Kapag kailangan mong ibuod ang isang malaking halaga ng impormasyon, isang memo o titik ay isang mahusay na paraan upang gawin ito. Maraming tao ang nahihirapang magsulat at naniniwala na wala silang bokabularyo na gawin ito. Ngunit tulad ng pagsulat guro William Zinsser sabi, pagsusulat ay pag-iisip lamang sa papel. Ang kailangan mo lang gawin ay ayusin ang iyong mga saloobin, sundin ang estilo ng format na iyong pinili, at gamitin ang wika na simple at malinaw.
Pagsulat ng isang Ulat sa isang Memo
Sumulat ng isang header. Para sa isang memo, sabihin sa itaas na kaliwang sulok na dapat basahin ang memo (halimbawa, Sa: Lahat ng mga Empleyado), na nagsulat nito (Mula: Ang Iyong Pangalan), sino pa ang tatanggap nito (CC: Pangalan ng Tatanggap) petsa (Kasalukuyang Petsa) at kung ano ito tungkol sa (Paksa: Paksa sa Paksa.)
Kung ito ay isang sulat, magsimula sa isang petsa at pagbati, tulad ng "Sa lahat ng mga empleyado:".
Isaalang-alang ang iyong madla.Kung nagsusulat ka sa pangkalahatang madla, gamitin ang wika na mauunawaan ng lahat. Ang mga bagong empleyado ay maaaring hindi pa alam ang jargon ng kumpanya, at ang mga empleyado sa isang departamento ay hindi maaaring maunawaan ang terminolohiya ng iba.
Gumawa ng balangkas. Ang pagsasaayos ng iyong mga saloobin ay nagpapahintulot sa malinaw na pagsulat Isaalang-alang kung ano ang nais malaman ng iyong madla, at kung ano ang nais mong sabihin sa kanila. Bigyang-diin ang mga pangunahing konklusyon ng ulat at kung ano ang ibig sabihin nito para sa mga taong nagbabasa ng memo.
Magsimula sa malakas na pahayag ng pagbubukas. Kilalanin ang ulat at ang mga konklusyon nito. Halimbawa, "Dahil sa aming kamakailang pag-aaral sa pagiging produktibo, gagawa kami ng ilang pagbabago sa aming mga patakaran sa paggamit ng Internet."
Ipaliwanag. I-highlight ang anumang data o natuklasan na sumusuporta sa konklusyon. "Napag-alaman ng mga tagapayo na ang mga empleyado ay gumugol ng dalawang oras sa isang araw sa average checking na email at sa pamamahala ng mga team ng sports fantasy." Gayundin, hayaang malaman ng mga mambabasa kung kailan magaganap ang mga pagbabago.
Sabihin sa mga tao kung saan sila maaaring pumunta para sa mas kumpletong impormasyon (kung naaangkop). Halimbawa, "Tatalakayin namin ito nang higit pa sa aming lingguhang pulong ng kawani sa Biyernes" o "Ang buong ulat ay magagamit sa lahat ng empleyado sa form na PDF." Huwag mag sign ng memo; Ang iyong pangalan ay nasa tuktok ng memo. Kung nagsusulat ka ng isang sulat, gamitin ang iyong unang pangalan, ang iyong buong pangalan, o ang iyong buong pangalan at pamagat, depende sa mga pangyayari at iyong kagustuhan.
Muling isulat at i-cut ang kalat. Reread ang draft at alisin ang mga hindi kailangang salita. Halimbawa, "Ang opinyon ng korporasyon na dapat aktibong hikayatin ng tanggapan ng Scranton na mabawasan ang mga isyu sa hindi produktibo sa pamamagitan ng paglilimita sa paggamit ng di-gumana ng mga mapagkukunan ng kumpanya," ay maaaring isulat muli bilang "hiniling ng Corporate na limitahan ang personal na paggamit ng ari-arian ng kumpanya. ay magpapataas ng ating pagiging produktibo."
Proofread and spell-check. Magkaroon ng isang pinagkakatiwalaang kasamahan suriin ang iyong balarila at tono; ang isang hindi magandang nakasulat na pangungusap ay maaaring ipakahulugan sa mga paraang hindi mo sinadya. Gayundin, magpatakbo ng spell-check ngunit mag-ingat ng awtomatikong mga tampok na kapalit ng salita. Hindi mo nais na sabihin ng iyong ulat na "Indonesia" kung ibig mong sabihin ang "Indiana."
