Ang pag-audit ay isang pormal na pamamaraan na ginagawa ng isang opisyal ng pag-audit upang makita kung paano gumagana ang isang kumpanya at kung paano ito mapapabuti. Iba't ibang uri ng pag-audit ang umiiral, tulad ng pagganap at pananalapi, ngunit lahat sila ay sumusunod sa parehong pangunahing pamamaraan. Ang pamamaraang ito ay karaniwang nahati sa apat na pangunahing seksyon, kabilang ang paunang pagpaplano, fieldwork, pag-uulat at pag-follow-up sa pagsasara.
Bumuo at magpadala ng isang paunang sulat ng abiso sa kliyente o departamento na ini-awdit. Detalye kapag ang pag-audit ay magaganap, kung gaano katagal mo inaasahan ito, ang pagtatalaga ng opisyal ng audit kung ang opisyal ay hindi ka at isang checklist ng uri ng data na iyong hahanapin at kailangan sa panahon ng pag-audit.
Magtakda ng isang pulong sa mga tagapamahala ng kumpanya o departamento. Tukuyin ang mga layunin at saklaw ng pag-audit sa mga tagapamahala at alamin kung anong mga mapagkukunan ang magagamit. Kumuha ng malalim na impormasyon sa mga proseso ng kumpanya o kagawaran, pati na rin. Pahintulutan ang mga tagapamahala na ipahayag ang anumang mga alalahanin na mayroon sila tungkol sa pag-audit o magtanong.
Magsagawa ng isang pangunahing survey ng kumpanya o departamento. Ang layunin ng pagsisiyasat ay upang madagdagan ang iyong natutunan sa pulong ng tagapangasiwa at tulungan kang mas mahusay na maunawaan ang mga layunin ng kumpanya, mga operasyon at mga mekanismo ng kasalukuyang kontrol, tulad ng mga pamamaraan ng pahintulot.Ang iba't ibang data tulad ng handbook ng kumpanya at pahayag ng manggagawa ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa panahon ng yugtong ito.
Magbalangkas ng isang batayang fieldwork plan batay sa impormasyon na nakuha sa pamamagitan ng pulong at survey. Binabalangkas ng plano sa field kung paano mo makuha ang natitirang bahagi ng data na gagamitin mo. Maaari itong mag-iba batay sa mga item tulad ng lakas ng mga kontrol ng kumpanya.
Makipag-usap sa mga miyembro ng kawani upang mangolekta ng mga dokumento - iba-iba ang mga ito batay sa partikular na uri ng pag-audit na iyong ginagawa - at makuha ang kanilang pang-unawa sa kung ano ang nangyayari sa kumpanya. Tanungin kung ano sa tingin nila ang kumpanya ay mahusay na gumagana at kung ano ang maaaring pinabuting at kung bakit.
Repasuhin ang mga dokumentong iyong nakolekta mula sa mga miyembro ng kawani. Suriin ang mga error sa entry o magkakasalungat na impormasyon. Tingnan ang mga miyembro ng kawani upang makita kung mayroon silang sapat na paliwanag para sa mga pagkakamali o mga salungatan.
Patunayan na ang dokumentasyon at pamamaraan ay alinsunod sa patakaran ng kumpanya at iba pang mga regulasyon sa lokal, estado o pederal.
Subukan ang mga kontrol ng kumpanya o departamento. Ang pagsusulit ay nangangahulugan lamang na tinitingnan mo ang dokumentasyon para sa tiyak na mga transaksyon - kadalasan sa isang lugar sa kapitbahayan ng 24 hanggang 36 - mas malapit. Ang mas maraming mga pagkakamali o mga pagkakaiba na nakikita mo sa dokumentasyon at panayam, mas mahalaga ito. Kung ang dokumentasyon sa simula ay nagpapakita na ang mga kontrol ay gumagana nang maayos, maaaring hindi mo kailangang magkano sa hakbang na ito. Ang mga pagsusuri na hindi mga kontrol sa pagsubok ay sinasabing sundin ang isang makabuluhang paraan.
Gumawa ng ilang mga paunang opinyon tungkol sa kumpanya o kagawaran at kung paano ito gumagana o maaaring mapabuti. Magbigay ng feedback sa mga tagapamahala ng kumpanya o departamento at hilingin sa kanila ang isang nakasulat na tugon sa iyong mga rekomendasyon at mga paunang natuklasan. Dapat talakayin ng tugon kung paano nilayon ng mga tagapamahala na ayusin ang mga problema na iyong naihiwalay.
Gumawa ng isang magaspang na draft ng iyong ulat sa pag-audit. Dapat isama ng ulat ang impormasyon sa background at balangkas ang saklaw ng pag-audit. Dapat din itong ipakita kung ano ang iyong natagpuan at kung ano ang iyong mga rekomendasyon ay nakabatay sa mga natuklasan, pati na rin ang mga kopya ng o mga exerpts mula sa mga tugon ng mga tagapamahala.
Makipagkita sa mga tagapamahala nang isa pang beses at talakayin ang iyong magaspang na ulat. Ibigay ang mga ito sa mga kopya at sagutin ang anumang mga katanungan na maaaring taglay ng mga tagapamahala. Ang punto ng pulong na ito ay upang matiyak na maunawaan ng mga tagapamahala ang lahat ng iyong ginawa at kung ano ang kailangan nilang gawin upang mapabuti.
I-tweak at i-edit ang iyong ulat upang lumikha ng pangwakas na draft. Ang huling draft ay dapat isama ang mga resulta ng pulong ng pagrepaso ng audit. Ipamahagi ang huling draft sa mga tagapamahala.
Sumunod sa departamento o kumpanya sa loob ng anim hanggang 12 na buwan upang malaman kung ang kumpanya o departamento ay gumawa ng mga pagbabago upang ayusin ang mga problemang natukoy sa panahon ng pag-audit.
Sumulat ng isang pormal na sulat sa mga tagapamahala na nagpapahiwatig kung ano ang iyong natutunan sa panahon ng follow-up at anumang karagdagang trabaho na kinakailangan. Kung natugunan ng kumpanya o departamento ang mga inaasahan, ipahiwatig ito sa liham at sabihin na nakamit ang mga layunin ng pag-audit na isasara mo ang pag-audit.
Mga Tip
-
Maging handa para sa ilang mga pag-igting sa panahon ng proseso ng pag-audit. Ang mga tao ay madalas na nerbiyos tungkol sa mga pagkakamali na maaari mong makita, kahit na ang mga error ay walang sala, dahil maraming mga pagkakamali ang maaaring mangahulugan na ang kanilang mga trabaho ay nasa linya. Tiyakin sila na ang iyong trabaho ay simpleng mag-imbestiga, hindi upang magbigay ng anumang mga premyo o parusa. Laging ipaliwanag ang eksaktong dahilan kung bakit humiling ka ng tiyak na datos upang maunawaan ng mga manggagawa ang iyong makatwirang paliwanag.
