Ang mga indibidwal at negosyo ay may iba't ibang mga pagpipilian pagdating sa paghaharap ng mga kagamitan. Ang ilang mga pagpipilian ay nag-aalok ng mataas na antas ng seguridad habang ang iba ay maaaring tumanggap ng isang mataas na density ng mga file. Ang halaga ng espasyo na mayroon ka, ang pagiging sensitibo ng mga file at ang iyong kagustuhan para sa mga pisikal o electronic na rekord ay nakakaimpluwensya sa iyong pagpili ng kagamitan sa pag-file.
Mga Kagamitan sa Pisikal na Pag-file
Pag-filing Cabinet
Ang paghaharap ng cabinet ay isang sangkap ng opisina. Ang apat na drawer na nagpapahintulot sa mga file na mai-imbak sa ibang pagkakataon ay karaniwan. Ayon kay Smead, isang kumpanya ng pamamahala ng dokumento, ang mga cabinet ng paghaharap ay kapaki-pakinabang kung kailangan mong panatilihing ligtas ang mga rekord. Dahil ang mga cabinets ay maaaring naka-lock, ang isang kumpanya ay maaaring limitahan ang pag-access sa mga sensitibong file habang pinapayagan ang mga empleyado at bisita na pumasok sa kuwarto.
Mula sa lahat ng mga pagpipilian sa pisikal na pag-file ng kagamitan, ang mga cabinet ay madalas na ang pinakamahal at masulit limitadong kapasidad. Basahin ang mga tala na ang apat na kabinet ng pag-file ng drawer na tumatagal ng 6-foot-by 24-foot filing area ay maaaring humawak ng humigit-kumulang 8,448 na mga folder.
Buksan ang Shelving
Ang isang alternatibo sa paghaharap ng mga cabinet ay buksan ang shelving. Ang mga unit ay pareho sa mga bukas na bookcases at partikular na idinisenyo para sa taas at lapad ng folder. Ang disenyo ay nagbibigay-daan sa mga gumagamit madaling pag-access sa mga file at maaaring maging alinman nakatigil o maging mobile kung naka-attach ang mga roller sa ibaba.
Buksan ang shelving nakakatipid sa espasyo at pera. Basahin ang mga tala na pangkaraniwang kagamitan sa pag-file ng istante tatlong beses mas mura kaysa sa paghaharap ng mga cabinet. Kung ikukumpara sa isang cabinet ng apat na drawer, ang isang pitong lapad na istante ay may 80 porsiyento mas maraming kapasidad. Ang shelving ng mobile ay maaaring ilagay sa mas mataas na densidad at nag-aalok ng 405 porsiyento ng higit na kapasidad kaysa sa mga cabinet.
Mga Tip
-
Bukod sa mga kagamitan sa pag-file, kakailanganin mo rin supplies tulad ng mga folder ng file, mga label at mga dulo ng tab upang maayos ang pag-andar ng pisikal na sistema.
Digital Filing Equipment
Mga Panlabas na Aparato
Maginhawang gumamit ng panloob na hard drive ng computer upang mag-imbak ng mga file, ngunit mapanganib mo ang pagkawala ng iyong impormasyon kung ang hard drive ay napinsala o pisikal na nasira. Upang maiwasan ang panganib na ito, maaaring naisin ng mga user na i-back up ang data sa isang panlabas na device. Inirerekomenda ng PC World ang pag-back up ng mga kritikal na file sa isang panlabas na hard drive at paggamit ng isang thumb drive upang maglipat ng mga file kung kinakailangan.
Mga Tip
-
Ang mga gumagamit ay maaari ring mag-back up ng data sa isang serbisyong nakabatay sa cloud, tulad ng Google Drive o Dropbox, na hindi nangangailangan ng anumang karagdagang kagamitan.
Mga server
Ang mga negosyong gusto ng maramihang mga partido na magkaroon ng access sa parehong data ay maaaring nais na mamuhunan sa isang server. Ang mga server ay kumikilos bilang isang central repository para sa maraming mga gumagamit ng mga file. Sinasabi ng PC World na ang mga negosyo ay maaaring mag-host ng mga application ng multiuser - tulad ng mga database at enterprise resource planning system - sa server. Ginagawa nitong madali para sa isang malaking bilang ng mga indibidwal may access sa parehong mga file. Ang data ng server ay maaaring i-back up sa isang panlabas na aparato o ang cloud para sa dagdag na seguridad.
Mga pisikal na server mukhang katulad sa isang high-end PC. Bilang kahalili, ang mga negosyo ay maaaring pumili ng isang serbisyo sa cloud-based na serbisyo - Amazon Web Services, Windows Azure at Rackspace Cloud Services ay ang lahat ng mga opsyon - na hindi nangangailangan ng isang pisikal na server.
