Kung para sa isang asosasyon ng condominium o korporasyon ng maraming nasyonalidad, ang mga minuto ng pagpupulong ay bumubuo ng legal na batayan para sa anumang mga aksyon na kinuha ng grupo. Ang mga paglalaan, mga patakaran, mga pagbili - anumang aktibidad ng korporasyon, non-profit o para-profit - ay dapat maitala sa ilang minuto. Ang ilang mga organisasyon ay mas impormal kaysa iba - marahil ay hindi mo marinig ang isang kapitbahay na lumipat sa isang galaw sa talahanayan sa isang komite ng simbahan - ngunit dapat na gumana ang lahat ayon sa mga desisyon na ginawa ng kanilang namamahala na mga katawan. Ang mga minuto ay nagbibigay ng katibayan ng mga pagkilos na iyon at tukuyin ang kanilang layunin.
Maghanda
Magplano nang maaga. Magtipun-tipon ang agenda at isang listahan ng mga miyembro o matugunan ang mga kalahok sa kamay bago ang pulong. Kung ang iyong grupo ay hindi karaniwang ginagamit sa isang agenda, hikayatin ito upang simulan ang paggawa nito upang mapanatili ang focus. Alamin kung gaano karaming mga miyembro ang kailangan upang magsagawa ng negosyo, upang maaari mong tandaan ang pagkakaroon ng isang korum sa mga minuto kung kinakailangan.
Gumawa ng template na gagamitin para sa iyong mga tala. Isama ang mga puwang para sa petsa, oras at lokasyon, at isang checklist ng mga miyembro upang masuri ang mga dadalo at mga pagliban. Kung ang pulong ay nagsasangkot sa pampublikong input, isama ang mga linya para sa mga pangalan at ang mga isyu sa bawat address. Maraming mga website tulad ng Meetingtemplates.com nag-aalok ng mga libreng template para sa iba't ibang uri ng pulong.
Punan ang petsa, oras, lugar, dadalo at impormasyon ng korum sa pulong. Tandaan kung sino ang tumawag sa pulong sa order at ang oras. Kung maaari, hilingin sa mga miyembro ng publiko na dumalo upang irehistro ang kanilang mga pangalan upang hindi mo na kailangang tanungin kung paano i-spell ang mga ito. Sa malalaking grupo ng pagiging miyembro, magpalipat-lipat ng isang sign-up sheet upang i-double check ang iyong checklist ng pagdalo.
Tuparin ang Tumpak
I-record ang bawat isyu, at anumang pagkilos na kinuha sa bawat isa. Palaging isama ang pangalan ng miyembro na gumawa ng paggalaw. Ang unang galaw sa pangkalahatan ay tanggapin ang mga minuto ng isang naunang pagpupulong, kasunod ng anumang mga ulat sa komite. Isama ang mga rekomendasyon at anumang pagkilos na kinuha bilang tugon. Panatilihin ang mga nakasulat na ulat ng komite upang isama sa huling mga minuto. Huwag tangkaing ibuod ang mga talakayan.
Tandaan ang mga pangalan ng mga taong nagpapakilala, lumipat o kung hindi man ay nagtataguyod ng aksyon kasama ang isang tumpak na muling pagbabalik ng bawat galaw. Maraming organisasyon ang nagtatala rin sa taong may segundo sa paggalaw. Huwag mag-atubiling magtanong para sa pagsasauli o paglilinaw - ang opisyal na rekord na ito ay nagbuklod sa grupo sa partikular na pagkilos.
Magrekord ng mga boto ayon sa sistema ng iyong samahan. Kailangan mo ng hindi bababa sa isang bilang ng mga boto. Ang ilang mga grupo ay nagdaragdag din ng mga pangalan at nagtala kung paano bumoto ang bawat indibidwal.
Itala ang oras at pamamaraan ng pagtigil. Lagdaan ang iyong pangalan bilang sekretarya-minuto-tagabantay.
Sundin sa pamamagitan ng
Sumulat kaagad ng mga minuto, habang ang pulong ay sariwa sa iyong isipan. Kunin ang mga ito sa lider para sa pag-apruba sa loob ng isang araw o dalawa kasama ang isang listahan ng mga ulat o exhibit.
Magpadala ng mga minuto sa mga miyembro at mga dadalo na humiling sa kanila sa pamamagitan ng email, First Class mail, isang nakabahaging app tulad ng Microsoft OneNote o programa ng ulap tulad ng Google Drive.
Maghanda ng isang opisyal na kopya at ilakip ang orihinal na mga ulat at nagpapakita para sa permanenteng rekord.
Mga Tip
-
Subukan na perpekto ang isang template para sa mga pangangailangan ng iyong organisasyon sa halip na subukan upang magkasya ang iyong mga tala sa pagpupulong sa isang abstract na template. Maraming mga template ng negosyo ay masyadong impormal para sa mga organisasyong o pampublikong pagpupulong.
Hikayatin ang paggamit ng Mga Batas ng Order ni Robert sa iyong samahan. Ito ay isang malawakang ginamit na format na maaaring iakma sa pormal at impormal na pulong.
