ng pulong. Makakatulong ito sa iyo na i-record nang tama ang mga paglilitis sa pulong.
Mas gusto pa ng ilang tao na idokumento ang mga minuto ng pagpupulong gamit muna ang shorthand, pagkatapos ay i-type ang mga tala sa ibang pagkakataon. Ang pamamaraan na ito ay maaaring gumana lamang pati na rin ang pagkuha ng mga minuto gamit ang isang laptop. Depende ito sa iyong personal na kagustuhan.
Para sa napakahalagang mga pagpupulong, isaalang-alang ang paggamit ng isang tape recorder upang gumawa ng audio recording ng mga paglilitis.
