Ang isang kahilingan para sa bid o kahilingan para sa panukala, o RFP, ay isang dokumento na ginawa ng isang negosyo o organisasyon para sa mga vendor. Halimbawa, maaaring kailanganin ng kompanya ng konstruksiyon ang mga karpintero o isang ospital na maaaring mangailangan ng isang taga-disenyo ng web upang lumikha ng isang site. Ang mga RFP ay karaniwang pormal na mga dokumento na may mga alituntunin para sa vendor. Kabilang dito ang mga detalye sa negosyo na gumagawa ng kahilingan, ang mga pagtutukoy ng proyektong pangnegosyo, ang proseso ng paghihingi para sa mga vendor, ang proseso ng pagpili para sa pagpili ng isang vendor o vendor, ang proseso ng kontrata at ang proseso ng komunikasyon sa panahon ng pangangalap.
Kolektahin ang lahat ng iyong impormasyon muna. Magkaroon ng iyong mga pinansiyal na pahayag, badyet, kontrata, kasunduan at anumang iba pang may kinalaman na mga dokumento na tumutukoy sa proyekto. Gagawin nitong mas madali ang pagsusulat ng iyong RFP.
Sumulat ng isang pangkalahatang-ideya o panimula, kung minsan ay tinatawag na isang "buod ng tagapagpaganap." Ang seksyon na ito ay nagpapakilala sa negosyo o organisasyon na gumagawa ng kahilingan at ang lugar nito sa loob ng industriya nito. Ang buod ay nagtatanghal din sa isang highlight fashion na kailangan ng proyekto o negosyo para sa kung saan hiniling ang mga kahilingan.
Ipakita ang mga pagtutukoy nang malinaw, sa mga tuntunin kung saan tutugon ang mga vendor. Tukuyin ang kalikasan at saklaw ng iyong proyekto, ang iyong mga pangangailangan, ang iyong inaasahang kinalabasan at anumang iba pang mahahalagang impormasyon. Maging tiyak; mayroong isang makabuluhang pagkakaiba sa pagitan ng nangangailangan ng isang website na dinisenyo at nangangailangan ng isang website na dinisenyo, na-update at regular na pinamamahalaang.
Malinaw na ipahayag ang mga tagubilin kung paano gagawin ang proseso ng komunikasyon sa panahon ng proseso ng paghingi ng tawad. Kung nais mong makipag-ugnay ang mga vendor sa isang tao sa iyong samahan, gawing malinaw iyon. Kung magkakaroon ng isang presentasyon para sa mga vendor na dumalo, isama ang lahat ng mga detalye tungkol dito. Kung hindi mo nais ang mga vendor na makipag-ugnay sa iyo sa lahat sa panahon ng proseso, sabihin na tiyak. Magtakda ng isang pagpapasiya kung paano matatanggap mo ang mga bid, kung dapat silang sarado at kung ano ang deadline.
Ipaliwanag na ang RFP ay hindi isang kontrata at ang pagtugon sa mga ito ay hindi ginagarantiyahan ang pagpili. Siguraduhing isama ang impormasyon na gagawin ang tugon ng isang vendor na nagkakahalaga ng oras ng vendor. Magtakda ng mga detalye sa badyet, kontrata, paraan ng pagbabayad at pagsusuri ng trabaho habang aktibo ang proyekto.
Isama ang anumang legal, copyright, seguro at etikal na pagsasaalang-alang para sa mga vendor na isaalang-alang. Kabilang dito, ngunit hindi limitado sa, mga kasunduan sa kompidensyalidad, mga pangangailangan ng mga vendor ng minorya, mga lokal na regulasyon, mga pagsasaalang-alang sa kaligtasan at mga gawi sa negosyo.
Tukuyin ang anumang mga natatanging tagubilin kung paano mai-format ang mga tugon. Ituro ang mga vendor kung paano mo gustong makita ang kanilang mga numero ng proposal, kung anong impormasyon ang dapat nilang isama sa kanilang mga panukala, tulad ng mga kopya ng impormasyon sa seguro o mga lisensya sa negosyo.
Isama ang isang inaasahang konklusyon hinggil sa proseso ng pagpili. Hayaang malaman ng mga vendor kung ipaalam sila o hindi ay aabisuhan kung hindi nila makuha ang trabaho pati na rin kung ano ang aasahan kung pinili ang mga ito para sa trabaho.
