Upang maging epektibo ang komunikasyon, dapat itong maglaman ng pitong pangunahing elemento. Ang komunikasyon ay naproseso sa salita o sa pamamagitan ng pagsulat ng isang madla. Ang madla ay maaaring binubuo ng isang tao o isang libo. Kapag nais mong epektibong makipag-usap ng isang mensahe sa isang tao o sa isang pangkat ng mga tao, kung ito ay sinasalita o nakasulat, isama ang mga elementong ito sa loob ng iyong mensahe.
Istraktura
Ang proseso ng komunikasyon ay dapat maglaman ng isang magandang istraktura. Ang elementong ito ng komunikasyon ay binubuo ng paglikha ng isang pambungad, isang katawan at malapit para sa speeches at mga titik. Ang isang pambungad ay nagpapaalam sa tagapakinig tungkol sa paksa, ipinaliliwanag ng katawan nito at ang pagsasara ng lahat ng ito.
Kalinawan
Ang ikalawang sangkap sa proseso ng komunikasyon ay kalinawan. Ang mensahe na binibigkas ng tagapagsalita ay dapat na malinaw na nagpapahintulot sa tagapakinig na maunawaan ang paksa at layunin nito.
Hindi pagbabago
Ang pagkakasunud-sunod ay isa ring mahalagang elemento sa komunikasyon. Ang isang tao na nakikipag-usap sa isang mensahe ay dapat na matiyak na hindi ito naglalaman ng mga hindi pagkakapare-pareho na magiging sanhi ng pagkalito sa mga tagapakinig.
Katamtaman
Ang daluyan ay tumutukoy sa paraan ng isang mensahe ay ipinahayag. Ang mga mensahe ay nakipag-usap sa maraming paraan kabilang ang sa pamamagitan ng mga titik, tawag sa telepono, memo, speech, voice mail at sa pamamagitan ng broadcast sa telebisyon. Ang pagpili ng wastong daluyan para sa komunikasyon ay mahalaga at dapat piliin ayon sa badyet at layunin. Kapag pumipili ng isang medium, matukoy ang pinakamahusay, at pinaka-epektibong gastos, paraan upang makuha ang iyong mensahe sa kabuuan.
Kaugnayan
Ang isa pang mahalagang aspeto ng komunikasyon ay ang kaugnayan. Alamin kung ang mensahe na iyong ibinibigay ay may kaugnayan sa madla na tumatanggap nito. Kung ang mensahe ay tungkol sa mga istatistika sa pananalapi, tiyakin na maunawaan ng madla ang mga ratios at data na iyong itinatanghal.
Primacy and Recency
Ang madla ay hindi palaging naiintindihan ang isang buong mensahe, ngunit sa halip ay maaaring tandaan ang mga detalye lamang mula sa simula at pagtatapos ng isang pagsasalita o pag-uusap. Ang konsepto na ito ay tinatawag na "primacy and recency." Kapag nakikipag-usap sa isang mensahe, panatilihin ang elementong ito sa isip. Mag-alok ng pinakamahalagang mga detalye na nais mong madamay ng tagapakinig sa simula at wakas ng mensahe.
Ang Psychological Rule ng Seven Plus o Minus Two
Ayon sa Lee Hopkins, isang may-akda ng komunikasyon sa negosyo, naniniwala ang mga psychologist na ang mga tao ay mananatiling impormasyon sa kanilang mga talino sa mga kumpol. Dahil dito, ang panuntunang ito ay nilikha at sinabi na sa anumang oras ang mga tao ay maari lamang matandaan sa pagitan ng lima at siyam na piraso ng impormasyon sa isang pagkakataon. Ito ay kinakalkula sa pamamagitan ng pagsisimula sa pitong at pagdadagdag o pagbabawas ng dalawa.
