Kung ikaw ay isang empleyado na nagsusulat ng isang ulat para sa iyong boss, o isang may-ari ng negosyo na nag-uulat sa iyong pangkalahatang tagapamahala, ang pinakamahusay na tool ay ang "why-how-how" na balangkas. Bakit mo sinusulat ang ulat na ito? Anong impormasyon ang kailangang malaman ng mambabasa? Papaano mo ihaharap ang iyong mga rekomendasyon o konklusyon? Ang pagsunod sa istrakturang ito ay magbibigay ng lohikal na daloy sa iyong dokumento. Ibibigay nito sa iyong boss o tagapagpaganap ang tumpak na impormasyong kailangan upang makagawa ng isang mahusay na kaalaman sa desisyon sa negosyo.
Tumutok sa Bakit
Unawain kung bakit isinusulat mo ang ulat. Mahalaga na ikaw ay malinaw sa layunin ng ulat, kung hindi man maaari mong maiangkop ang iyong pagsusulat sa maling tagapakinig o iwanan ang mahahalagang impormasyon. Magtanong kung kinakailangan. Kung ang ulat ay ibabahagi sa maraming departamento, isaalang-alang kung dapat mong isama ang mga indibidwal na seksyon na tumutugon sa mga alalahanin ng bawat departamento.
Magpasya kung anong Impormasyon ang Isasama
Ipunin ang impormasyong kailangan mo, tulad ng data sa pananalapi, mga tsart at mga graph. Pakikipanayam ang mga tao na ang mga opinyon ay may kaugnayan sa iyong ulat. Pagkatapos, magpasya sa pinakamahalagang punto o mga punto na sa palagay mo ay kailangang malaman ng madla. Magsimula sa pamamagitan ng pagsulat ng ilang mga talata na nagbibigay-highlight sa mga kapansin-pansin na puntos, o istraktura ang iyong impormasyon sa isang listahan ng bullet point ng mga item.
Magpasiya Kung Paano Ipapakita ang Iyong Rekomendasyon
Bigyan ang ulat ng isang pamagat. Ilarawan nang maikli ang mga detalye ng pagtatalaga o ang dahilan ng pagsusulat ng ulat. Ilarawan ang iyong paraan ng pagtitipon ng impormasyon. Isinaayos nang maayos ang katawan ng ulat, halimbawa, ayon sa mga pangunahing tema. Siguraduhing isama ang sapat na impormasyon upang ipakita na lubusan mong nasuri ang paksa. Tapusin ang ulat sa iyong konklusyon o rekomendasyon, batay sa iyong mga natuklasan.
Magdagdag ng Buod ng Executive
Bumalik sa simula ng iyong ulat at magdagdag ng isang talata o dalawa na naglalagay ng mga pangunahing punto ng ulat. Bilang kahalili, gumamit ng mga bullet point upang buuin ang iyong mga ideya. Ang buod ng ekseksto ay maaaring ang lahat na may oras ang iyong amo upang basahin kaya siguraduhin na isama ang lahat ng may kinalaman na impormasyon. Sa madaling sabi, ano ang ulat? Ano ang mga pangunahing natuklasan? Ano ang iyong imungkahi o inirerekomenda? Anong mangyayari sa susunod? I-edit ang iyong buod hanggang sa maihatid nito ang kakanyahan ng iyong ulat sa loob ng isang oras ng pagbabasa ng isa o dalawang minuto.
I-format ang Ulat
Kung may gabay sa estilo ng kumpanya, siguraduhing sundin mo ito. Kung hindi man, i-format ang ulat sa isang madaling-read na estilo, kaya ang kopya ay madaling i-scan hangga't maaari. Gumamit ng malinaw na mga pamagat upang paghiwalayin ang mga paksa; ito ay ginagawang madali para sa iyong amo na mahanap ang may-katuturang pahina sa ulat. Isaalang-alang ang pag-highlight ng mga mahahalagang katotohanan sa malaking font o naka-bold na naka-print. Ayusin ang anumang mga pinansiyal na pahayag, naka-print na materyales o iba pang mga sumusuportang dokumento sa isang apendiks sa dulo ng ulat.
Suriin at Proofread
Suriin ang ulat para sa tamang spelling at grammar. Ang mga pagsusuri sa spell ng online at mga tseke ng grammar ay kapaki-pakinabang ngunit hindi palaging nagbibigay-daan para sa konteksto.Kung maaari, magkaroon ng isang tao proofread ang ulat na may isang beady mata para sa mga error. Tanungin ang tagapagpatunay ng pag-uulat upang i-kritika ang ulat sa pangkalahatan. Nawalan mo na ba ang isang pag-iisip na hindi natapos? Gumamit ka ba ng terminolohiya sa industriya nang tuluyan? Madaling maintindihan? Huwag subukan na mapabilib sa iyong stellar bokabularyo - magsikap para sa kalinawan sa halip.
