Maraming mga negosyo na hindi cash-based carry account na maaaring tanggapin sa kanilang mga libro. Ang mga ito ay mga halaga na ang mga customer ay may utang sa kompanya at kadalasang kinikilala bilang mga kita sa pahayag ng kita. Ang prosesong ito ay maaaring maging mahirap, at kadalasang natatanggap ang pera na hindi maaaring madaling mailapat sa isang account ng customer. Ang mga pamamaraan sa lugar na ito ay tumutukoy sa mga diskarte upang gawing mas naka-streamline ang work na ito at mas kaunting oras.
Pamamaraan 1: Pondo ng Deposito
Ilagay ang lahat ng mga tseke at cash na natanggap, kahit na hindi sila makikilala sa mga customer sa mga account na maaaring tanggapin system. Kaagad na magbayad ng mga pagbabayad ng credit card. Maaari kang gumawa ng isang tala sa deposito slip patungkol sa hindi kinilala na tseke upang idokumento ang sitwasyon. Ang mga kopya ng mga slip ng deposito ay karaniwang magagamit online, ngunit hindi ang mga item ng deposito. Gumawa ng mga kopya ng mga item na hindi maaaring makilala kaagad at i-file ang mga ito sa pamamagitan ng petsa ng resibo.
Pamamaraan 2: Pananaliksik
Kunin ang file gamit ang mga pinakalumang item at magtrabaho sa mga unang. Subukan upang makahanap ng katulad na mga pangalan sa system; ang pangalan ng kostumer ay maaaring mali sa spelling. Maaari kang maghanap sa lahat ng bukas na mga invoice na tumutugma sa halaga ng pagbabayad o isa pang partikular na detalye tungkol sa pagbabayad. Ang ilang mga kagawaran ng accounting ay may mga file sa mga hindi nakikilalang mga bagay na nalutas upang kung makatanggap ka ng isa pang tseke mula sa parehong kostumer, hindi mo kailangang mag-aaksaya ng iyong oras sa mga isyu sa pagkakakilanlan.
Pamamaraan 3: Makipag-ugnay sa Departamento ng Sales
Makipag-ugnay sa mga empleyado ng departamento ng pagbebenta at magtanong tungkol sa mga pagbabayad na hindi maaaring maitugma sa system. Dahil ang mga receivable nagmula sa departamento ng mga benta, ang mga salespeople ay malamang na matandaan ang pagbebenta at makapagbigay sa iyo ng ilang kapaki-pakinabang na impormasyon.Ang pera ay maaaring para sa isang paunang pagbabayad sa isang benta na hindi pa nakikilala at, kung iyon ang kaso, ang departamento ng pagbebenta ay kailangang gumawa ng tanggapin sa sistema. Kung nalaman mo na ang mga pondo ay natanggap para sa isang benta na hindi nakakonekta sa departamento ng pagbebenta, ipagbigay-alam sa kagawaran ng kasangkot at ng accounting manager.
Pamamaraan 4: Tukoy na Account
Gumawa ng isang tukoy na pangkalahatang account ng ledger na gagamitin para sa mga hindi natukoy na mga receivable. Ang account na ito ay madalas na nilikha bilang isang pananagutan na may balanse sa kredito. Kapag nakatanggap ka ng isang di-kilalang pagbabayad, nag-debit ka ng cash at credit ang mga hindi kilalang account sa kuwarta. Sa sandaling matukoy mo kung aling customer ang mailalapat ang pera, maaari mong i-reverse ang entry sa journal at ipasok ang data sa module na maaaring tanggapin. Bilang kahalili, maaari mong gamitin ang isang memo ng kredito upang kredito ang tanggapin at i-zero ang pananagutan.
Pamamaraan 5: Makipag-ugnay sa Customer
Kung ang isang receivable ay hindi matatagpuan sa loob ng departamento ng pagbebenta, ang susunod na hakbang ay upang makipag-ugnayan sa customer at subukan upang makakuha ng mga detalye tungkol sa mga benta. Minsan ang isang may-ari ng maliit na negosyo ay maaaring gumamit ng kanyang sariling pangalan para sa pagbebenta ngunit binabayaran ng tseke ng negosyo, na hindi maitugma sa anumang account. Kung ang isang numero ng telepono ay wala sa tseke, maaaring kailanganin mong gamitin ang Internet upang mahanap ang impormasyon ng contact. Siguraduhing magkaroon ng check o isang kopya ng tseke sa harap mo kapag nakikipag-usap sa kostumer upang pahintulutan kang magbigay ng mas maraming impormasyon hangga't maaari.
Pamamaraan 6: Bagong Tanggapin
Kung matapos ang isang makatwirang oras, hindi mo pa rin mahanap ang customer sa iyong system, hilingin ang controller para sa pahintulot na lumikha ng isang bagong receivable sa system, magdagdag ng tala tungkol sa sitwasyon at ilapat ang tseke patungo sa bagong account na ito. Depende sa halaga ng tseke, hindi sulit na gumastos ng higit sa isang oras o kaya sinusubukang i-apply ang mga pondo sa naaangkop na account. Kung mayroon kang napakaraming mga item na ito, makipagkita sa kawani ng departamento ng pagbebenta upang matukoy kung ano ang nasa likod ng problemang ito at subukang iwasto ito.
