Maingat na mag-craft ng isang tugon sa isang email ng negosyo - kung mula sa isang kliyente, inaasam-asam, boss o kasamahan sa trabaho - ay maaaring gumawa ng lahat ng pagkakaiba sa pagtiyak sa ninanais na reaksyon at tugon.
Unawain ang Writer
Maingat na tumingin sa kung sino ang sumulat ng email dahil ito ay gumaganap ng isang papel sa antas ng pormalidad ginagamit mo upang tumugon. Halimbawa, nagmumungkahi ang ekspertong etika ng email na Lindsay Pollak na tumugon sa isang email na gumagamit ng pormal na wika sa pamamagitan ng paggamit ng katulad na pormal at magalang na wika. Kung gumagamit ang isang nagpadala ng isang impormal na tono, gumamit ng isang mas nakakarelaks na tono, ngunit panatilihin itong propesyonal.
Tukuyin ang Kinalabasan
Alamin kung ano aksyon na nais mong gawin ng mambabasa sa sandaling tumugon ka. Halimbawa, kung nagpapadala ka ng tugon sa isang inaasam-asam, gusto mong bilhin ito. Gayunpaman, kung nagpapadala ka ng tugon sa iyong amo, gusto mong isipin mong propesyonal at may kakayahang. Mga tugon sa mga tao tungkol sa Mga isyu sa serbisyo sa customer dapat magresulta sa isang masayang customer na nararamdaman ang kanyang mga pangangailangan ay natutugunan.
Mga Tip
-
Maghintay hanggang sa ma-calmed ka upang tumugon sa isang kontrobersyal na email.
Ilarawan ang Kinalabasan sa Pangungusap 1
Gamitin ang unang pangungusap ng iyong tugon sa ilarawan kung ano ang gusto mong makamit, nagmumungkahi si Geoffrey James, isang nag-aambag na editor sa Inc. Halimbawa, kung ang isang customer ay nagpapadala ng isang email na may reklamo, gamitin ang iyong unang pangungusap upang sabihin na gusto mong malutas ang isyu upang ang customer ay nararamdaman masaya at nasiyahan sa pagbili.
Gumawa ng Iyong Mga Punto
Ngayon ay oras na upang ipaliwanag kung paano plano mong gawin ang iyong unang pangungusap mangyari. Gamitin maliit na talata upang gawin ang iyong mga puntos. Inirerekomenda ni James ang paggamit ng katibayan upang i-back up ang mga ideya na naglalarawan sa iyong tugon. Depende sa paksa at pagkilos na kinakailangan, ang katibayan ay maaaring kasing simple ng pagturo ng katotohanan o bilang malawak na pagbibigay ng maramihang detalye na tiyak sa paksa. Halimbawa, kung tinatanong ng iyong amo kung bakit gusto mo ang isang gastos na naaprubahan, magbigay ng isang katotohanan o dalawa tungkol sa kung paano ang pag-apruba sa gastos ay makikinabang sa departamento o kumpanya sa pangkalahatan.
Magbigay ng Tawag sa Pagkilos
Gamitin ang iyong huling pangungusap sa isulat kung ano ang nais mong susunod na mambabasa. Ang pangungusap na ito ay dapat pumunta sa iyong kamay sa iyong pambungad na talata. Halimbawa, upang gawing masaya ang iyong customer, ipaliwanag ang hakbang na nais mong gawin upang malutas ang isyu.
Mag-sign Off
Panghuli, gamitin sign-off na mga salita, tulad ng "Pinakamahusay" o "Salamat" upang alam ng tagatanggap na naabot na nila ang dulo ng email, ay nagmumungkahi ng manunulat ng kawani ng Forbes na si Susan Adams. Idagdag ang iyong pangalan, at isama ang iyong lagda sa negosyo sa lahat ng mga email. Ang pirma ay dapat isama ang iyong buong pangalan, pangalan ng kumpanya at impormasyon sa pakikipag-ugnay, kabilang ang numero ng telepono at address ng website.
Mga Tip
-
Proofread and spell-check ang iyong email bago maabot ang button na "magpadala". Kung hindi man, ang mga pagkakamali ay maaaring gumawa ng pagtingin mo na nanggagalit at hindi propesyonal.
