Maraming mga kumpanya ang nagdadala sa labas ng mga vendor kapag mayroon silang malalaking proyekto. Mayroong maraming mga dahilan para sa outsourcing ang trabaho, kabilang ang kakulangan ng kawani, kakulangan ng mga mapagkukunan at kakulangan ng kadalubhasaan para sa proyekto. Kapag pumipili ng isang vendor ng pananaw, ang isang negosyo ay madalas na nagpapadala ng isang Kahilingan para sa Impormasyon o Kahilingan para sa Panukala. Bago magpasya kung anong uri ng tool ang pinakamainam para sa iyong samahan, isaalang-alang ang mga pagkakaiba sa pagitan ng dalawa.
Kahilingan para sa Impormasyon
Ang mga Kahilingan para sa Impormasyon, o RFIs, ay nagpaplano ng mga dokumento. Ang mga ito ay impormal na mga dokumento at hindi karaniwang nangangailangan ng pangako mula sa alinmang partido. Ang mga RFI ay idinisenyo upang mangolekta ng impormasyon tungkol sa kumpanya, kakayahan, kakayahan at karanasan ng mga prospective na vendor. Ang mga detalye ng proyekto at badyet ay karaniwang hindi kasama sa ganitong uri ng dokumento. Ang tanging oras na ganitong uri ng impormasyon ay kasama ay kung ang kumpanya ay naghahanap ng isang maikling-matagalang vendor para sa isang maliit na proyekto.
Kahilingan para sa Panukala
Ang mga kahilingan para sa Panukala, o RFP, ay kumplikadong mga dokumento na nilikha ng mga kumpanya upang maakit ang mga bid at mga panukala mula sa labas ng mga vendor. Kasama sa isang RFP ang badyet ng proyekto, takdang panahon at pamantayan, pati na rin ang mga layunin at layunin ng kumpanya. Nakatuon ito sa mga pagtutukoy at saklaw ng proyekto, at ito ay gumagana upang manghingi ng isang detalyadong tugon mula sa mga potensyal na vendor. Ang mga sagot sa Vendor ay kadalasang kinabibilangan ng impormasyon tungkol sa kumpanya ng vendor, ang ipinanukalang presyo at tiyak na mga detalye kung paano gagawin at pamamahalaan ng vendor ang proyekto.
Mga Proseso
Ang RFI ay kadalasang ginagamit nang nag-iisa para sa mga proyektong mababa ang badyet, at bilang panimulang punto para sa mga proyekto na may mataas na badyet. Karaniwang tumatagal ng ilang linggo upang magpadala at makatanggap ng mga tugon para sa ganitong uri ng dokumento, at karaniwan ay mas mababa sa 10 na pahina. Ang RFP ay ginagamit para sa mga proyekto na may mataas na badyet, at karaniwang ginagawa sa dulo ng bahagi ng pagtitipon ng impormasyon ng proyekto. Karaniwang tumatagal ng ilang buwan upang magpadala at tumanggap ng mga sagot sa vendor sa ganitong uri ng dokumento, at kadalasan ay hindi bababa sa 20 mga pahina o higit pa.
Mga Bentahe
Ang paggamit ng isang RFI ay kapaki-pakinabang para sa mga maliit, mababang epekto proyekto. Ang dokumentong ito ay hindi nangangailangan ng maraming oras o pagsisikap mula sa mga potensyal na vendor, dahil hindi nila kailangang magpadala ng mahabang paglalarawan ng mga detalye ng proyekto. Samakatuwid ang mga kumpanya ay gumagamit ng ganitong uri ng dokumento upang matuto nang higit pa tungkol sa saklaw ng isang malaking proyekto bago simulan ang proseso ng panukala. Ang benepisyo ng isang RFP ay inihahanda nito ang kumpanya na sumulong sa isang vendor at simulan ang kontrata phase.
Mga disadvantages
Ang downside sa isang RFI ay ang mga vendor ay maaaring hindi interesado sa pagpapadala ng impormasyon dahil hindi nila nakikita ang ipinahiwatig na pangako mula sa kumpanya. Ang mga disadvantages ng RFP ay ang mga paghahanda ng oras na kailangan upang maipadala ito at matanggap ito. Kung ang isang kumpanya ay hindi sigurado tungkol sa pangkalahatang saklaw at pagtutukoy ng proyekto, ang pagsusulat ng RFP ay maaaring maging napakahirap o maaaring magresulta sa mga mahuhulaan na mga panukalang vendor.
