Ang mga pagpupulong ay nangyayari nang regular sa mundo ng negosyo, at ang mga minuto ay ang mga opisyal na dokumento na ginamit upang i-record ang mga pagkilos na ginawa at mga desisyon na ginawa. Dahil ang mga minuto ay naging opisyal na mga dokumento sa mga mata ng kumpanya, ang anumang mga pagbabago na kailangang gawin sa mga minuto ay nangangailangan ng isang addendum. Kapag lumikha ka ng isang addendum dapat mong malaman kung kailan at kung paano ito iharap sa komite ng pagpupulong at idagdag ito sa mga opisyal na minuto, upang hindi mo gagawin ang mga pagbabagong ito ng iyong sariling kasunduan.
Maghanda ng mga kopya ng mga opisyal na minuto mula sa huling pagpupulong, upang ang lahat na dumalo sa pulong ay maaaring suriin ang mga ito.
Pumasa sa mga minuto sa susunod na pagpupulong. Ito ay kaugalian para sa tagapangulo ng pulong upang simulan ang mga bagay-bagay sa pamamagitan ng pagsusuri ng mga minuto mula sa nakaraang pulong. Dapat basahin ng lahat ng dadalo ang mga minuto at aprubahan ang mga ito bago sila magpatuloy. Kung ang sinuman ay may isang bagay na idagdag, palitan o itama, pagkatapos ito ay ang angkop na oras upang sabihin ito.
Isulat ang mga pagbabago sa mga minuto. Maaari mong isulat ang mga pagbabago nang direkta sa iyong kopya ng mga minuto, o ibaba ang mga tala sa isang hiwalay na piraso ng papel.
Pahintulutan ang lahat ng mga miyembro ng pulong na sumang-ayon sa mga iminumungkahing pagbabago sa mga minuto, na ipapakita sa addendum. Kung nagkakasundo ang lahat, maaari kang sumulong sa paglikha ng addendum sa mga minuto.
Lumikha ng addendum pagkatapos ng adjourned ang pulong. Pinakamabuting gawin ang addendum pagkatapos ng pulong, upang ang impormasyon ay sariwa pa rin sa iyong isip. Gamitin ang template ng minuto upang isulat sa impormasyon ng addendum.
I-circulate ang opisyal na mga minuto sa nakalakip na addendum sa likod ng mga ito sa mga miyembro ng grupo ng pulong. Maaaring hindi mo gustong maghintay hanggang sa susunod na pagpupulong upang gawin ito, kung sakaling malayo ito sa hinaharap. Sa halip, ipasa ang isang elektronikong kopya ng mga minuto at ang addendum sa pamamagitan ng email sa grupo, at ipaalam sa mga miyembro na ang kanilang feedback o pag-apruba ay malugod. Kung ang lahat sa pangkat ay sumang-ayon sa mga minuto na may addendum, pagkatapos ito ay magiging iyong bagong dokumentong nagtatrabaho.
Dalhin ang mga minuto at addendum sa iyong susunod na pagpupulong upang makuha ang pirma ng iyong tagapangulo. Ang mga minuto lamang ay magiging opisyal kapag ang tagapangulo ay pumasok sa kanila.
