Kung ito ay isang pulong ng empleyado o isa na nagsasangkot sa mga tagapamahala, empleyado, CEO at mamumuhunan, kailangang may isang tao na magrekord ng pulong at magbahagi ng impormasyon sa iba na hindi naroroon. At dahil ang mga alaala ay maaaring maikli, ang mga minuto ng pagpupulong ay nagsisilbing paalaala sa mga naroroon tungkol sa mga isyu na tinalakay, ang mga desisyon na ginawa at ang mga pagkilos na dapat gawin ng mga tao. Dahil ang mga minuto ay nagsisilbing gabay para sa mga pakikitungo sa negosyo sa hinaharap, mahalagang organisahin at isama ang tamang impormasyon. Na nagsisimula sa maaasahang mga tool.
Piliin ang Iyong Mga Tool
Pagdating sa pagpili ng mga tool, piliin ang mga pinakamahusay na gumagana para sa iyo at pahihintulutan kang manatili sa ibabaw ng kung ano ang nangyayari sa pulong at kumuha ng magkakaugnay na mga tala. Para sa ilang mga tao, iyon ay isang laptop o tablet computer; para sa iba, ito ay isang kuwaderno at panulat. Ang pagkakaroon ng isang recording device tulad ng isang voice recorder o isang smartphone na may recording app ay maaari ring makatulong sa iyo na suriin muli ang pulong sa ibang pagkakataon. Kung gumagamit ka ng isang smartphone, tablet o computer, i-off ang anumang mga tunog, laro o mga application ng social media upang hindi ka mapinsala sa panahon ng pagpupulong. Ang mga tool na ito ay maaaring makatulong sa iyo na kumuha ng mga tala nang mas mabilis - ngunit dapat mong laging magkaroon ng isang kuwaderno at ilang mga pens o mga lapis sa kamay bilang isang backup.
Gumamit ng isang Template
Ang pagbubuo ng isang template ay maaaring makatulong sa pag-save ka ng oras, dahil hindi mo na kailangang gumastos ng mahalagang sandali sa panahon ng pulong pagsulat ang mga paksa na tinalakay. Ang mga programa sa kompyuter, kabilang ang Microsoft Office, ay nag-aalok ng mga template ng pulong ng negosyo na magagamit mo - o maaari kang bumuo ng iyong sariling blangko na dokumento gamit ang agenda na natanggap mo nang maaga sa pulong. Ang mga template na ito ay karaniwang may mga seksyon na kasama ang "Mga Dadalo," "Mga Item ng Pagkilos," "Bagong Negosyo" at iba pa, ngunit suriin sa iyong tagapag-empleyo upang malaman kung ang anumang iba pang mga item ay kinakailangan, tulad ng mga pangalan ng mga shareholders na dumalo, ang mga pangalan ng mga bisita at ang lokasyon ng pulong. Sa tuktok ng bawat seksyon, lumikha ng isang maliit na kahon na may salitang "Oras" dito, upang maisulat mo ang oras na nagsimula ang bahaging iyon. Sa isang computer, i-save ang template sa Word o ibang format na nae-edit, na nag-iwan ng ilang mga blangko na puwang sa bawat seksyon. Kung lumilikha ka ng isang template upang mag-print at pagkatapos ay punan sa pamamagitan ng kamay, mag-iwan ng sapat na espasyo sa bawat seksyon. Kapag sumulat ka ng mga tala nang magmadali, madalas kang magsulat ng mas malaki at tumagal ng higit na espasyo kaysa sa iyong gagawin kung marami kang oras.
Ano ang Dapat Isama at Ano ang Mag-iwan
Ang layunin ng pagkuha ng mga minuto sa isang pulong ay hindi upang itala ang bawat solong bagay na tatalakayin ng mga tao, ngunit sa halip na itala ang mga bagay na nangyari, nagmumungkahi "Mga Batas ng Order ni Robert," isang maikling aklat na nagbabalangkas kung paano haharapin ang mga pulong sa parlyamentaryo. Ang aklat na ito ay madalas na ginagamit ng mga nonprofit at mga negosyo bilang isang gabay para sa pagpapatakbo ng mga pagpupulong. Sa mga tuntunin ng mga tala sa pagpupulong, huwag i-aksaya ang iyong oras sa pagsusulat ng bawat argument na ginawa ng isang tao para sa o laban sa isang partikular na aksyon sa negosyo, halimbawa. Kung ang isang tao ay gumagawa ng paggalaw, halimbawa, isulat ang eksaktong mga salita ng paggalaw, na ginawa ito, at ang huling resulta ng boto. Gayunpaman, hindi mo kailangang isulat ang mga komento ng lahat para sa o laban sa paggalaw. Kapag may nag-ulat, isulat kung sino ang gumawa ng ulat, ang pangalan ng ulat, maikling buod ng ulat, at ang pagkilos na ginawa. At dahil nakukuha mo ang "mga minuto," isulat din ang oras na ginawa ang desisyon, pati na rin ang oras na nagsimula nang talakayin ng mga tao ang item.
Pagbubuo ng isang Shorthand
Kahit na hindi mo isinulat ang bawat isang bagay na nangyari, minsan ang pagkilos sa pulong ay maaaring mas mabilis kaysa sa maaari mong panatilihin up. Kapag nangyari iyan, gamitin ang iyong sariling pagkakasundo. Halimbawa, maaari mong gamitin ang mga pagdadaglat ng mga karaniwang salita sa negosyo, tulad ng "mgmt" para sa pamamahala o "prod" para sa produkto o produktibo. Gumamit ng mga inisyal para sa mga taong kasangkot sa pulong, tulad ng "JS" para kay John Smith. Ang mga simbolo tulad ng isang tandang pananong ay maaari ring maikakaila para sa "tanong." Halimbawa, maaari mong isulat ang "JS?" upang ipahiwatig na si John Smith ay nagtanong. Paunlarin ang iyong sariling takigrapya, at pagkatapos isalin ito sa mga tuntunin na maunawaan ng lahat ng tao bago mo i-publish ang mga tala ng pagpupulong.
