Pagdating sa isang kumplikadong piraso ng makinarya, tulad ng isang kotse, nagkakamali ang mga pagkakamali. Gayunpaman, bilang isang kostumer, nararapat kang magkaroon ng mga pagkakamali na naituwid. Sumulat ng sulat ng reklamo bilang isang pormal na paraan upang malutas ang isang kontrahan sa kumpanya ng pagkumpuni ng kotse. Hindi mo kailangang maging emosyonal o dramatiko upang makuha ang mga resulta na nararapat sa iyo. Tumutok sa pagpapanatili ng isang magandang relasyon sa negosyo sa pamamagitan ng pagiging layunin at makatarungang kapag naghahanap ng isang lunas.
I-address ang sulat sa tamang tao. Magsimula sa manager ng tindahan ng lokasyon na iyong binisita. Kung hindi ka nakatanggap ng lunas mula sa tagapamahala ng tindahan, hanapin ang isang regional manager. Maaari mong mahanap ang istraktura ng organisasyon ng kumpanya sa pamamagitan ng pagpunta sa kanyang website o sa pamamagitan ng pagtawag sa punong-himpilan at humiling ng impormasyon ng contact ng manager.
Simulan ang iyong sulat sa pamamagitan ng paglalagay ng timeline ng mga kaganapan. Sa detalyadong paraan, ipaliwanag kung ano ang nangyari, nang nangyari ito at kung kanino ka nagsalita. Halimbawa: "Noong Biyernes, Hunyo 30, binisita ko ang lokasyon sa 123 Maple Street. Pagkatapos makipag-usap sa mga nag-uugnay na benta ni Jim, sumang-ayon ako na makakuha ng tuneup at pagbabago ng langis.
Ipaliwanag ang problema. Maging mapaglarawang hangga't maaari. Halimbawa: "Pagkatapos na umalis sa shop, napansin ko ang isang matinding pag-ingay sa ilalim ng hood kapag ang kotse ay walang ginagawa."
Sabihin ang kumpanya kung ano mismo ang gusto mong gawin ito upang malunasan ang sitwasyon. Halimbawa: "Gusto ko ng isang buong refund para sa mga serbisyo sa iyong shop pati na rin ang $ 45 na kailangan upang ayusin ang pinsala na nangyari sa iyong shop." Maging patas tungkol sa lunas na inirerekumenda mo. Huwag subukan na maayos ang iyong front bumper kung hindi ito direktang may kaugnayan sa pag-aayos na natanggap mo sa shop.
Gumamit ng layunin na wika. Kapag nagsusulat ng liham, huwag gumamit ng wika na nagpapaalab. Huwag insultuhin ang kawani o kumpanya. Gayundin, huwag gumawa ng mga pagbabanta sa kumpanya o sa kawani. Banggitin lamang ang mga katotohanan, at ang lunas na sa palagay mo ay patas.
Isama ang dokumentasyon. Isama ang isang kopya ng invoice para sa gawaing ginawa mo sa tindahan. Isama ang mga larawan na nag-back up ng iyong claim. Gayundin, kung bumibisita ka sa isa pang mekaniko, at maaaring ilagay ng bagong mekaniko sa sulat na ang serbisyo ay resulta ng isang may mali na dating repair, kasama na ang dokumentasyon. Siguraduhing isama ang mga photocopy, at panatilihin ang mga orihinal sa isang ligtas na lugar.
Maging positibo. Kung may isang bagay na gusto mo tungkol sa kumpanya, o kung mayroon kang isang kasaysayan ng pagiging isang customer, isama ang impormasyong iyon. Ang kumpanya ay mas malamang na maging receptive kung ito ay maaaring panatilihin sa iyo bilang isang customer.
Isama ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay upang maabot ka ng kumpanya. Isama ang isang numero ng telepono at email address para sa pinaka-prompt na tugon.
Mga Tip
-
Gamitin ang format ng negosyo sa sulat kapag sumulat sa kumpanya.
