Ang taong nagtatanggap ng mga kliyente kapag pumasok sila sa isang opisina ay nagpapakita ng isang imahe ng kumpanya. Ang isang disorganized, walang malasakit receptionist ay nagpapakita ng kumpanya bilang hindi propesyonal at walang pag-asa. Samantala, ang pagbati nang may pagmamahal sa pamamagitan ng isang matugunan na miyembro ng kawani ay gumagawa ng pakiramdam ng isang kliyente at maaaring humantong sa kanya upang linangin ang isang mas mahabang relasyon sa kumpanya. Tandaan din na sa ilang mga uri ng mga tanggapan tulad ng isang doktor o opisina ng therapist, at bago ang mahahalagang pagpupulong tulad ng mga panayam, ang mga bisita ay maaaring makaramdam ng nerbiyos. Ang isang friendly na pagbati ay maaaring makatulong upang ilagay ang mga ito sa kagaanan.
Ilagay ang iyong desk upang harapin ang pasukan, kaya nakikita mo ang mga kliyente habang papasok sila. Tiyaking mukhang malinis ang tanggapan sa simula ng bawat araw at panatilihing nakaayos ito sa buong araw. Maghatid agad ng mga pakete o ilagay ang mga ito sa labas ng paningin. Panatilihing maayos ang mga papeles at ma-access ang iyong appointment book. Magkaroon ng naaangkop na mga programa sa computer na tumatakbo upang madali mong makita ang isang impormasyon ng kliyente.
Ngumiti at tanggapin ang kliyente, na nagpapahiwatig ng tunay na init at sigasig. Gumamit ng isang pagbati na nagpapahiwatig na inaasahan mo sa kanya, kung ito ang kaso - ngunit kung alam mo na ito ang kliyente na iyong inaasahan. Kung hinihintay mo ang isang kliyente sa iyong law firm sa ika-9 ng umaga, at ang isang lalaking bihasa para sa pulong ng negosyo ay lumalakad, maaari mong ngumiti at sabihing, "Hi, ikaw ba si John? Napakaganda nito na nakilala ka." Huwag ipahayag ang buong pangalan ng kliyente - ituring ang kompidensyal na ito bilang impormasyong ito. Gumamit ng mas pangkalahatang pagbati kung hindi mo alam ang kliyente, tulad ng, "Magandang umaga, maligayang pagdating sa XYZ Firm. Paano ko matutulungan ka ngayon?"
Magbigay ng tulong sa kliyente sa pamamagitan ng pag-aayos ng appointment, pagbibigay sa kanya ng mga papeles na dapat niyang punan o ipaalam sa kanya na sasabihin mo sa angkop na tao na siya ay dumating. Ipaalam sa kliyente kung gaano katagal maaaring maghintay siya. Tanungin siya kung mayroon siyang mga katanungan at sagutin ito sa abot ng iyong kakayahan. Kung dapat mong suriin ang sagot, tiyakin na gagawin mo iyon.
Hikayatin ang kliyente na magrelaks habang naghihintay. Mag-alok ng mga refreshment ng client tulad ng tubig, kape o tsaa, kung magagamit. Kung tanggihan ng kliyente ang alok, sabihin sa kanya upang ipaalam sa iyo kung binabago niya ang kanyang isip. Magpatuloy ng nakangiting at makipag-ugnay sa mata kapag nakikipag-usap ka sa kliyente, na nagpapahiwatig ng init at sigasig.
Mahigpit na hilingin sa client na maghintay sandali lang kung kailangan mong sagutin ang telepono. Sagutin ang telepono na may pagbati tulad ng, "Magandang umaga, ito ay Terri mula sa XYZ Firm. Maaari mo bang hawakan sandali lang?" Salamat sa tumatawag para sa hawak at tiyakin sa kanya na ikaw ay makakasama sa kanya. Pagkatapos ay dumalo sa kliyente sa opisina.
Sundin ang protocol ng iyong opisina para sa pagpapasok ng mga kliyente sa mga kawani. Ipatawag ang miyembro ng kawani sa oras na dumating ang kliyente, kung alam mo na ang miyembro ng kawani ay hindi nakikipagkita sa isa pang bisita. Kung hindi man, tawagan ang naaangkop na kawani sa pamamagitan ng telepono kapag ang appointment ng kliyente ay nakatakdang magsimula.
Pag-escort sa kliyente sa tanggapan ng miyembro ng kawani kung ito ang tinatanggap na pamamaraan sa iyong opisina, at ipinahiwatig ng miyembro ng kawani na nais niyang simulan ang pulong. Bilang kahalili, ipatawag ang miyembro ng kawani sa lugar ng paghihintay upang matugunan ang kliyente. Ipakilala ang miyembro ng kliyente at kawani kung hindi pa nila natutugunan, gamit ang mga huling pangalan o unang pangalan, depende kung saan mas gusto ng iyong kumpanya.
