Walang gustong magbigay ng masamang balita, lalo na sa mga empleyado. Gayunpaman, kapag ang negosyo ay pababa, madalas na kinakailangan upang i-off ang mga tao o bawasan ang oras. Ang mga mensaheng ito ay napakahirap magsulat sa isang liham dahil maaaring mukhang kahit gaano mo ihayag ang mga katotohanan, ang mga tatanggap ay galit at mapataob. Sa kabutihang palad, may ilang pagpaplano maaari kang magsulat ng isang liham na hinahayaan ang mga empleyado na pababa madali at tinutulungan silang maunawaan ang mahirap na katangian ng iyong desisyon upang mabawasan ang kanilang oras.
I-type ang petsa. Laktawan ang isang puwang. Kung ikaw ay personalizing isang liham sa bawat indibidwal na empleyado, gamitin ang function ng mail merge sa iyong word processing program upang idagdag ang mga pangalan at address. Kung hindi man, maaari mong alisin ang buong address at magsulat ng generic na sulat kung mayroon kang masyadong maraming empleyado upang gumawa ng personalized na mga kopya.
Buksan ang titik sa pamamagitan ng pag-type ng "Minamahal (Ipasok ang pangalan ng empleyado)" na sinusundan ng isang colon. Kung nagsusulat ka ng isang pangkalahatang sulat, i-type ang "Mahal na Pinagkatiwalaang Kawani" na sinusundan ng isang colon.
Simulan ang sulat sa pamamagitan ng pagbibigay ng background. Ipaliwanag na ang kumpanya ay nawawalan ng pera at kung ano ang sinubukan mong gawin upang kontrahin ang pagtanggi. Sumulat sa malinaw na wika ngunit sa sapat na detalye upang maunawaan ng mga empleyado na ang kumpanya ay dumadaan sa mahihirap na panahon. Huwag banggitin ang mga nabawasan na oras sa unang talata, dahil ang mga empleyado ay malamang na huminto sa pagbabasa at mawawala ang pagkakataon upang ipaliwanag ang sitwasyon o upang subukang panatilihin ang kanilang tapat na kalooban.
Ipaliwanag ang pagbabawas sa oras sa pangalawang talata. Maging tiyak. Ilang oras ang maaaring asahan ng mga manggagawa sa bawat linggo? Kailan sila babalik sa kanilang normal na iskedyul, kung naaangkop? Ang mga empleyado ay magkakaroon ng maraming mga katanungan at pagtugon sa kanila ngayon ay maiwasan ang pagkalito at mga tawag sa telepono sa opisina.
Bigyang-diin ang mabuting balita, kung mayroon man. Halimbawa, kung binabawasan mo ang oras upang maiwasan ang pagtapon ng sinuman, sabihin iyon. Kung mayroon kang isang diskarte na sa tingin mo ay makakakuha ng iyong negosyo pabalik sa itim sa lalong madaling panahon, hayaan ang mga empleyado pakiramdam ang iyong pag-asa sa mabuting ibubunga. Kahit na ang mabuting balita ay medyo menor de edad, makakatulong ito sa empleyado na madama na ang iyong pinakamahusay na interes ay nasa puso.
Bigyan ang impormasyon ng pagkilos sa huling talata. Kung kailangan ng mga empleyado na gawin ang anumang bagay tulad ng punan ang karagdagang mga papeles, ipaalam sa kanila. Pasalamatan sila sa pagdadala sa iyo sa mahirap na prosesong ito.
