Kapag ang mga kumpanya ay may trabaho upang makumpleto, madalas silang mag-isyu ng isang Kahilingan para sa Panukala (RFP) sa mga kwalipikadong indibidwal, kumpanya at kontratista na may kakayahang gawin ang trabaho. Kung binibigyan ka man o hindi ng trabaho ay depende sa mga contact na mayroon ka sa kumpanya na nagbigay ng RFP, ngunit depende rin ito sa kung paano ka tumugon sa kahilingan. Ang pagpapadala ng isang panukala bilang tugon sa isang RFP ay mas pormal kaysa sa pagpapadala ng email reply upang ipahayag ang iyong interes, at dapat gawin sa isang propesyonal na paraan. Kung nakatanggap ka ng isang RFP sa isang proyekto na interesado sa iyo, sundin ang mga hakbang na ito upang makatugon ng maayos.
Basahin ang RFP at tiyakin na malinaw mong nauunawaan kung ano ang nais ng kumpanya. Tawagan ang contact ng kumpanya sa telepono kung hindi ka sigurado sa anumang mga punto at nangangailangan ng paglilinaw. Ang pag-interbyu sa indibidwal na maikling ay mas maraming propesyonal kaysa sa pagsusumite ng tugon na misinterprets sa kahilingan. Mayroon din itong kalamangan sa pagbibigay ng isang personal na pagpapakilala sa iyo, na makakatulong sa pagdating ng oras para suriin ng kumpanya ang iyong panukala.
Draft isang balangkas para sa iyong tugon. Ang RFP na iyong natanggap ay malamang na sumunod sa isang tiyak na format upang maiugnay ang nais ng kumpanya. Gamitin iyon bilang isang gabay upang lumikha ng balangkas. Magsimula sa pamamagitan ng paggawa ng isang naka-bullet na listahan ng lahat ng mga header ng seksyon. Para sa bawat isa sa mga ito, gumawa ng isang listahan ng mga katanungan upang sagutin at mga isyu upang matugunan. Ang pagkakaroon ng balangkas ng kalikasan na ito upang gabayan ka sa proseso ng pag-draft ng iyong panukala ay gawing mas madali para sa iyo na tumugon sa RFP sa isang malinaw at madaling paraan.
Magtipon ng isang koponan upang mag-draft ng panukala. Ang ilang mga indibidwal sa iyong organisasyon ay maaaring may kadalubhasaan sa larangan ng mga address ng proposal, samantalang ang iba ay maaaring magkaroon ng isang partikular na talento para sa pagsulat ng mga nakasulat na dokumento. Magtipon ng isang maliit na koponan upang matugunan at paganahin ang mga detalye ng panukala na hiniling.
Isulat ang panukala. Magkakaiba ang mga nilalaman mula sa isang RFP papunta sa susunod, ngunit may ilang mga patnubay na dapat tandaan. Kilalanin at sagutin ang lahat ng mga tanong na ibinibigay ng RFP, at tugunan ang anumang mga alalahanin na mayroon ang kumpanya. Huwag matakot na magdala ng isang value-added na diskarte sa pamamagitan ng pagtukoy ng mga pangunahing bagay na maaari mong mag-alok ngunit ang iba ay hindi maaaring. Dapat mo ring ipakita ang isang malinaw na pag-unawa sa mga iniaatas ng RFP sa pamamagitan ng pagtukoy ng mga partikular na paghahatid na iyong ibibigay bilang bahagi ng proyekto, kasama ang isang inaasahang timeline para sa bawat isa at isang breakdown ng pagpepresyo para sa lahat ng aspeto ng ipinanukalang proyekto.
I-draft ang mga dagdag na item na isusumite sa iyong panukala. Magsimula sa pamamagitan ng pagsulat ng isang maikling buod ng eksperimento na nagbibigay ng isang maikling pangkalahatang ideya ng lahat ng sinasabi ng panukala. Dapat mo ring isulat ang isang isang-pahina na dokumento na nagpapaliwanag ng focus at kadalubhasaan ng iyong kumpanya. Ibahin ito sa isang personal na talambuhay kung ikaw ay isang indibidwal sa halip na isang kumpanya. Tapusin sa pamamagitan ng pagsulat ng isang maikling sulat na pabalat upang ipaliwanag kung paano mo natanggap ang RFP at interesado sa proyekto, at ipahayag na ang nakapaloob na panukala ay isinumite para sa pagsasaalang-alang. Isama ang kumpletong impormasyon sa pakikipag-ugnay sa parehong sulat ng pabalat at ang panukala.
Isumite ang mga materyales sa kumpanya na nagbigay ng RFP. Marahil ay kinilala ng RFP ang petsa kung saan dapat ibalik ang mga materyales. Tiyaking isumite ang lahat ng mga materyales bago ang petsang ito. Magandang ideya din na mag-follow up sa kumpanya sa isang linggo pagkatapos ng petsang ito upang magtanong kung maaari kang magbigay ng anumang karagdagang impormasyon tungkol sa bagay na ito.
Mga Tip
-
Ang mga kumpanya ay bihirang gumawa ng seleksyon batay sa panukalang nag-iisa; Gayunpaman, sa pangkalahatan ito ay isang mahusay na patakaran na palaging sagutin ang isang RFP, at upang gumawa ng isang pagtatangka ng mabuting pananampalataya upang matustusan ang pinaka-detalyadong impormasyong posible, na ipinapakita sa pinaka-propesyonal na paraan na posible.
