Ang pag-stream ng isang proseso ng pagkuha ay nangangailangan ng paglikha ng mga tukoy na hakbang sa pagbili upang mabawasan ang oras sa pagitan ng kapag ang isang tao ay humiling ng isang item at kapag natanggap niya ito. Batay sa iyong kasalukuyang proseso ng pagbili, maaari mong i-streamline ang iyong system sa pamamagitan ng pagbabago ng kung sino ang kasangkot, pagbibigay ng higit na awtoridad sa pagbili at pagtatatag ng mga tukoy na patakaran sa vendor.
Kilalanin ang mga kahinaan
Ang unang hakbang sa pag-streamline ng iyong proseso sa pagkuha ay ang pagtukoy kung bakit gusto mong gawin ito. Maaari kang maging overspending. Ang iyong mga empleyado ay maaaring maging mas produktibo dahil kailangan nilang maghintay para sa kagamitan na kailangan nila. Ang iyong mga customer ay maaaring maging malungkot dahil hindi ka maaaring makakuha ng mga materyales na sapat na mabilis upang matupad ang mga order. Ang iyong mga form o kahit na ang kakulangan ng mahusay na mga papeles ay maaaring maging sanhi ng mga bottleneck. Kapag alam mo kung ano ang iyong mga problema sa pagbili, maaari mong suriin ang iyong proseso upang makita kung ano ang maaaring maging sanhi ng problema.
Centralize o Desentralize
Ang isang paraan upang i-streamline ang iyong proseso ng pagbili ay pag-iisa ito sa isang tao o kagawaran. Sa halip na magkaroon ng isang miyembro ng kawani pumunta sa kanyang department manager, na pagkatapos ay pumunta sa chief operating officer, na pagkatapos ay pumunta sa finance manager, payagan ang mga empleyado upang isumite ang mga kahilingan nang direkta sa isang ahente sa pagkuha. Maaari itong bawasan ang oras na kinakailangan upang makakuha ng mga naaprubahan na aprubahan dahil ang isang tao ay responsable para sa timeline.
Kung mayroon ka nang ganitong uri ng proseso ng pagbili ng sentralisadong, gayunpaman, maaaring ito ang iyong problema. Ito ay maaaring mangyari kapag ang pagbili ng ahente ay nalulula sa mga kahilingan na mayroon siyang pananaliksik. Kung ganito ang kaso, isaalang-alang ang pagkakaroon ng mga ulo ng departamento na aprubahan muna ang mga pagbili, na pagkatapos ay isumite sa departamento ng pananalapi. Upang masulit ang ganitong uri ng sistema, lumikha ng isang "due sa" na petsa para sa lahat ng iyong mga form upang matiyak na ang lahat ng kasangkot ay alam kung ang isang order ay angkop at alam na sila ay gaganapin nananagot.
Palakihin ang Pagbili Authority
Ang isa pang paraan para sa pag-streamline ng pagbili ay upang bigyan ang mga empleyado ng awtoridad na gumawa ng mga pagbili. Ito ay maaaring humantong sa overspending kung hindi ka nagtatakda ng tiyak na mga parameter, tulad ng kung ano ang mga kalakal at serbisyo ng isang partikular na empleyado ay maaaring bumili, isang cap sa halaga ng mga pagbili na maaari niyang gawin at kung ano ang mga vendor maaari niyang gamitin. Isaalang-alang ang pagbibigay sa mga empleyado ng awtoridad na gumawa ng mas maliliit na pagbili, lalo na ang mga regular na karaniwang inaprubahan, tulad ng mga supply ng opisina. Kung maaari mong kontrolin ang paggamit ng credit card ng mga empleyado, mag-isyu ng mga card sa mga miyembro ng kawani na may pagbili ng awtoridad, na nagpapahintulot sa kanila na gumawa ng online, brick-and-mortar o pagbili ng telepono nang hindi kinakailangang humiling ng tseke o pagbili ng credit card mula sa departamento ng accounting. Gumawa ng mahigpit na patakaran ng kumpanya para sa paggamit ng credit card ng kumpanya.
Pre-Append Vendor
Kung kailangan ng mga miyembro ng kawani na magsaliksik at kumpirmahin ang mga vendor sa bawat oras na bumili sila, lumikha ng isang listahan ng mga naaprubahang vendor na magagamit nila. Tinutulungan nito na matiyak na nagtatrabaho ka sa mga supplier na alam mo at maaaring lumikha ng dami ng pagbili na maaaring humantong sa mga diskwento sa vendor. Mag-set up ng isang sistema ng pagbili na may mga naaprubahang vendor upang hindi nila kailangang magpatakbo ng isang ulat ng kredito sa iyo sa tuwing ang isang empleyado ay gumagawa ng isang pagbili. Bigyan ang mga vendor ng isang listahan ng mga empleyado na maaaring gumawa ng mga pagbili, o gumamit ng code sa pagbili ng kumpanya na ibinibigay mo upang pumili ng mga empleyado. Ang isang kahilingan para sa pormularyong panukala o template na magagamit ng iyong mga empleyado kapag kailangan nila upang makakuha ng maramihang mga bid sa isang trabaho ay pabilisin ang proseso sa pamamagitan ng pag-aalis ng pangangailangan para sa mga miyembro ng kawani upang lumikha ng mga dokumento ng bid.
Pagbutihin ang Pag-iiskedyul ng Pagbili
Kung alam mo nang maaga kailangan mong bumili ng partikular na mga kalakal at supplies, iiskedyul ang mga pagbili sa panahon ng mabagal na oras sa iyong kumpanya, na maaga pa rin. Makakatulong ito upang mabawasan ang mga pagbili na nawawala sa isang dagat ng mga papeles, na nangangailangan ng mga pagtatanong sa antas ng kagawaran at mga pinabilis na kahilingan. Hayaang magsumite ang iyong mga tagapamahala ng departamento ng quarterly na mga kahilingan sa pagbili, kabilang ang mga petsa ng paghahatid, at gumawa ng iyong ahente sa pagbili ng isang kalendaryo para sa pagbili.
