Ayon sa Business Dictionary, ang isang sistema ng pamamahala ng dokumento ay isang "elektronikong sistema na dinisenyo upang ayusin at pamahalaan ang mga dokumento. Ang mga dokumentong ito ay kadalasang nakaayos sa software, na nagbibigay ng gumagamit na may kakayahang ma-access, baguhin, at iimbak ang mga dokumento. "Madalas gamitin ng mga kumpanya ang mga sistemang ito upang i-convert ang mga dokumento sa makasaysayang papel sa mga electronic file para sa madaling reperensiya at bawasan ang espasyo sa imbakan. Karamihan sa mga kumpanya ay gumagawa ng ilang uri ng mga papeles na nauugnay sa kanilang mga operasyon. Ang paghahanap ng pinakamahusay na paraan upang pamahalaan ang mga dokumentong ito ay maaaring mapabuti ang panloob na daloy ng trabaho ng kumpanya.
Suriin ang mga papasok na puntos para sa mga dokumento ng negosyo. Dapat malaman ng mga may-ari at tagapamahala ng negosyo kung papaano ipasok ang mga dokumento sa kanilang kumpanya at magpasya kung paano pinakamahusay na makuha ang mga ito sa elektronikong paraan.
Ipatupad ang software upang makuha ang impormasyon sa elektronikong paraan. Ang mga kompanya ay maaaring humiling sa labas ng mga partido-tulad ng mga vendor, mga supplier o mga katulad na grupo-upang magpadala ng impormasyon sa elektronikong paraan sa pamamagitan ng email o mga website. Pinapayagan nito ang mga kumpanya na direktang i-load ang impormasyon sa isang sistema ng pamamahala ng dokumento.
Mangailangan ng mga empleyado na mag-scan ng mga dokumento ng papel sa isang elektronikong sistema ng pag-file. Matapos makumpleto ng isang empleyado ang kanyang gawain, maaaring mangailangan ng mga tagapamahala na i-scan niya ang lahat ng may kinalaman na impormasyon sa kompyuter ng kumpanya o imbakan ng server. Ang empleyado ay maaaring pagkatapos ay gupitin ang orihinal upang itapon ang sensitibong impormasyon.
Mag-set up ng isang sistema ng paghahanap ng dokumento. Ang kakayahang mabilis na makahanap ng mga nakaimbak na dokumento ay maaaring magbawas sa oras ng empleyado na ginugol na naghahanap ng makasaysayang impormasyon. Ang mga kumpanya ay dapat gumawa ng isang karaniwang electronic filing system para sa mga indibidwal upang mag-imbak at maghanap ng impormasyon sa ibang araw.
Mga Tip
-
Ang mga kompanya ay maaaring magpasiya na mag-outsource sa kanilang sistema ng pamamahala ng dokumento. Maaaring espesyalista ang mga negosyo sa pag-iimbak ng impormasyon upang ang isang kumpanya ay hindi nangangailangan ng maraming mga pisikal na espasyo sa imbakan para sa mga dokumento.
Babala
Habang ang mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ay nagbibigay ng maraming benepisyo para sa isang kumpanya, maaari rin silang magkaroon ng mga kakulangan. Ang mga kompanya ay dapat ma-secure ang electronic na impormasyon mula sa pang-aabuso o pandaraya habang sinusuportahan ang impormasyon upang pangalagaan laban sa kabiguan ng computer o server.
