Paano Magplano ng Tawag sa Kumperensya. Sa mundo ng korporasyon, ang mga pulong ay mahalagang bahagi ng komunikasyon. Ang isang paraan upang magsagawa ng mga pagpupulong kung saan ang mga kalahok ay maaaring nasa iba't ibang tanggapan, o kahit iba't ibang bahagi ng mundo, ay sa pamamagitan ng pag-iiskedyul ng isang conference call. Kahit na ang mga tawag sa pagpupulong ay maaaring maging isang madaling paraan upang makipag-usap, may ilang mga hakbang na dapat mong gawin upang matagumpay na magplano. Sundin ang mga tip na ito upang magplano ng isang conference call.
Magpasya sa isang petsa at oras para sa iyong conference call. Siguraduhing gumawa ng anumang mga kalahok na naninirahan sa iba't ibang mga time zone sa account kapag pinaplano ang oras.Hindi mo nais na magplano ng isang conference call para sa isang oras bago o pagkatapos ng iyong mga kasamahan ay karaniwang nasa opisina.
Ayusin ang isang numero ng conference call mula sa conference center ng iyong kumpanya, o makipag-ugnay sa isang online provider na nagpapabilis sa mga tawag sa pagpupulong. Ito ay madalas na nagsasangkot ng pag-set up at account at pagbabayad ng isang maliit na bayad, ngunit ito ay isang maginhawang opsyon kung ang iyong kumpanya ay hindi nag-aalok ng mga serbisyo ng conferencing.
Maghanda ng kahilingan sa pagpupulong na nagdedetalye sa petsa, oras at ipinanukalang paksa. Ito ay dapat na ipadala sa pamamagitan ng email sa mga kalahok sa conference call ilang linggo maagang ng panahon upang bigyan sila ng sapat na oras upang mapaunlakan ang iyong conference call. Tiyaking isama ang mga tiyak na tagubilin sa pag-dial at anumang mga numero ng PIN na kakailanganin ng mga kalahok upang ma-access ang tawag.
Gumawa ng agenda para sa conference call. Ang iyong agenda ay dapat sumakop sa kung ano ang gusto mo sa pagpupulong na tawag upang makamit, kung ano ang mga paghahatid ay kinakailangan pagkatapos ng tawag at kung saan ang mga kalahok ay magiging responsable para sa mga susunod na hakbang.
Ipadala ang agenda at anumang karagdagang impormasyon na kakailanganin ng mga kalahok upang suriin ang ilang araw bago ang tawag. Maaari kang magsama ng mga spreadsheet o mga ulat na nagbibigay ng background para sa paksa na iyong pinaplano na matugunan.
Sundin mismo ang mga kalahok na hindi ka nakatanggap ng kumpirmasyon mula sa araw bago ang conference call. Ang isang tawag sa telepono ay pinakamahusay sa kasong ito, dahil ang kalahok ay maaaring hindi nakatanggap ng iyong email sa kahilingan ng pulong.
