Kung ikaw ay nasa isang komite at kailangang gumawa ng isang ulat upang talakayin ang iyong pagpupulong, mahalaga na tiyakin na handa ka para sa pulong at maunawaan ang mga pangunahing kaalaman kung paano sumulat ng ulat ng komite. Ang pagsunod sa ilang mga hakbang ay maaaring magdadala sa iyo mula sa umpisa hanggang katapusan, at magkakaroon ka ng isang kumpletong ulat na handa upang ibigay sa indibidwal o grupo na pagsubaybay sa pag-unlad ng iyong komite.
Dalhin ang panulat at papel o isang laptop sa iyo sa iyong komite sa pagpupulong. Magsagawa ng rekord ng petsa, oras, mga dadalo, kabilang ang mga pamagat at ang haba ng pulong. Isulat ang mga paksa sa agenda at kung ano ang maaaring tinalakay nang walang tiyak na oras. Tandaan kung sino ang sumang-ayon at hindi sumasang-ayon, ang dahilan, at iba pang mahahalagang impormasyon na naganap sa pulong. Kung ang isang paksa ng komite ay hindi sumang-ayon at ang komite ay nagpasiya na itakda ang talakayan hanggang sa isang pulong sa hinaharap, siguraduhin na matalastas mo iyon at kapag ang komite ay magkikita muli sa paksa.
Gumawa ng isang ulat mula sa iyong mga tala na muling sinusuri ang pulong nang mas detalyado, na nagbibigay ng lahat ng impormasyon sa isang organisadong format. Baka gusto mong magsimula sa isang pabalat na pahina na kasama ang petsa, oras, haba ng pulong, at kung sino ang pumasok.
Ipagpatuloy ang pagsulat sa unang paksa ng pulong ng komite, pati na rin ang detalyadong impormasyon tungkol sa kung ano ang napag-usapan at kung ano ang ipinasiya, kabilang ang impormasyon sa mga boto ng komite. Pumunta sa bawat paksa at gawin ang parehong. Depende sa uri ng komite at ang dahilan ng pagpupulong, maaari mong isama ang posibleng mga kadahilanan ng panganib kung ang isang aksyon ay hindi sinusunod sa pamamagitan ng o kung ang isang pagkilos ay hindi tinutukoy. Isulat kung kailan magkikita muli ang komite. Sumulat ng isang listahan ng mga taong tatanggap ng ulat sa ibaba ng listahan.
Basahin ang ulat upang tiyakin na ang dokumento ay libre sa mga bantas at pambalarila na mga pagkakamali. Suriin ang ulat ng komite upang matiyak na tumpak ang nilalaman at suriin muli gamit ang iyong mga tala. Baguhin ang dokumento kung kinakailangan bago matapos ang isang kumpletong ulat ng pulong.
Gumawa ng mga kopya at ibigay ang ulat sa mga dadalo gayundin ang lupon ng mga direktor, iba pang mga komite, tagapamahala o iba pa kung may kinalaman.
Mga Tip
-
Kung mas gusto mong i-record ang pulong, tiyakin na mayroon kang pahintulot ng bawat miyembro ng komite bago ang pag-tap sa pulong.
Babala
Iwasan ang paglagay ng impormasyon sa ulat na nakakakuha ng paksa upang maiwasan ang tagapuno, at manatili sa mga katotohanan. Kung ang isang tao sa komite ay nagsimulang magsalita tungkol sa kanilang mga anak, halimbawa, huwag isama ito maliban kung ito ay tumutukoy sa ilang gawain na ginagawa ng komite, tulad ng isang programang pagbabasa para sa mga bata.
